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Während wir uns auf das Jahr 2021 konzentrieren, werden wir von einer neuen Epidemie beherrscht – im Folgenden daher einige Spekulationen über die „Rückkehr zum Büro“ und darüber, wo wir und wie wir in Zukunft arbeiten. Was sind also die wichtigsten Trends, und wie sollten wir sie interpretieren?

Hier sind 7 Schlüsseltrends, auf die wir achten müssen, und einige Vorschläge, wie wir darauf reagieren können.

Trend 1: Die Zahl der Menschen, die von zu Hause aus arbeitet, wird sich mehr als verdoppeln, und diejenigen, die von zu Hause aus arbeiten, werden dies häufiger tun

Es gibt eine große Anzahl von qualitativ hochwertigen Untersuchungen darüber, wo die Menschen während der Pandemie gearbeitet haben und speziell über die Erfahrungen mit der Arbeit von zu Hause aus. In der gesamten EU haben 27,33 % der Arbeitskräfte nur von zu Hause aus gearbeitet und weitere 14 % zumindest zeitweise. In den Ländern, die von der Pandemie am stärksten betroffen waren, war dieser Anteil wesentlich höher. In Belgien zum Beispiel haben 65 % der Arbeitskräfte von zu Hause aus gearbeitet.

78 % der europäischen Arbeitnehmer geben an, dass sie zumindest gelegentlich von zu Hause aus arbeiten würden, wenn es keine COVID-19-Einschränkungen gäbe. Dies steigt auf 90 % bei denjenigen, die 5 Tage pro Woche von zu Hause aus arbeiten.

Wir gehen von einer Basis von 45 % der Mitarbeiter aus, die „mehrmals pro Woche“ von zu Hause aus arbeiten möchten, darunter 13 %, die dies gerne jeden Tag tun würden.

Zahlreiche groß angelegte internationale Umfragen zu Arbeitsgewohnheiten während der Pandemie bestätigen diesen Bedarf an mehr Remote-Arbeit. Eine weltweite Umfrage von Global Workplace Analytics (GWA) ergab, dass sich die Einstellung der Menschen nach der Umstellung auf Remote-Arbeit stark verändert hat: Etwa 40 % wollen 2-3 Tage pro Woche von zu Hause aus arbeiten. 16 % wollen ausschließlich von zu Hause aus arbeiten, was den Ergebnissen nationaler Umfragen aus offiziellen Quellen entspricht.

Diese Umfragen zeigen auch, dass die Menschen die Homeoffice- Arbeit im Allgemeinen als genauso produktiv, wenn nicht sogar als produktiver empfinden, als die Arbeit im Büro. Der Leesman-Index, der die Erfahrungen am Arbeitsplatz bewertet, hat während der Pandemie eine parallele Umfrage über die Erfahrungen mit der Heimarbeit durchgeführt und dabei Antworten von über160.000 Personen aus seinem Kundenstamm erhalten.

In Bezug auf die Produktivität übertrifft das Zuhause das durchschnittliche Büro im Leesman-Index um 19 % und liegt gleichauf mit den leistungsstärksten Büros. 82 % antworteten positiv auf die Aussage „Meine häusliche Umgebung ermöglicht es mir, produktiv zu arbeiten“, verglichen mit 63 %, die das Gleiche für ihren Arbeitsplatz sagten.

Die GWA-Umfrage ergab Ähnliches, wobei Unterschiede zwischen den Altersgruppen festgestellt wurden – es waren vor allem jüngere Arbeitnehmer, die auf eine ähnliche Frage eher negativ reagierten.

Was wir feststellen, ist, dass viele der Hindernisse, die vor der Pandemie bestanden, beseitigt wurden. Zu diesen Hemmnissen gehören mangelndes Vertrauen des Managements, mangelnde Vertrautheit mit der Arbeit in oder dem Führen von verteilten Arbeitsteams, papierbasierte Prozesse und fehlende Bereitstellung der richtigen Technologie (Infrastruktur, Ausrüstung und Software).

Wir gehen also von einer Verdoppelung der Anzahl der Mitarbeiter aus, die remote arbeiten, und einer möglichen Verdreifachung der Anzahl der Zeiten, in denen sie dies tun. Was bedeutet das für die Zukunft des Arbeitsplatzes?

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Trend 2: Das Büro ist nicht tot, aber seine Zukunft ist eingeschränkt.

Die Arbeitgeber erkennen den Wunsch ihrer Mitarbeiter nach mehr Wahlmöglichkeiten in Bezug auf ihren Arbeitsort. Hochkarätige Unternehmen wie Spotify und Siemens haben die Fortsetzung der Telearbeit angekündigt, und sie sind bei weitem nicht allein.

