Webinar und Online-Seminar: Sieben Fallstricke, die Sie umgehen können

Und plötzlich schien die Welt stillzustehen. Genau am 16.3.2020. Es wird wohl ein Datum, das wir nicht so schnell vergessen werden. Der Start des Lockdowns. Innerhalb weniger Tage schien sich die Welt nicht mehr zu drehen und mein Job veränderte sich. Hatte ich nicht gerade noch ein Planungsmeeting zu einem Kundenevent und einer Messe gehabt? Alles „verschoben“.

Bald stellte sich heraus, dass Vor-Ort-Veranstaltungen nicht nur verschoben wurden, sondern für Monate komplett ausfielen. Jetzt zeigte sich schnell, wer agil und flexibel war. Es mussten neue Formate her und so etablierte sich auch in Deutschland das Webinar schließlich als Standardformat. Doch wie können Sie sich heute aus der Angebotsflut heraus-heben? Liefern Sie Topqualität. Hier einige Fallstricke, über die Sie nicht stolpern sollten:

Webinar – Keine oder schlechte Vorbereitung

(…). Inhalte müssen vorbereitet werden und attraktiv sein. Egal, ob es ein halbstündiges Webinar oder ein halbtägiger Online-Event ist, machen Sie sich Gedanken darüber, wie Sie welche Inhalte transportieren können. (…)

Bei längeren Veranstaltungen sollten Sie den Ablauf detailliert orchestrieren: wann kommt das Highlight der Keynote, brauche ich Break-out-Sessions? Wann baue ich eine kurze Pause ein?

TIPP: Machen Sie einen Probelauf und laden Sie eine Person dazu ein, die Ihnen anschließend Feedback gibt.

Den Technik-Check vernachlässigen

Wir alle kennen Zoom, Teams und Co, sind jeden Tag online unterwegs, verbringen den halben Arbeitstag in Online-Meetings, das Headset scheint mittlerweile mit den Ohren verschmolzen zu sein, sprich: Wir sind Technikprofis. Und dennoch, vor jedem Webinar sollten Sie an dem Ort mit der Technik, die Sie beim Live-Webinar verwenden, einen Technik-Check durchführen, damit Sie mit der Plattform vertraut werden. (…)

TIPP: Sie sind kein Technik-Profi und wollen es auch nicht werden? Dann investieren Sie in professionelle Unterstützung. Erfahrene Agenturen unterstützen Sie bei der Auswahl der Tools, dem Einladungsmanagement als auch dem Anmeldeprozedere etc. und sorgen dafür, dass Sie sich im Unternehmen auf die Inhalte fokussieren können.

Webinar – Zu lange oder verwirrende Vorträge

Online ist nicht gleich offline. Was face-to-face noch kurzweilig sein kann, funktioniert in einem Online-Vortrag in der Regel nicht. Die Vorträge müssen kürzer sein. (…) Machen Sie sich außerdem Gedanken zu den wichtigsten Aspekten, die Sie in Ihrem Vortrag transportieren wollen. Entwickeln Sie eine passende Story und fassen Sie am Ende die drei „Fast Facts“ einfach zusammen. One, two, three – you got me.(…)

TIPP: Das eigene Kamerabild kann auch zur Ablenkung werden. Klemmen Sie sich ein Foto ihres Publikums hinter die Kamera, so fokussieren Sie sich besser auf Ihre virtuellen Zuhörer:innen.

Moderation vergessen

Ja genau, auch das kennen wir. Insbesondere bei längeren Veranstaltungen brauchen Sie auch online eine Moderation, die durch das Programm führt, die Referent:innen befragt und dem Publikum es einfach macht, die Inhalte zu verfolgen. Diese Besetzung ermöglicht Ihren Referent:innen, selbst zwischendurch in den Chatverlauf zu schauen und gegebenenfalls wichtige Punkte ihres Vortrages noch einmal zu betonen.(…)

TIPP: Überlegen Sie im Vorhinein, welche Aufgaben anfallen und wer diese idealerweise übernimmt. Moderation, Chatbetreuung, Vortrag, Technik-Support … spannen Sie Kolleg:innen oder externe Profis ein.

Webinar – Einladungen nicht zielgerichtet versenden

Wer online referiert, muss nicht zwangsweise nur online einladen. Seien Sie kreativ und heben Sie sich von anderen Anbietern ab, indem Sie Ihr Webinar nicht nur in einem schnellen LinkedIn Post bewerben, sondern nutzen Sie hier zusätzlich Printmedien.(..)

Eine kleine Aufmerksamkeit ein bis zwei Tage vor Ihrer Veranstaltung erinnert Ihr Publikum an den Event und zaubert sicherlich ein Lächeln auf ihr Gesicht, denn wir freuen uns alle über sorgfältig ausgewählte Geschenke. (…) Ihre Mailingliste sollte ausgewählt sein, selbst wenn ein E-Mail- Versand an 10.000 Adressat:innen keine höheren Kosten verursacht als „nur“ an 1000. Ihre Adressaten werden es Ihnen danken, wenn sie ihre Interessen berücksichtigen.

TIPP: Definieren Sie ihre Zielgruppe und nutzen Sie die Kanalvielfalt – gerne auch mal haptisch mit Papier.

Das Publikum ist nicht betreut

Gerade online sollten Sie hierauf ein Augenmerk legen. Ihr Vortrag konkurriert mit Chat, E-Mail & Co. und sollte deshalb einen Spannungsbogen besitzen und das Publikum involvieren. Schauen Sie sich die Tool-Box Ihrer Webinar-Plattform an. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten abseits der klassischen Powerpoint Präsentation. Nutzen Sie ruhig die Whiteboard-Funktion oder das Umfrage-Tool. Überlegen Sie sich geeignete Fragen, die Ihnen der:die Moderator:in am Ende des Vortrages stellt. Zudem sollten Sie eine:n Kolleg:in bitten, den Chatverlauf zu beobachten und zu beantworten. (…)

TIPP: Interagieren Sie auch online mit Ihrem Publikum.

Hektik, wenn etwas schief geht

Ob Sie den Katastrophenfall einplanen oder die Kunst der Improvisation beherrschen, seien Sie darauf gefasst, dass auch bei bester Planung etwas schieflaufen kann. Oder vielleicht sind Sie an Ihrem großen Tag einfach nur etwas aufgeregter als üblich. Bleiben Sie ruhig. Einfacher gesagt als getan: Legen Sie eine Minipause vor dem Start ein und auch während des Vortrags halten Sie kleine Pausen ein und aus (diese müssen übrigens nicht mit Ähms künstlich überbrückt werden). (…)

TIPP: Machen Sie kleine Pausen nach einem wichtigen Punkt Ihres Vortrags, ohne diese mit einem erneuten Redeschwall oder Füllwörtern zu ergänzen.

Seien Sie gut vorbereitet und überlassen Sie bestenfalls nichts dem Zufall – das ist die Basis für Ihre angestrebte Topqualität. Und sollte dann doch mal etwas beim Live-Vortrag haken, hilft ein vorab gut abgestimmtes Team diese unangenehmen Momente besser zu meistern. Denn stillstehen muss mit den Erfahrungen der nun beinahe zwei Pandemiejahren niemand mehr – vor allem nicht bei Webinaren.

Der vollständige Artikel ist in der aktuellen Ausgabe der PRAXISTIPPS erschienen.
shop.aixvox.com