Bei allem Negativen, dass die Krise mit sich bringt, eines hat sie bewirkt: Die Digitalisierung ist in den Fokus von Menschen und Unternehmen gerückt. Die virtuelle Zusammenarbeit ist zu einem MUSS geworden, wo sie vorher nur eine Möglichkeit war. Nach der Absage von zahlreichen Messen und Veranstaltungen gleich zu Beginn des Jahres erleben nun auch virtuelle Events einen Aufschwung.  

Doch bei allem Enthusiasmus ist es wichtig, zwischen den verschiedenen Formaten zu unterscheiden, bevor man mit der Planung und Umsetzung anfängt. Der folgende Artikel soll einen Überblick über die verschiedenen Formate, ihre Vor- und Nachteile und ihre Besonderheiten geben.

Virtuelle Events: Zwischen Vortrag, Webinar und Messe

Zuerst einmal muss gesagt werden, dass virtuelle Events nicht neu sind. Das Bestreben, Veranstaltungen nicht nur lokal, sondern auch im digitalen Raum anzubieten, gibt es schon seit Jahren. Webinare, Online-Vorträge oder auch virtuelle Messen wurden schon in Vor-Corona-Zeiten erfolgreich umgesetzt. Bereits 2015 startete beispielsweise mit EOA – Einfach Online Arbeiten erfolgreich ein Messeformat, dass nur online verfügbar war.  

Aus aktuellem Anlass sind derzeit allerdings digitale Formate vermehrt zu finden, denn viele Unternehmen mussten kurzfristig einen Großteil ihrer Arbeiter ins Homeoffice schicken und so auf virtuelle Formate der Zusammenarbeit ausweichen.  

Auch wenn Events und virtuelle Zusammenarbeit bzw. virtuelle Meetings hier in einem Absatz genannt worden sind, muss doch klar sein, dass zwischen virtueller Zusammenarbeit und virtuellen Events ein großer Unterschied besteht. Was genau zu digitales Teamwork gehört und wie die virtuelle Zusammenarbeit effizient umgesetzt werden kann, zeigten bereits die PRAXISTIPPS 2019. Nicht jeder Videocall ist ein Event. Bei Telefonkonferenzen, Videochat oder auch Videokonferenzen besteht ein deutlicher Unterschied zu geplanten Events.  

Virtuelle Meetings unterscheiden sich schon in der Zielgruppe. „Many to Many” beschreibt das kurz und bündig. Ob 1:1 oder auch in Gruppen-Anrufen, bis zu 250 Teilnehmer können miteinander in Kontakt treten. Die Organisation ist dabei sehr einfach. Anrufe – auch Videoanrufe – können ohne großen Vorlauf und ohne weitgehende Planung zwischen einem oder mehreren Teilnehmern durchgeführt werden. Jeder authentifizierte Teilnehmer hat dabei die Möglichkeit, Inhalte, Audio, Video und Chat zu teilen.  

Virtuelle Events sind “Few to Many”. Wenige ausgewählte Moderatoren und Sprecher können bis zu 20.000 Teilnehmer erreichen – je nach ausgewählter Plattform. Es gibt einen Event Host und festgelegte Moderatoren. Zudem ist auch ein moderierte Q&A-Bereich verfügbar, in dem die Teilnehmer anonym oder mit Namen Fragen stellen können und Antworten erhalten.  

Auch in der Intention unterschieden sich Event und Meeting. Zielt eine Konferenz, ein Webinar oder auch eine virtuelle Messe meist darauf ab, Leads zu sammeln, Loyalität aufzubauen, Produkte zu bewerben und die Botschaft des Unternehmens zu vermitteln, dient ein Meeting bzw. ein Anruf meist dazu, ein bestimmtes Anliegen oder auch Problem zu lösen. Die Interaktion findet meist nur um dieses begrenzte Thema hin statt. Ziel, Zielgruppe und auch Interaktion ist bei einem Meeting also deutlich begrenzter als bei einem virtuellen Event.  

Zu den virtuellen Events – also nicht Meetings – gehören:  

• Online-Vorträge 
• Digitale Beratung / Coaching 
• Webinare – Präsentation mit Fragen 
• Virtuelle Konferenzen 
• Virtuelle Messen 

Online Vorträge: 

Online-Vorträge werden in der virtuellen Welt wie auch in der analogen Welt klassisch durchgeführt. Der Vortragende referiert für das Publikum, nur dass er sich dazu nicht auf einer Bühne oder auch in einem Hörsaal befindet, sondern eine Videoplattform oder auch ein aufgezeichnetes Video nutzt.  

Eine Interkation ist hier meist nicht angedacht oder findet im Nachgang per Chat oder Mail statt. Thematisch sind solche Vorträge meist auf ein Thema beschränkt. Sie dienen der Informationsvermittlung und werden unter anderem in der Lehre, beispielsweise bei Online-Vorlesungen eingesetzt.  

