Wenn Flexibilität die neue Normalität wird – flexible Arbeitsweisen

Die Corona-Pandemie ist der Katalysator für flexible Arbeitsweisen. Unternehmen schicken ihre Mitarbeiter ins Homeoffice, statt Dienstreisen gibt es Videokonferenzen. Telefonielösungen und andere Software für Kommunikation und Teamarbeit etablieren sich. Diese Maßnahmen werden weiter an Bedeutung gewinnen. Wie können Unternehmen diese Technik professionell einrichten und langfristig nutzen? Welche Hürden gilt es zu überwinden?

Ähnlich wie das Tragen von Masken hat die Corona-Pandemie das Homeoffice fest in der Lebenswelt vieler Menschen verankert. Cloud-Infrastrukturen, moderne Telefonanlagen mit Desktop- und Content-Sharing-Funktion, Videokonferenz-Tools, Kollaborationsplattformen: Sie sind Teil des digitalen Arbeitsplatzes im Homeoffice und fördern flexibles Arbeiten. Die vergangenen Monate haben gezeigt, dass ein Vor-Ort-Sein im Büro nicht immer nötig ist. Die Kontaktbeschränkungen haben sogar die Akzeptanz von Online-Messen vorangetrieben.

Virtuelle Treffen erlauben es, Geschäftsbeziehungen auf nachhaltige Art und Weise zu pflegen. Unternehmen profitieren von sinkenden Reisekosten.

Homeoffice ist für viele die Maßnahme schlechthin, wenn es um die optimale Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben geht. Richtig umgesetzt, bietet das Konzept ein Mehr an Produktivität und steigert die Zufriedenheit der Mitarbeiter. Zudem fördert das flexible Arbeitsmodell die Vielfalt der Belegschaft. So können auch Mitarbeiter etwa mit Mobilitätseinschränkungen leichter in das Team integriert werden.

Der Trend zum digitalen Arbeitsplatz wird dauerhaft sein. Dafür sind die Vorteile zu groß – für die Mitarbeiter und für die Unternehmen. Letzteren stellt sich die Frage: Wie kann die Effizienz der Arbeit im Homeoffice langfristig gesichert werden?

Technische Infrastruktur – flexible Arbeitsweisen

„Könnt ihr mich hören?“ – Ein Meeting mit Kollegen findet online statt, aber mindestens eine Partei kämpft mit Tonstörungen und ruckelnden Bildern. Breitbandinternet ist das A und O für eine effiziente Arbeit von zu Hause aus. Telefonie und Bildtransfer bei Videokonferenzen benötigen einen soliden Internetzugang. Wichtig ist dabei nicht nur der Down-, sondern auch der Upload. Letzterer ist dafür verantwortlich, dass das eigene Video in guter Qualität übertragen wird. Heimanschlüsse sind in der Regel asymmetrische Anschlüsse. Das bedeutet, dass sie einen großen Download, aber oft nur einen verhältnismäßig kleinen Upload bereitstellen.

Für eine optimale Videoübertragung sollte ein Anschluss zu Hause über mindestens 16Mbit/s im Download verfügen, dann passt der zugehörige Upload. Bei weniger Bandbreite reduzieren die meisten Programme die Videoqualität, um das Gespräch aufrechtzuerhalten. Alternativ kann auch eine Teilnahme über LTE (4G) stattfinden, da hier oft die Uploads besser sind. Allerdings muss dabei das Datenvolumen beachtet werden. Eine Videokonferenz mit mehreren Teilnehmern über eine Stunde kann ein bis zwei Gigabyte an Datenvolumen verbrauchen.

Integration von Kommunikationskanälen

Telefonie, E-Mail, Social Media – Mitarbeiter kommunizieren täglich über verschiedene Kanäle. Der Mix an Kommunikationsmodulen erleichtert die (Zusammen-)Arbeit, ist für viele Unternehmen aber auch eine Herausforderung. Firmen mühen sich mit dem Management der technischen Lösungen ab. Die Anwendung der verschiedenen Module nimmt Mitarbeitern Zeit für Kernaufgaben. Kollaborationsplattformen wie Microsoft Teams helfen, die zunehmende Intensität der Kommunikation zusammenzuführen. Als „One Surface Tool“ ebnen sie den Weg zur Kommunikation aus einer Hand. Mit einem SIP-Trunk von byon für Microsoft Teams können über die Plattform auch externe Anrufe getätigt werden. Damit sind alle Kommunikationskanäle in einer Lösung sichtbar.

Datenschutz und Digitalkompetenz – flexible Arbeitsweisen

So vorteilhaft das dezentrale Arbeiten ist, es bringt neue Hürden. Bei der Digitalisierung deutscher Unternehmen spielen Datenschutzbedenken eine zentrale Rolle, nicht nur in Bezug auf Cloud-Lösungen. Obwohl die DSGVO bereits zwei Jahre alt ist,

sind viele Entscheider unsicher, was genau zu berücksichtigen ist. Hier muss der Gesetzgeber noch Klarheit schaffen und die Unternehmen sind gefragt, etwa entsprechende Vereinbarungen für Datenschutz im Homeoffice mit den Mitarbeitern abzuschließen. Das Thema Datenschutz offenbart noch einen weiteren Konflikt: Den zwischen Generationen. Während die Jüngeren schnell alle Cookies akzeptieren, hegen die Älteren Skepsis bei der Herausgabe ihrer Daten. Insgesamt ist die jüngere Generation im Vor- teil. Zumindest was das digitale Know-how betrifft. Schnell beherrscht der junge Kollege die neu eingeführte UC-Plattform und kommt im Homeoffice gut zurecht, während der ältere Kollege verunsichert ist. Digital Natives sind mit digitalen Technologien aufgewachsen und gehen selbstverständlich mit ihnen um. Digital Immigrants müssen digitale Fähigkeiten erst erlernen. Mithilfe von Dialog und Schulungen kann die Kluft zwischen beiden Gruppen überwunden werden. Auch bei der täglichen Arbeit sollten sich die Teams aus Mitgliedern aller Generationen zusammensetzen, sodass jeder die Stärken des anderen kennenlernt.

Ausreichend Bandbreite, ein kohärentes Kommunikationssystem, ein Konzept für das Zusammenspiel jüngerer und älterer Mit- arbeiter sowie von Mitarbeitern im Büro und denen, die von zu Hause arbeiten: Maßnahmen, die Unternehmen auch im digita- len Arbeitsplatz handlungsfähig bleiben lassen. Sie tragen dazu bei, eine neue Normalität in der Arbeitswelt zu schaffen. Sie bringt eine bessere Kommunikation, Zusammenarbeit und Mit- arbeiterzufriedenheit mit sich und zeigt: Wenigstens mit Blick auf die Beschleunigung der Digitalisierung in der Arbeitswelt ist die Corona-Pandemie keine Katastrophe.

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Markus Michael Geschäftsführer
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