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Auswahl von Webinar-Plattformen

Webinare sind Aus-und Weiterbildungsmaßnahmen, bei denen Lernwillige über das Internet auf Lerninhalte zugreifen oder mit anderen Personen Wissen austauschen. Webinar-Plattformen dienen zur Bereitstellung von Webinaren.

Live-Webinare

Live-Webinare sind Bildungsmaßnahmen, bei denen der Vortragende oder Moderator der Veranstaltung über das Internet mit den Teilnehmern verbunden ist und unmittelbar zu den Teilnehmern spricht bzw. Dokumenteninhalte präsentiert. Die Übertragung von Videos ist optional. Die Hauptvorteile der Live-Webinare sind die räumliche Unabhängigkeit von einem Veranstaltungsort, der Entfall der Reiseaufwendungen und die meist eher kurze Dauer. Als Hauptnachteil empfinde ich als Vortragender den fehlenden persönlichen Kontakt im Rahmen der Veranstaltung, den erschwerten Austausch von Feedback und die fehlende Dynamik eines Live-Seminars.

Webcasts

Webcasts (oder aufgezeichnete Webinare) sind Lerneinheiten, die zum Abruf rund um die Uhr über das Internet verfügbar sind. Die Anwesenheit eines Betreuers oder Trainers ist nicht erfolderlich. Der Wissbegierige lernt wo und wann er will. Speziell für diese Lernform aufbereitete Inhalte stellt eine Lernplattform über das Internet bereit. Viele Arten von Medien und Diensten sollen ein mtivierendes Erlebnis bieten.

Die wichtigsten Vorteile von aufgezeicheten Webinaren sind die orts-und zeitunabhängige Wissenstransfer, die optimal vorbereiteten Unterrichsteinheiten mit sehr kurzer Dauer (maximal 5 Minuten) und die Möglichkeit, zwischen den Trainingseinheiten zu wechseln (kein seuqentielles Training). Als Hauptnachteile empfinde ich den völlig fehlenden Kontakt mit anderen Teilnehmern während einer Trainingssitzung und die fehlende externe Motivation für den Teilnehmer, „am Ball“ zu bleiben.

Typische Funktionen von Webinar-Plattformen

Grundfunktionen

Die Grundfunktionen und -dienste der Webinar-Plattformen sind sehr ähnlich zu denen der Meeting-Plattformen.

Zu einem laden Sie Teilnehmer meistper E-Mail oder Chat ein. Je nach Lösung wird jedem Webinar eine separate Kennung zugeordner oder Sie nutzen die gleiche Kennung für alle Ihre Webinare. (Das erlaubt auch unangemeldeten Besuchern die spontane Teilnahme an einem Live-Webinar, sobald die Kunnung bekannt ist.)

Individualisierung

Manche Plattformen bieten die Erstellung und individuelle Gestaltung von Landing-Pages für jedes einzelne Webinar oder Ihren Account. Sie erlauben auch das Branding von beispielsweise Einladungs-E-Mails, der Benutzeroberfläche der Webinar-Plattform und den Zugriff auf einzelne Webinare. So können Sie mit individueller Farbgestaltung, dem Firmenlogo, eigenen Texten und Ihrer Wunschdomäne Ihre Webseiten anpassen.

Zugriff

Die meisten Teilnehmer greifen über das Internet über das Internet auf die Webplattform zu. Viele Systeme erlauben auch die Teilnahme per Telefon. (Ein Teilnehmer wird von der Plattform aktiv angerufen, oder er wählt sich in eine vordefinierte Rufnummer gebührenfrei oder kostenpflichtig ein.)

Endgeräte

Wie auch bei Meeting-Plattformen unterstützen Webinar-Plattformen die Einbindung vieler Endgeräte und Betriebssysteme.

Währen eines Live-Webinar wollen Trainer häufig die Inhalte eines oder mehrerer Bildschirme (auch von Tablets oder Smartphones) präsentieren. Fragen Sie Ihren Anbieter der Plattform, welche Geräte die Lösung unterstützen und wie die Endgeräte am die Plattform anzubinden sind, beispielsweise über Kabel, Bluetooth oder WLAN. Jede der genannten Varianten hat bestimmte Eigenschaften und wirkt sich unterschiedlich auf das
„Erlebnis“ eines Live-Webinars aus.