Und auch die Finanzverantwortlichen schauen auf das Endergebnis. Gartner hat in einer Umfrage unter fast 900 Finanzvorständen herausgefunden, dass 74 % der CFOs glauben, dass es eine dauerhafte Verlagerung hin zur Telearbeit geben wird. Die Auswirkungen auf die Rationalisierung von Immobilien sind deutlich.

Das Schlagwort, das im Moment in Mode ist, lautet „hybrides Arbeiten“. Ein Bericht der Wharton Business School für Microsoft mit dem Titel „Building Resilience & Maintaining Innovation in a Hybrid World“ ergab, dass 88 % der Führungskräfte längerfristig eine stärker hybride Arbeitsweise erwarten.

Im Moment herrscht eine gewisse Nervosität, wenn es darum geht, Eigentum zu rationalisieren oder gar unumkehrbare Entscheidungen zu treffen, da an den Arbeitsplätzen derzeit eine soziale Distanz gefordert wird. Aber das wird vorübergehen. Bei einem Treffen des UK Smart Network im letzten Jahr haben wir die Teilnehmer (aus etwa 50 Organisationen) befragt und festgestellt, dass 70 % aktiv über eine Reduzierung der Fläche nachdenken.

Wir haben auch festgestellt, dass diejenigen, die bereits Pläne für Veränderungen am Arbeitsplatz haben, ihre Raumschätzungen nach unten korrigieren und überdenken, wie ihr neuer oder renovierter Raum gestaltet sein sollte.

Trend 3: Coworking Spaces werden sich nach einer sehr schwierigen Zeit wieder erholen

Es ist auch wichtig zu wissen, dass es nicht nur um Heimarbeit geht. Vor der Pandemie war der stärkste Wachstumsbereich auf dem Gewerbeimmobilienmarkt der „flexible Raum“ – das sind sowohl die traditionelleren Büroflächen mit Service als auch Coworking-Flächen.

JLL prognostizierte in einem Bericht Anfang 2019, dass flexible Flächen bis 2025 um durchschnittlich 25-30 % pro Jahr wachsen werden. Sie gingen davon aus, dass „flexible Flächen bis 2030 bis zu 30 % einiger Unternehmensportfolios ausmachen könnten“. Diese Entwicklung ist gebremst worden.

Da Arbeitgeber jedoch bestrebt sind, einen größeren Teil ihrer Immobilien von fixen zu variablen Kosten zu machen, ist Coworking eine zunehmend attraktive Option.

Der wachstumsstarke Coworking-Sektor wurde bisher von kleinen Unternehmen, Start-ups und Freiberuflern dominiert. Aus eigener Erfahrung weiß ich von Coworking-Space-Anbietern, dass die Anfragen von Unternehmen stark zugenommen haben. Arbeitgeber suchen nach einem professionellen Umfeld, um Heimarbeit zu ergänzen oder als Alternative dazu. Die Anbieter in diesem Sektor müssen sich verbessern, um die richtige IT-Infrastruktur und ergonomische, akustische und A/V-Einstellungen bereitzustellen, um dieses potenzielle Wachstum an Firmenkunden zu unterstützen.

Trend 4: Jeder ist ein Remote Worker, auch die Mitarbeiter im Büro

Der Begriff „hybrides Arbeiten“ und sein nahes Pendant „the new normal“ haben etwas Beruhigendes an sich. Schließlich könnte hybrides Arbeiten bedeuten, dass man so viel arbeitet wie immer, nur an zwei verschiedenen Orten. Das Büro ist beruhigenderweise immer noch da, und die Normalität kann mehr oder weniger wiederhergestellt werden.

Doch die Katze ist aus dem Sack. Organisationen riskieren, einen großen Fehler zu machen, wenn sie denken, dass das Büro das unbestrittene Zentrum der Arbeit sein wird und die anderen Orte, an denen die Menschen arbeiten, nebensächlich sind. Es wird häufig der Fall eintreten, dass das Arbeitsteam im Büro in der Minderheit ist und die meisten der Kollegen an anderen Orten sind. Wer ist nun der Remote Worker?

Um effektive Arbeitsteams zu führen, sind eine einheitliche Kultur und eine Reihe von Protokollen erforderlich, in denen alle Mitglieder des Arbeitsteams gleichberechtigt sind. Und deshalb ist jeder im Grunde genommen ein Remote-Mitarbeiter, der in einem verteilten Arbeitsteam arbeitet. Wir können nicht mehr sagen: „Heute bin ich am Arbeitsplatz, morgen bin ich remote“ – der Arbeitsplatz ist dort, wo eine Person arbeitet.

