Sprache ohne Grenzen im virtuellen Raum

Virtuelle Events begleiten uns in der „neuen Normalität”. Sie sind von einer Notlösung zu Beginn der Pandemie zu einem autarken und mittlerweile beliebten Veranstaltungstyp geworden, der von den Besuchern gerne angenommen wird.

Mit dem Brand „EOA.live – Einfach Online Arbeiten” berät die aixvox schon seit 2015 zu virtuellen Messen in allen Größenordnungen. Aus der ersten Online Messe zu neuem Arbeiten und Kommunikation sind mittlerweile ein eigenes Team an Experten und eine Eventplattform gewachsen, die seit 2019 Unternehmen bei der Konzeption, Planung und auch Durchführung von virtuellen und hybriden Events unterstützen.

Dabei wird nicht auf eine Branche fokussiert, sondern Leistungen rund um Eventkonzepte, Technik wie Licht, Ton und Kameraausstattung, Sprecherbriefing und Gestaltung der Plattform werden branchenübergreifend angeboten.

Von dieser jahrelangen Erfahrung und dem Know-how des Teams hat 2020 auch die Heidelberger Sikom Software GmbH profitiert.

Sikom verlagert Hausmesse in den virtuellen Raum

Seit bereits 19 Jahren veranstaltet das Unternehmen Sikom den Event „Sprache ohne Grenzen“ als eine Hausmesse für Kunden und Partner. Aufgrund der Pandemie und damit einhergehender Einschränkungen fand das Event 2020 nicht wie gewohnt vor Ort in Heidelberg statt, sondern komplett im virtuellen Raum. In bis zu drei parallelen Sessions konnten die Besucher diversen Vorträgen von Sikom Experten, Kunden und Partnern elegant via Internet verfolgen und mit den Sprechern interagieren.

Von der ersten Idee, das Event ausschließlich online zu veranstalten, wurde die Sikom sowohl bei der technischen Realisierung bis hin zur Durchführung des Events vom Team der aixvox und EOA.live begleitet.

Die Berater, Techniker sowie weitere externe Partner, wie Videoprofis, helfen Unternehmen bei allen technischen und auch organisatorischen Fragen zu virtuellen Events inkl. Konzeption, Durchführung und begleitenden Maßnahmen wie Location- Scouting oder auch Sprecherbriefing.

Bei „Sprache ohne Grenzen“ konnte das Team um Detlev Artelt dabei vor und während der Messe nicht nur Hürden wie die optimale Kameraführung oder nutzerfreundliche Anmeldung überwinden, sondern auch Fragen nach dem besten Mikro oder dem besten Licht im Raum beantworten. Insgesamt drei Monate dauerte die Planung und technische Konzeption des virtuellen Events.

Konzeption und Umsetzung von einem virtuellen Raum

Die Konzeption war dabei kein Problem. Das Programm des bewährten und beliebten Events in die virtuelle Welt zu über- führen, war schnell neu durchdacht und umgesetzt. Eine Herausforderung war während des Lockdowns allerdings das Location- Scouting und die Bereitstellung der richtigen Technik.

Zur Hochzeit des Lockdowns gab es kaum einen geeigneten Veranstaltungsort, alle Kongresszentren hatten geschlossen, nur we- nige Hotels waren offen und gleichzeitig geeignet. Eine weitere Hürde war: die Technik war ausverkauft und die, die sie bedienen konnten, weitestgehend ausgebucht. Am Tag selbst klappte erst auf die letzte Minute der technische Start der Veranstaltung. Für die Beteiligten war es zeitweise eine echte Nervenprobe. Aber eine mit einem positiven Ende.

„Veranstaltungen wie früher kann ich mir derzeit nicht mehr vorstellen“

In der Spitze nahmen 150 Teilnehmer an der Messe teil – die von Sikom maximal geplante Anzahl. Im Schnitt über die ganze Veranstaltung waren es in den Sessions und Breakouträumen um die 70 Zuschauer. Diese haben sich aktiv vor allem im Chat beteiligt und auch nach dem Event durchweg positives Feedback zur ersten virtuellen Messe gegeben, sei es zu den inhaltlich her- vorragenden Vorträgen oder zur professionellen Durchführung und Stabilität der Technik.

Auch Geschäftsführerin Natascha Hoffmeister zieht nach der Veranstaltung ein positives Fazit: „Persönlich würde ich sagen, es war richtig, es zu tun. Wir sind ein Softwarehaus für Contact Center. Da geht es um Omnichannelmanagement und Kommunikation, wer also, wenn nicht wir, muss so etwas auf die Bei- ne stellen. Wir haben viel Neues gelernt und sind als innovativ wahrgenommen worden. Veranstaltungen nur mit Vorträgen und sitzendem Publikum wie früher kann ich mir derzeit nicht vorstellen, da werden sich neue Formate entwickeln.“

Und auch in den kommenden Jahren plant Sikom, die Hausmesse weiterhin virtuell oder auch hybrid anzubieten. Schon 2021 ist es wieder soweit, am 29. April 2021 lädt das Unternehmen erneut virtuell zu Vorträgen und Live Sessions ein – erneut mit der Unterstützung der Eventplattform.

Mit den Erfahrungen aus dieser und weiteren erfolgreich durch- geführten virtuellen Messen und Events aus ganz unterschiedlichen Branchen wie Verpackungsindustrie, NGO oder auch Ver- bände, blickt das Team optimistisch auf den kommenden Event.

„Die Planung läuft, das Konzept steht und die Technik ist in den Startlöchern. Wir freuen uns auf einen kurzweiligen Event an ei- ner schönen Location – diesmal ohne Nervenprobe“, fasst Detlev Artelt, CEO der aixvox zusammen.

– Mehr Interaktion, mehr interessante Kontakte im virtuellen Raum

In den Pausen können zudem Gruppentische realisiert werden. Wo man sich bei einem „realen” Event an der Kaffeemaschine traf, trifft man sich nun in der virtuellen Cafeteria zum Small Talk.

Alles in allem bietet die Plattform in der neuen und verbesserten Version nun noch mehr Möglichkeiten, miteinander und untereinander in Interaktion zu treten, Kontakte zu knüpfen, Leads zu generieren und neben dem Wissens-Input auch sein Netzwerk zu vergrößern.

Denn neben den bekannten Möglichkeiten der Interaktion bietet die von EOA.live

angebotene und genutzte Plattform seit kurzem noch mehr Möglichkeiten. „Wir haben aus den durchgeführten Events und auch dem Feedback und den Wünschen von Teilnehmern und Veranstaltern gelernt.