Bilder und Videos

Bilder helfen uns im Lernprozess, Wissen besser aufzunehmen. Bewegte Bilder beleben zusätzlich eine Bildungsmaßnahme. Stellen Sie Videos (in unterschiedlichen Formaten wie MP4, YouTube oder ähnlichen) bereit und profitieren Sie von einer besseren Wahrnehmung der Teilnehmer.Achten Sie aber auf sehr gute Qualität und Auflösung der Aufnahmen.

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Unterlagen

Stellen Sie Ihre Teilnehmern auch ergänzende Unterlagen zum Download bereit. Oder stellen Sie Links zu weiteren Informationen im Internet bereit.

Tipp: Achten Sie auf die unterstützen Dateiformate Ihrer Präsentationsunterlagen und bedenken Sie den Aufwand, Ihre Original-Dateien in das Zielformat der Webinar-Plattform zu konvertieren.

Wenn verschiedene Trainer ihre Präsentation mit unterschiedlichen Werkzeugen erstellen, klären Sie mit Ihrem Anbieter, welche Formate die Lösung unterstütz, damit die Unterlagenpräsentation erfolgreich verläuft.

Sind Sie im Produktdesign Tätig oder haben in anderem Zusammenhang mit dreidimensionalen Objekten zu tun? Dann sollten Sie klären, ob die Webinar-Plattform auch die 3D-Darstellung erlaubt und Teilnehmer das Objekt bewegen können.

Gestaltung des Hintergrunds

Zugegeben, einige Videoaufnahmen von Trainern währen eines Webinars machen es schwer, sich auf den Trainer zu konzentrieren. Der Teilnehmer kann durch interessantere Objekte abgelenkt werden, die nicht für Webinare geeignet sind. Wenn Sie diese ungeteilte Aufmerksamkeit des Teilnehmers haben möchten, sind konfigurierbare virtuelle Hintergründe die beste Wahl. Sie bestimmen, was der Teilnehmer neben oder hinter dem Trainer sieht, z.B. ein Firmenlogo, ein Foto eines Produkts, eine schöne Landschaft oder nur neutrale Fläche.

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Software-Ausstattung für Trainer und Teilnehmer

Je nach Webinar-Plattform ist der Trainer oder aber auch der Teilnehmer dazu gezwungen, eine spezielle Software zu installieren. Bedenken Sie, dass nicht jeder Interessent über die Rechte zur Installation eines Plug-Ins oder einer App verfügt und somit die Plattform nicht als Trainer oder Teilnehmer nutzen kann.

Hier bieten sich Lösungen an, die auf Client-Seite lediglich einen Webbrowser erfordern. Die zugrundeliegende Technologie heißt WebRTC (Web-based Real-Time Communication). Sie ist heutzutage automatisch in den meisten Browsern vorhanden. Diese Technik erfordert daher keine Installation von Plug-Ins oder anderen Softwarepaketen und wird bereits häufig bei Unified-Communication-Diensten oder Konferenzlösungen unterstützt.

Chad and Speech-to-Text

Der Austausch von Chat-Nachrichten (Instant Messaging) zwischen Teilnehmern und Trainern oder innerhalb definierter Gruppen (öffentlich oder privat) löst die Isolation der Teilnehmer etwas auf und bietet den Gruppenmitgliedern die Gelegenheit zu interagieren.

Falls Sie z.B. Videos auf YouTube ansehen, ist Ihnen schon aufgefallen, dass Sie die laufende Texteinblendung ein-und ausschalten können. Ähnlich verhält es sich bei Webinaren. Auch hier gibt es Lösungen, die die Darstellung von Texten zu den gesprochenen Worten (Speech-to-Text) parallel zur Präsentation des Seminarinhalts unterstützen. Und dies auch noch mehreren Sprachen!

Erweiterte Leistungsmerkmale

Gesternsteuerung steckt derzeit noch in den Kinderschuhen. Sprachsteuerung, bekannt durch Amazon Alexa, Apple Siri oder Google Assistant, ist dank Artificial Intelligence (AI) bereits weit verbreitet. Webinar-Plattformen unterstützen mittlerweile auch Sprachsteuerung. Suchen Sie nach einer Anwendung für dieses innovative Leistungsmerkmal.