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Trend 5: Wie die Arbeitsplatzgestaltung mit den Kommunikationsbedürfnissen verknüpft wird, ist wichtiger denn je

In der Praxis bedeutet dies, dass Teamarbeit und Kollaboration nahtloser über geografische Grenzen hinweg funktionieren müssen. Der traditionelle Besprechungsraum als Zentrum der Zusammenarbeit, mit einer kleinen Minderheit, die sich online anschließt, wenn sie nicht anwesend sein kann, kann nicht das dominierende Modell sein.

Stattdessen wird ein flexibles Portfolio von Räumen für die Zusammenarbeit benötigt, in denen Menschen geplante oder Ad- hoc-Interaktionen durchführen können, denen sie von anderen Orten aus nahtlos beitreten können. Eine Interaktion könnte zum Beispiel damit beginnen, dass zwei Personen gemeinsam an einem gemeinsamen Dokument oder Dashboard arbeiten und dann bei Bedarf weitere Personen für die anstehenden Aufgaben oder eine Entscheidung hinzuziehen.

Die Teilnehmer können anwesend sein oder auch nicht. Die Räume können je nach Art der Interaktion geschlossen, halbgeschlossen oder offen in einem für solche Aktivitäten vorgesehenen Bereich sein. Die Bereiche können buchbar oder unbuchbar sein. Die Mitarbeiter brauchen auch Räume, in denen sie bei Be- darf einen Anruf aus einem ruhigeren Schwerpunktbereich entgegennehmen können, ohne einen formellen Besprechungsraum buchen zu müssen.

Diese Raumlösungen müssen eine exzellente audiovisuelle Ausstattung haben und eine hervorragende akustische Umgebung für alle Teilnehmer bieten. Das ist ein großer Sprung weg vom traditionellen Paradigma Schreibtisch/Besprechungsraum. Und es wird insgesamt weniger Bodenfläche zur Verfügung stehen, um die erforderlichen Einstellungen unterzubringen. Das wird eine Herausforderung sein!

Trend 6: Die Innovationsgeschwindigkeit in der Kundeninteraktion wird zunehmen

In vielen Organisationen, mit denen ich zusammengearbeitet habe, waren die Anforderungen der Kunden ein Hindernis für die Einführung von Arbeitsmethoden des 21. Jahrhunderts. Die Vorliebe für persönliche Besprechungen, vertragliche Anforderungen für die Anwesenheit an einem bestimmten Arbeitsplatz und inkompatible Kommunikationssysteme waren Hindernisse für intelligenteres Arbeiten.

Wir haben während der Pandemie enorme Improvisationsarbeit gesehen, um dies zu überwinden. Organisationen, mit denen ich im Verteidigungssektor in Großbritannien zusammengearbeitet habe, haben jahrelang mit solchen Problemen gekämpft und dann fast über Nacht die erforderlichen Genehmigungen erhalten, um Fortschritte zu erzielen. Jetzt werden Ad-hoc-Lösungen in strategische und langfristige Vereinbarungen umgewandelt.

McKinsey hat eine dreijährige Beschleunigung der Digitalisierung von Kundeninteraktionen in Europa identifiziert, wobei Covid-19 den Wendepunkt darstellt.

Dies ist ein Bereich, in dem wir in Zukunft weitere Innovationen erwarten können. Wie können wir in virtuellen und hybriden Umgebungen Produkte präsentieren, Kundenbedürfnisse erfassen, Lösungen erarbeiten und Beziehungen zu Kunden und Interessenten pflegen? Wir stehen erst am Anfang dieser Reise.

Diese Themen haben räumliche Auswirkungen auf die Arbeit und den Arbeitsplatz. Der „Road Warrior“, der draußen unterwegs ist, wird zunehmend wie eine bedrohte Spezies aussehen. Wir haben jetzt mehr Werkzeuge, mit denen wir arbeiten können, und die für die meisten Tätigkeiten entweder ausreichend sind oder einen neuartigen Mehrwert bieten. Geschäftsreisen

werden reduziert werden. Die beteiligten Personen können mehr leisten, und das in kürzerer Zeit – aber wo werden sie ihren Arbeitsplatz haben? Vielleicht zu Hause, vielleicht im Büro. In jedem Fall brauchen sie eine gute Arbeitsumgebung in Studioqualität und die notwendigen Fähigkeiten, um virtuell zu präsentieren und zu inspirieren.

Trend 7: Es geht nicht nur um Büroarbeit!