Digitale Beratung / Coaching 

In der analogen Welt wie findet persönliches Coaching 1:1 oder auch in Kleingruppe statt mit einem Team ausgewählter Personen und qualifizierter Berater. Natürlich spielt hier auch die Informationsvermittlung eine Rolle. Der Fokus liegt aber auf der maximalen Interaktion zwischen Berater und Kunde. Präsentationen, Chat, Whiteboard und auch das Teilen von Dateien sind daher unerlässlich. Aufgrund der zeitlichen Beschränkung gibt eine im Vorfeld abgesprochene Agenda die Themen vor. 

Webinare

Webinare kann man auch als Online-Seminare bezeichnen. Eine begrenzte Anzahl an Teilnehmern, die sich im Vorfeld angemeldet haben, erhalten Informationen zu einem vordefinierten Thema. Dieses Thema wird in der Regel in einem Zeitslot von 30-80 Minuten vorgestellt, dies kann als Vortrag, Präsentation, aber auch durch ein Video geschehen. Um das Maß an Interaktion können die Referenten neben Fragen auch Polls einbauen. Ein Webinar erlaubt es Teilnehmern aus der ganzen Welt, virtuell mitzumachen und zuzuhören, während ein oder mehrere Referenten den Inhalt präsentieren. Unternehmen können den Teilnehmern die Teilnahme an Webinaren über Online-Zahlungsdienste in Rechnung stellen oder sie können kostenlos angeboten werden.

Zur Durchführung kommen verschiedene Plattformen und Videokonferenz-Tools in Frage, die es ermöglichen, Fragen und Antworten zu stellen, Umfragen zu starten, Live-Präsentationen oder ein vorab aufgezeichnetes Video zu präsentieren, beispielsweise GoToWebinar, edudip, Fast Viewer oder auch WebEx.

Virtuelle Konferenzen

Ähnlich wie persönliche Konferenzen werden virtuelle Konferenzen um eine lebendige, komplexe Tagesordnung herum aufgebaut, die Keynote, Webinare, Sitzungen, Präsentationen und mehr umfasst. Virtuelle Konferenzen umfassen Inhalte für mehrere Sitzungen und können Instrumente zur Einbindung der Gemeinschaft beinhalten. Auch wenn sie in Bezug auf die Erfassung von Leads und das Networking nicht so effektiv wie eine persönliche Veranstaltung sind, ermöglichen es virtuelle Konferenzen den Teilnehmern, Keynote in Echtzeit anzusehen, ihre eigene Agenda aus relevanten On-Demand-Inhalten zusammenzustellen und mit anderen Teilnehmern zu interagieren. Virtuelle Konferenzen werden meist von Vereinigungen, beispielsweise der IHK oder auch Verbänden und Unternehmen organisiert.

Angesprochen werden sollen neben Kunden bzw. Mitgliedern auch Interessen mit der Intention, Leads zu erfassen. Ziel ist neben der Informationsvermittlung, die Stärkung des Netzwerkes, der Aufbau der Kundenbindung und die Leadgenerierung sowie auch die Erarbeitung eines festgelegten Themas.  

Im Gegensatz zu Vorträgen und Webinaren, die sich meist auf ein Themengebiet beschränken, verfügen virtuelle Konferenzen also über eine komplexe Tagesordnung bestehend aus Keynote, Impulsvorträgen, Sitzungen, Videochats etc. Diese sind aufeinander abgestimmt. Durch die Mischung unterschiedlicher Formate und die Bereitstellung von virtuellen Räumen kann die Interaktion zwischen den Teilnehmern deutlich erhöht werden.

Ein Beispiel: Herr Müller, Vorsitzender des Unternehmerverbandes Kleinmittelstadt hält einen kurzweiligen Impulsvortrag zum Thema KI in KmUs. Im Nachgang werden den Teilnehmern verschiedene virtuelle Konferenzräume zur Verfügung gestellt, in denen Sie weiter diskutieren können. Hier können Sie sich mit maximal 20 Personen zusammenfinden und für eine begrenzte Zeit die Rolle von KI und die Möglichkeiten für KmU diskutieren. Die Konferenzräume können durch einen Moderator betreut werden. Neben der Plattform erhalten Sie auch Zugang zu virtuellen Whiteboards, dem Chat und Video. Die Ergebnisse aus den Kleingruppen können im Nachgang gemeinsam mit dem Referenten erneut in großer Runde diskutiert werden.  

Virtuelle Messen

An virtuelle Messen werden derzeit immer höhere Erwartungen geknüpft. Sie scheinen in Krisenzeiten die Rettung für Messeveranstalter aber auch Unternehmen zu sein. Aktuell bieten sie sicherlich eine gute Alternative, bei der man aber auch einige Abstriche machen muss. 