Einige Lösungen erlauben die Gruppierung von Teilnehmern, um z.B. in Teams Aufgaben zu Lösen und in „privaten“ Gruppen während eines Webinars zusammenzuarbeiten.

Meist spricht beim Webinar ein Trainer und alle Teilnehmer hören zu. Veranstalten Sie Webinare mit mehreren Trainern gleichzeitig? Es gibt Lösungen, die mehrere Trainer gleichzeitig unterstützen und eine Rollenverteilung erlauben.

Meist spricht beim Webinar ein Trainer und alle Teilnehmer hören zu. Veranstalten Sie Webinare mit mehreren Trainern gleichzeitig? Es gibt Lösungen, die mehrere Trainer gleichzeitig unterstützen und eine Rollenverteilung erlauben.

Tipp: Es gibt aber auch Situationen, in denen eine Simultane Übertragung von Audio und Video zwischen mehreren Teilnehmern- oder Terminern und Teilnehmern- gewünscht ist. Achten Sie bei der Auswahl Ihrer Lösung auf diese Funktion.

Nach erfolgreicher Absolvierung eines Webinars wünschen Teilnehmer oft die Ausstellung von Zertifikaten. Haben Sie viele Teilnehmer, ist es praktisch, diese automatisiert durch die WebinarPlattform erstellen zu lassen.

Fragen, Feedback, Bewertung

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Sie wollen den Erfolg Ihres Webinars messen oder einfach Teilnehmer aktivieren? Nutzen Sie Live-Befragungen über z.B. die Themen des Webinars. Ebenso können Sie Ihren Teilnehmern vorher aufgezeichnete Fragen stellen. Achten Sie auf die Limitierung auf eine bestimmte Anzahl von Fragen pro Polling oder Anzahl an Pollings pro Webinar.

Bewertungen von Webinaren sind ein gutes Mittel, um Feedback von Teilnehmern zu sammeln oder die Qualität der Webinare zu verbessern. Bewertungen sind auch ein Verkaufsargument für Ihre kostenpflichtige Webinare.

Recording

Live-Webinare lassen sich bei den meisten Plattformen aufzeichnen- auf dem lokalen Gerät des Trainers oder in der Cloud. Je nach Lösung zeichnen sie Chats, Speech-to-Text-Ausgaben, Dateien, Bildschirminhalte usw. zur Nachbearbeitung bzw. zur späteren Veröffentlichung auf. Abhängig vom Anbieter steht Ihnen die Recording-Funktion bereits bei kostenlosen Accounts zur Verfügung.

Zeichen Sie Live-Webinare auf, so erlauben bestimmte Plattformen auch die Kombination aus aufgezeichneten und Live-Webinaren. Somit kann ein Trainer Fragen der Teilnehmer während eines laufenden Webinars per Chat beantworten, während die Präsentation noch am Laufen ist.

Kostenpflichtige Webinare

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Viele Lösungen erlauben neben der Durchführung kostenloser Webinare auch die Veranstaltung kostenpflichtiger Webinare (Live oder Aufzeichnungen). Ihr Vorteil: Ihr Wissen bringt auch Einnahmen durch die Teilnehmer.

Webinar-Vermarktung

Für kostenpflichtige Webinare kann es ein Vorteil sein, die Webinare über eine integrierte Marktingplattform anzubieten. Dadurch wird Ihr Angebot schneller bekannt, Sie nutzen den Kundenstamm des Plattformanbieters und haben geringere Ausgaben für die Vermarktung Ihrer Webinare. Einige Anbieter kooperieren mit Vertriebspartnern oder bieten Schnittstellen zur Integration von Marketing-Plattformen an.

Die Abrechnung con kostenpflichtigen Webinaren kann Sie als Anbieter herausfordern. Einige Plattformen, die kostenpflichtige Webinare erlauben. bieten Zusatzdienste zur Zahlungsverwaltung, beispielsweise mit automatischer Rechnungslegung, Meldung eines Zahlungsverzugs, Kontoverwaltung oder Geldüberweisung

Sicherheit, Datenschutz

Zur Sicherheit und zum Schutz Ihrer Daten sollte der Medienstrom zwischen der Plattform und den Teilnehmern verschlüsselt übertragen werden. Der Zugang zur Plattform ist entsprechend abzusichern. Je nach Nutzertyp unterscheiden manche Lösungen unterschiedliche Rollen und Rechte der Anwender. Auch zentrale Administratoren für große Unternehmen sind definierbar.

