Willkommen Zuhause – Effektives Onboarding im Homeoffice

Ob von jetzt auf gleich ins Homeoffice versetzt dank Lockdown oder langfristig geplant: Wer remote arbeiten möchte, erkennt schnell, dass mehr dazu gehört als den Laptop im heimischen Arbeitszimmer anzuschließen und das Headset einzuschalten.  

Schnell steht man vor Problemen fehlender Hard- und Software, Berechtigungsfragen, Sicherheitsproblemen oder einfach mangelnder Kommunikation.  

Ohne Onboarding – ohne Hilfe 

Solche Hindernisse beim Start oder auch während des Arbeitens im Homeoffice lassen sich durch passende Onboardingstrategien vermeiden. Diese sind aktueller den je, seit die Homeoffice-Pflicht light eingeführt wurde im Rahmen des Lockdowns.  

Onboarding ist nicht neu. Schon in Zeiten, in denen alle an den Betriebsstätten gearbeitet haben, sorgte in vielen Betrieben eine ganzheitliche Personalstrategie dafür, dass neue Mitarbeiter optimal bei der Vorbereitung und Einarbeitung begleitet wurden.

Die Einarbeitunsgzeit dauert in der Regel zwischen einer Woche und einem Monat. Dabei beginnt sie nicht erst mit dem ersten Arbeitstag, sondern schon davor mit dem Preboarding, bei dem die zukünftigen Kollegen Informationen über Unternehmen, ihren Arbeitsplatz, die strategische Ausrichtung und Arbeitsabläufe erfahren. Das Preboarding spielt eine entscheidende Roll im Kampf gegen hohe Absprungzahlen.

Ein klassisches Onboarding ist dann erfolgreich, wenn der neue Mitarbeiter / die neue Mitarbeiterin das Gefühl hat, willkommen zu sein, eingebunden zu werden und darauf vertraut, dass die Arbeitgeberwahl die richtige war. Dies verbessert nach einer Studie von Gallup und Tata Consulting (State of the American Workplace (gallup.com)) die Chancen, dass der neue Mitarbeiter nicht bereits nach ein paar Tagen oder Wochen innerlich auscheckt und sich nach einer neuen Arbeitsstelle umsieht. Ist die Onboarding-Erfahrung negativ, erhöht das indes die Wahrscheinlichkeit, dass der neue Mitarbeiter das Unternehmen schnell wieder verlässt. 

Vorteile des klassischen Onboardings 

Vorteile eines klassischen Onboarding-Prozesse, die auch auf ein Onboarding im Homeoffice übertragbar sind, sind vielfältig: 

• Talente einstellen und auch halten 
• Mitarbeiterzufriedenheit und damit Motivation steigern 
• Eigenes Image optimieren durch Weitergabe einer positiven Unternehmenskultur 
• Mitarbeiterbindung 
• Weniger Fluktuation 
• Erhöhte Produktivität

 Onboarding im Homeoffice – eine Herausforderung 

Remote Arbeiten ist für viele Arbeitnehmer derzeit eine Herausforderung, die es zu meistern gilt. Eine neue Arbeitsstelle anzutreten in der aktuellen Situation ist hingegen noch eine größere Hürde. 

Das Hauptproblem beim digitalen Onboarding besteht wohl darin, dass zum einen der Faktor Mensch fehlt, zum anderen auch Faktoren wie Branding, Unternehmenskultur und das komplette soziale Umfeld einer neuen Arbeitsstelle nicht in den virtuellen Raum transportiert werden können.  

Hier gilt es eine angepasste Strategie hinsichtlich Infrastruktur, Informationen, Wilkommen heißen, Mentoring zu finden.

Technik und Inftrastruktur 

Arbeitet der neue Mitarbeiter gleich vom ersten Tag an im Homeoffice, ist es wichtig, sicherzustellen, dass er direkt remote arbeitsfähig ist – mit dem Bereitstellen von entsprechender Hardware und Zugängen zur im Betrieb genutzten Infrastruktur (E-Mail, Intranet, Software, Kommunikations-Tool, etc.). 