Beispiel: Digital FUTUREcongress

Ein aktuelles Beispiel einer Präsenzeranstaltung, die nun virtuell stattfindet ist der Digital FUTUREcongress. Bei der Online-Kongressmesse zum Thema Digitalisierung im Mittelstand können sich Entscheider und (IT-)Verantwortliche von KMU erstmals auf einer komplett internetbasierten Netzwerk-Plattform über Trends und Lösungen zur digitalen Geschäftsprozessoptimierung informieren, austauschen sowie beraten lassen.  Das Web-Angebot – responsive über alle Devices – beinhaltet 5 Bühnen, 5 (Themen-)Hallen mit Ausstellern und ein vielfältiges interaktives Programm aus Vorträgen, Workshops etc.

Die Vorteile einer virtuellen Messe. 

Im Gegensatz zu Präsenzveranstaltungen sind virtuelle Messen nicht so kostenintensiv, denn es fallen geringere Stand-, Personal- oder Reisekosten. Auch die Zeiten für Auf- und Abbau von konventionellen Messen fallen weg.  

Virtuelle Messen haben keine Schließzeiten, denn auch wenn keine Vorträge oder Seminare laufen, kann die Plattform im Idealfall rund um die Uhr erreicht werden. Das Wissen und sonstiger Content stehen im also 24/7 zur Verfügung – und zwar weltweit.  Dies erhöht die potenzielle Reichweite einer virtuellen Messe deutlich. 

Die Möglichkeiten zur Interaktion haben sich bei virtuellen Events deutlich verbessert: Chat-Funktionen, Live-Streams mit Online-Frage-Sessions oder Videokonferenzen erlauben es den Besuchern, fast ununterbrochen Feedback zu geben und im Kontakt mit Experten zu stehen. Hinzu kommen die Möglichkeiten von Augmented und Virtual Reality. 

Für viele Besucher entscheidend: Die Teilnahme ist von überall aus möglich, solange eine Internetverbindung besteht. Das oft stressige Messeumfeld kann vermieden werden. Stattdessen sucht man bequem zurückgelehnt vom Laptop, Tablet oder Smartphone aus nach den gewünschten Informationen und Gesprächspartnern. So können leicht auch mehrere Tausend „Besucher“ erreicht werden. 

Viele der genannten Vorteile relativieren sich jedoch, betrachtet man Live-Messen und Veranstaltungen: 

Das multisensorische Erleben und der persönliche Kontakt sind durch digitale Technologien kaum zu ersetzen. Zumindest nicht ganz. Auch wenn Virtual Reality in der Lage ist, das haptische Erleben des Menschen teilweise exzellent nachzubilden. 

Emotionale Ansprache ist in der virtuellen Welt schwer umsetzbar. Auch wenn dank modernster Technik 1:1 Online-Meetings auf der Virtuellen Messe leicht umsetzbar sind. Dank WebRTC sind diese zudem verschlüsselt und sicher. Doch Unterhaltung, das Geschehen vor Ort, spontane Überraschungen, Lachen, können virtuell eben nur annähernd so gut wie von Angesicht zu Angesicht dargestellt werden. Ganz besonders wichtig ist dies vor allem bei Themen, bei denen im Gespräch mehrere Kommunikationsebenen angesprochen werden müssen – Emojis sind beispielsweise im Chat da nur eine kleine Hilfe. 

„Nachhaltigkeit“ wird bei virtuellen Events immer wieder betont und hat einen hohen Stellenwert.  Es hat in diesem Zusammenhang mit virtuellen Events aber auch zwei Bedeutungen: die umweltschonende Umsetzung von Messen, die Einsparung von CO2 durch wegfallende Reisetätigkeit ebenso aber auch das bleibende, langfristig Resultat von Messen. Ersteres ist sicherlich mit virtuellen Messen bestens erzielbar. Letzteres eine Frage des persönlichen Eindrucks. 

Damit sollen virtuelle Messen keinesfalls schlecht geredet werden. In der aktuellen Situation sind sie für viele eine optimale Alternative und die Rettung. Langfristig muss aber auch klar sein, dass kein virtuelles Format die persönliche Interkation komplett ersetzen soll und kann. Als Ergänzung zu Onsite-Events, zu Präsenzveranstaltungen sind virtuelle Events allerdings ideal und sie ermöglichen eine breite Verteilung von Informationen mit wenig Aufwand.  

Das hat das Team der aixvox bereits 2015 erkannt und mit „Einfach Online Arbeiten“ ein komplett virtuelles Event auf die Beine gestellt. Die virtuelle Messe wurde insgesamt dreimal von 2015 bis 2017 erfolgreich realisiert. Unser Know-How und die Erfahrungen aus weiteren virtuellen Events geben wir in Beratungen und Workshops auch an unsere Kunden weiter.

Sie planen eine virtuelle Konferenz oder Messe und suchen einen Partner für die Planung und Durchführung? Sprechen Sie uns an.