In den Jahren 2020 und 2021 haben virtuelle Events und Messen deutlich an Bedeutung gewonnen. Ob Corona sei Dank oder der Pandemie geschuldet, liegt sicherlich im Auge des Betrachters. Viele Unternehmen aus nahezu allen Branchen führten Events, die früher vor Ort stattfanden nun virtuell oder hybrid durch.
Dazu zählte auch die „Konferenz für Variantenfertiger“. Die größte deutschsprachige SAP-Veranstaltung für Variantenkonfiguration mit SAP. Fand diese in den Vorjahren immer „analog“ statt, wurde sie 2020 und 2021 als virtuelle Events durchgeführt. Den Teilnehmern bietet die Konferenz ein tiefgehendes und breites Angebot an Vorträgen und Informationen zu aktuellen Themen, Entwicklungen und Best Practices der Variantenkonfiguration mit SAP.
Gastgeber bzw. Veranstalter des Events waren neben der SAP die networker Solutions GmbH (2021), die Sybit GmbH (2020 und 2021) und die msg treorbis GmbH (2020). Unterstützt wurden die Unternehmen bei der Umsetzung und Realisation des Events durch das „Einfach Online Arbeiten Team” der EOA.live.
Virtuelle Events – Technik, Organisation und Umsetzung aus einer Hand
Durch die Veranstaltungen der vergangenen Jahre stand das Grobkonzept und der Ablaufplan der Veranstaltung bereits fest und musste „nur“ in die virtuelle Welt transportiert werden. Bei Vorträgen und Diskussionsrunden ist dies meist einfach machbar, in Hinsicht auf die Interaktion zwischen den Teilnehmern ist ein wenig mehr Planung notwendig.
Trotzdem ist es gelungen, die Veranstaltung innerhalb von sechs Wochen auf die Beine zu stellen. Die Erfahrung mit virtuellen und hybriden Events, die Projektleiter, Programmierer aber auch Techniker im Laufe der letzten Jahre mit einer Vielzahl von Veranstaltungen sammeln konnten, war hier sicherlich von Vorteil.
Mehr als Livestream und Breakoutsessions
Durchgeführt wurde die Veranstaltung auf der Plattform EOA. live (Einfach Online Arbeiten), die die aixvox GmbH als Kommunikations-Architekten in den letzten Jahren im Rahmen vieler Kundenprojekte – auch bereits vor Corona – entwickelt und als eigenständigen Unternehmensbereich mit einem Team von Projektmanagern, Entwicklern und Technikern entwickelt hat.
Die Plattform bietet dabei neben der Möglichkeit von Live- Sessions, Vorträgen auch Breakouträume, virtuelle Stehtische, Matching und virtuelles Speeddating. Also eine Vielfalt an Interaktionsmöglichkeiten, die einen Event erweitern und den Teilnehmern einen deutlichen Mehrwert bieten.
Um den Organisatoren ein „Rundum-Sorglos-Paket“ zu bieten unterstützte das Team um Detlev Artelt diese auch mit einer Landingpage, dem Anmeldemanagement und dem Briefing der Sprecher für den Event.
Die mehr als 125 Teilnehmer der Veranstaltung, wie auch das Organisationsteam hatten insgesamt positive Rückmeldungen. Sicher gab es, wie bei jeder Veranstaltung hier und da kleine Hindernisse zu überwinden, beispielsweise hatten wenige Teilnehmer Probleme beim Login aufgrund ihrer Firewall-Einstellungen, die aber alle durch den Support der Betreiber schnell behoben werden konnten.
Die Live-Sessions, also Vorträge auf der Hauptbühne, wurden sehr gut angenommen und hatten immer viele Zuschauer. Breakoutsession, Networking Räume und virtuelle Stehtische hingegen nicht ganz so viele Teilnehmer. Einen Grund dafür kann Detlev Artelt, CEO der aixvox, nicht sehen. „Vielleicht müssen wir die Netzwerk-Funktionen noch mehr in den Vordergrund stellen und sie bekannter machen. Auch die Angst vor der Kamera kann sicherlich ein Grund sein.
Hier werden wir in den kommenden Monaten weiter versuchen, Ängste durch Informationen und positive Beispiele abzubauen. Die, welche die Funktionen genutzt haben, sind zufrieden und berichteten von guten Gesprächen.“
„Das EOA.live Team und die Berater der aixvox haben uns von Beginn an dort abgeholt, wo wir abgeholt werden mussten und uns direkt ein gutes Gefühl vermittelt. Die Planung und Umsetzung unserer Veranstaltung verlief reibungslos und auch Anpassungen / Änderungen im Prozess waren kein Problem. Insgesamt ein voller Erfolg für Gastgeber und Teilnehmer.“
Mehr Informationen zum Thema virtuellen und hybriden Events finden Sie HIER.
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