Es wird allgemein angenommen, dass die Arbeit von zu Hause aus hauptsächlich für Wissensarbeiter ist, Menschen, die sonst in Büros arbeiten würden. Allerdings sind heimische Unternehmen häufig in werkzeuggestützten Berufen wie Lebensmittelzubereitung, Textilien und handwerklicher Arbeit tätig. Zunehmend wird es so, dass Unternehmensgründungen nicht nur zu Hause beginnen, sondern sich dafür entscheiden, dort zu bleiben, wenn sie dafür Platz haben. Und kleine Unternehmen, die über Kundenstandorte hinweg tätig sind, gründen ihr Geschäft zu Hause für alle Management-, Marketing- und Administrationsfunktionen.

Jetzt gibt es Aspekte von „Hands-on“-Operationen in größeren Unternehmen, die auf einer stärker verteilten Basis arbeiten können. „Industrie 4.0“ – der umfassende Einsatz von künstlicher Intelligenz, Robotik und Automatisierung – erweitert die Wissenskomponenten bisher praxis- und ortsspezifischer Arbeiten. Auf diese Weise können immer mehr Tätigkeiten in einer Entfernung von dem Ort durchgeführt werden, an dem Maschinen oder Systeme arbeiten (z. B. Fabriken, Labore oder vor Ort).

Neue kommerzielle Plattformen, die den Geschäftsbetrieb, einschließlich des Einzelhandels, unterstützen, beseitigen einen Großteil der Anforderungen an Immobilien und lokal gehaltenes Inventar. Diejenigen, die den Einzelhandel betreiben, arbeiten heute an viel mehr Orten als im Laden. Und wer in Geschäften arbeitet, arbeitet oft auch im Online-Bereich.

In dem Maße, in dem diese Art von Arbeit lockerer wird, wird die Anforderung an eine effektive und nahtlose Kommunikation mit den Mitarbeitern (ob Mensch, Roboter oder Software!) immer wichtiger.

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Wie sollten Organisationen reagieren?

Der Punkt dabei ist, dass Organisationen ganzheitlich über die Implementierung von Smart Working nachdenken müssen. Es ist verlockend, zu denken: „Diese Arbeiten können aus der Ferne erledigt werden, die können es nicht“, und dann eine Berechnung zur Einsparung von Büroflächen durchführen. Das birgt die Gefahr, dass zwei Arten von Mitarbeitern geschaffen werden – diejenigen, die intelligenter arbeiten können, und diejenigen, die es nicht können.

Um echtes Smart Working umzusetzen, müssen Sie Aufgaben in der gesamten Organisation und nicht ganze Aufgaben betrachten und dann sehen, welche Art von Flexibilität und Mobilität gelten könnte. Dazu gehört unweigerlich, bestehende Arbeitspraktiken und -prozesse in Frage zu stellen – was können wir mit diesen neuen Tools, die wir haben, besser machen, wenn wir dies nur dürfen?

Smart Working als Praxis hat schon immer „Hybrid-Arbeit“ enthalten, aber es ist viel mehr als das. Es beinhaltet einen dynamischen und transformativen Ansatz zur Veränderung. Es schlägt keine „neue Normalität“ vor, sondern eine kontinuierliche Weiterentwicklung von Arbeitspraktiken,

Arbeitsplätzen und Technologien, um identifizierte Vortei- le zu erzielen – zum Beispiel die Steigerung der Produktivi- tät, die Verringerung unnötiger Reisen, die Verringerung des Ressourcenverbrauchs, die Steigerung der Mitarbeiterzufrieden- heit, die Verbesserung der Vereinbarkeit von Beruf und Privat- leben und die Verringerung des ökologischen Fußabdrucks von Arbeit.

Die Veränderungen, die wir im letzten Jahr durchgemacht haben, sollten einen Katalysator für einen transformativen Sprung nach vorn sein – ich wünsche Ihnen alles Gute auf der Reise!

Quellen:
Eurofound Wohnen, Arbeiten und Covid-19, 2020.
Gartner CFO-Umfrage, März 2020
CBRE Workforce Sentiment Survey, 2020

Ian Jamieson

Andy Lake ist ein Spezialist für die Implementierung von Smart/Agile Working. Er ist Autor von Smart Flexibility (Routledge), einem Managementbuch über die Implementierung eines geschäftsorientierten Ansatzes für Flexibilität, und mehrerer Studien über die Zukunft der Arbeit und ihre Auswirkungen. Andy hat mit Dutzenden von Unternehmen und Regierungsorganisationen zusammengearbeitet, um integrierte Strategien für das Arbeiten im 21. Jahrhundert zu entwickeln, die Evidenzbasis für Veränderungen zu schaffen und kulturelle Veränderungsprogramme und Schulungen zu entwerfen. Er ist auch Gründer von Flexibility.co.uk und des Smart Work Network (www.smart- work.net), einem Peer-Kollaborationsnetzwerk für Praktiker, die Smart Working in ganz Europa umsetzen.
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