Willkommen heißen des/der Neuen 

Ein wichtiger Aspekt beim Onboarding ist auch die soziale Komponente. In den ersten Tagen würden Sie mit dem neuen Kollegen verschiedene Abteilungen besuchen, Abteilungsleiter kennen lernen und Gespräche mit den Führungskräften führen.  

Verzichten Sie nicht darauf, sondern nutzen Sie die Möglichkeiten von Video und Kollaborationstools. Involvieren Sie die Managementebene. Entweder, Sie vereinbaren einen Termin für ein Videotelefonat oder Sie zeichnen Begrüßungsvideos auf. In gleicher Weise können Sie den neuen Kollegen auch mit den verschiedenen Abteilungen bekannt machen. 

Die passende Gelegenheit das neue Team kennen zu lernen, ist beispielsweise die Einladung zum ersten Online-Teammeeting, das gleichzeitig auch für eine Kennenlern-Runde genutzt wird.  

Das Kennenlernen können Sie auch durch bestimmte Begrüßungsrituale unterstützen. Statt von Schreibtisch zu Schreibtisch zu gehen, organisieren Sie ein Remote-Onboarding-Meet-and-Greet mit dem Neuankömmling über einen Videolink. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter erklären, wer sie sind, was sie im Unternehmen tun und was sie in ihrer Freizeit tun. Das hilft, dass sich neue Mitarbeiter im Homeoffice nicht isoliert fühlen.

Informationen bereitstellen 

In der Regel besteht das „Onboarding“ zum Teil aus einem Selbststudium, zum Teil aus einer Schulung vor Ort. Da Schulungen vor Ort in Zeiten von Homeoffice nur begrenzt oder gar nicht möglich sind, ist es wichtig, diese digital zu ermöglichen. Erstellen Sie Online-Dokumente für den Onboarding-Prozess (oder bringen Sie diese auf den neuesten Stand), die alle notwendigen Informationen für den Einstieg im Unternehmen enthält. Vergewissern Sie sich, dass es die wichtigsten Informationen über den Arbeitsplatz der neuen Mitarbeiter enthält, wie Informationen zu den Werten und der Arbeitsweise des Unternehmens, sowie eine Liste aller relevanten Ansprechpartner.

Onboarding – Mentoring und Begleitung 

Gerade bei der Arbeit über Distanzen hinweg, ist es wichtig, den neuen Mitarbeiter nicht „vereinsamen“ oder „alleine dastehen“ zu lassen. Tragen Sie dafür Sorge, dass Ansprechpartner immer erreichbar sind und für Fragen zur Verfügung stehen. Konnte man früher einfach den Schreibtischnachbarn fragen, ist die Hemmschwelle am Remote-Arbeitsplatz deutlich höher. Hilfe können hier niederschwellige Chat-Lösungen schaffen.

Offline haben größere Unternehmen neuen Mitarbeitern oft Mentoren an die Seite gestellt, die in den ersten Tagen oder Wochen bei Fragen oder Problemen unterstützen. Dies können Sie auch in den virtuellen Raum transportieren. Nutzen Sie ein Videomeeting, damit sich Mentor und Mentee kennen lernen können und vereinbaren Sie vielleicht tägliche kurze Update-Calls, damit man bei Bedarf Fragen klären kann.

Auch regelmäßige Vieraugengespräche können dem Neuankömmling helfen, Fragen gebündelt zu stellen und Probleme ohne Scheu anzusprechen.  

Auch wenn Homeoffice nicht immer einfach ist und man sich nach den gewohnten Strukturen und den Menschen im Unternehmen sehnt, sollte das Unternehmen nicht davon abhalten, das Onboarding neuer Kollegen so motivierend und integrierend wie möglich zu gestalten.