Ein Interessent eines Webinars muss sich üblicherweise registrieren, um teilnehmen zu können. Die Plattformen erfassen wichtige Teilnehmerdaten wie E-Mail-Adressen, Namen, Adressen, besuchte Webinare, Fortschritt der Ausbildung und vielen anderen. Das ist für Sie als Veranstalter wichtig, um z.B. den Vertrieb Ihrer Produkte oder Dienstleistungen zu fördern, indem Sie die Teilnehmer weiter begleiten und unterstützen. Achten Sie darauf, dass die von Ihnen genutzte Plattform, geeignete Maßnahmen zur Einhaltung der Gesetze und zum Schutz der persönlichen Daten unterstützt.

Immer mehr Webinar-Plattformen bzw. -Anbieter verzichten auf eine Teilnehmerregistrierung, um keine persönlichen Daten zu erfassen.

Verwaltung

Das komplette Trainer-und Teilnehmermanagemnet ist ein wichtiger Bereich von Webinar-Lösungen. Fragen Sie den Anbieter, welche Rechte oder Rollen für Trainer oder Teilnehmer definiert werden können. Wichtig ist auch die Reporting-Funktion, die den Fortschritt eines Teilnehmers bei Vorträgen, Zugang zu Lehrmaterialien oder Besuchen von Live-Webinaren aufzeichnet.

Schnittstellen

Einige Plattformen bieten Schnittstellen zu CRM-Zools. Sobald ein Benutzer registriert ist, sind die Daten dort für dir weitere Auswertung und Verwendung im Betrieb verfügbar.

Auch der Zugriff auf Cloud-Dienste wird immer wichtiger. Speichern Sie Daten über die Webinar-Plattform in einer Cloud, integrieren Sie Apps zur Steuerung eines Webinars über einen Cloud-Dienst oder nutzen Sie Cloud-Dienste zur Automatisierung von Unternehmensprozesse (Event-Bewerbung, Beantwortung von Anfragen, Teilnehmer-Registrierung, Rechnungslegung, Nachbearbeitung)

Sie wollen Ihre Webinare hauptsächlich innerhalb Ihres Unternehmens durchführen? Dann sollten Sie Schnittstellen zu internen Collaboration-und Konferenzsystemen berücksichtigen. Die Integration erlaubt die durchgängige Bereitstellung von Webinaren für alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens inklusive der Verwaltung der Nutzer ohne einen Wechsel der Systeme. Die gewohnte Benutzeroberfläche bleibt erhalten und Ihre Collaboration-bzw. Konferenzlösung wird weiter aufgewertet.

Entwickler-Unterstützung

Sie wollen das System individuell anpassen oder erweitern? Die Hersteller der Plattformen bieten teilweise Unterstützung von Entwicklern zur Anpassung oder Neuentwicklung von Schnittstellen oder Apps.

Berichterstellung

Umfangreiche Reporting-Funktionen unterstützen Sie bei der Analyse und Verbesserung Ihres Webinar-Angebots. So erhalten Sie beispielsweise Einblicke darin, wie lange sich ein Teilnehmer das Webinar angesehen hat, wie viele Seiten oder Videominuten konsumiert werden, welche Themen besonders interessant waren oder besonders häufig aufgerufen wurden, welche Tests durchgeführt und bestanden wurden, wo eventuell Probleme aufgetaucht sind etc.

Sie erhalten auch Echtzeiteinblicke in die Webinar-Nutzung, um bei Bedarf Anwender live zu unterstützen, Engpässe zu erkennen oder Kapazitäten besser zu verteilen.

Preise

Die Preise von Cloud-Lösungen sind meist abhängig von Funktionsumfang, der maximalen Anzahl gleichzeitiger Moderatoren und der maximalen Anzahl gleichzeitiger Teilnehmer.


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Ronald Schlager hilft Ihnen, Kommunikationstechnologien zu verstehen und Kommunikationslösungen und -dienste auszuwählen. Er bietet Ihnen völlig neutrale und unabhängige Trainings- und Consulting-Dienste. Ronald Schlager ist Trainer, Consultant, Buchautor, Blogger.

E-Mail: rs@ronaldschlager.com

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