Warum das Büro trotzdem nicht stirbt

Hybride Arbeitsmodelle avancieren zum Arbeitsmodell der Zukunft. Unified-Communications-(UC)- Lösungen schaffen Verbindung für dezentrale Teams. Überraschend helfen sie auch, das kreative Potenzial von Präsenz im Büro besser zu nutzen.

Die heutige Arbeitswelt mit historisch geschultem Auge betrachtet, lässt die provokante Frage aufkommen: Was ist neu am Homeoffice? Kurze Wege zur Arbeit hatten schon die Menschen im Mittelalter. Für einen Schmied waren Wohn- und Arbeitsstätte identisch. Die industrielle Revolution und damit aufkommende Fabrikarbeit haben dann die Lebensbereiche für einige Jahrhunderte voneinander getrennt. Mit der digitalen Transformation der vergangenen zwei Jahrzehnte stehen wir vor der besonderen Chance, eine Synthese aus diesen beiden Arbeitsformen zu bilden, die auch die kommenden Jahre entscheidend prägen wird. Die Technologie ist dabei das verbindende Element: Denn im Unterschied zum Schmied, der seine Werke isoliert in seiner Werkstatt gefertigt hat, schaffen heute cloudbasierte Kommunikationstools eine Arbeitsumgebung, die Innovation und Austausch fördert.

Kommunikation macht den Unterschied

UC-Lösungen sind das große Schlagwort, denn über sie sind die verschiedenen Kanäle auf einer Plattform vereint. Ob per Chat, E-Mail, Telefon oder Video, Menschen, die weiterhelfen können, sind schnell erreichbar. Das verbessert auch die Customer Experience, denn Kunden können ein Unternehmen über die für sie passendsten Kanäle kontaktieren. Auch das Erscheinungsbild nach außen ist gewahrt, denn die Anrufe werden über den Firmenanschluss und nicht über private Mobilnummern geroutet. Intern können Arbeitsprozesse ebenfalls vereinfacht werden: Über die Oberfläche der Tools können Mitarbeiter Verfügbarkeiten gegenüber Teammitgliedern transparent machen, etwa ob sie in Meetings oder bis wann sie zu erreichen sind. Allerdings entsteht der Mehrwert für Unternehmen nur, wenn sie ihre Mitarbeiter entsprechend schulen, klare Priorisierungen der Aufgaben in einem Konzept festlegen und gerade ältere Generationen in den Prozess mit einbinden. Ohne Handreichung können digitale Prozesse überfordernd wirken. Nicht zuletzt, weil Kommunikationstools auch durch Erweiterungen im ständigen Wandel begriffen sind.

Wenn die physische Präsenz nicht mehr Voraussetzung für Zusammenarbeit und Erreichbarkeit ist – letzteres durch eine Kanalvielfalt sogar optimiert wird – welchen Stellenwert hat dann zukünftig das Büro?

Mit den neuen Kommunikationsumgebungen erfährt die Zusammenarbeit vor Ort eine neue Wertigkeit. Die Entscheidung für oder gegen Präsenz orientiert sich stärker an den Aufgaben und Tätigkeiten. Beispielsweise werden Mitarbeiter das Büro bevorzugen, wenn sie auf Daten zugreifen müssen, die im Homeoffice nicht bereitgestellt werden können. Dem gegenüber schätzt eine Mitarbeiterin im Support die Flexibilität, sich für die Kundenbetreuung telefonisch von zu Hause in die Systeme einwählen zu können. Eine Führungskraft kann die ruhigen Stunden im Homeoffice nutzen, um konzentriert über den Geschäftsbericht zu lesen. Auch für bestimmte Lebensphasen wie Elternschaft oder die Pflege Angehöriger erleichtert die hybride Arbeitsform die Vereinbarkeit von Familie und Beruf.

Büro als Anker für die Unternehmensidentität

Das Büro übernimmt damit die Funktion einer zentralen Basis, mit der die verschiedenen Teams über Kommunikationsplattformen fest verbunden sind. Es wird zu einem Ort, an dem die Unternehmensidentität aktualisiert und gelebt wird. Auch die psychologische Wirkung und sozial verbindende Kraft ist nicht zu verachten: Gerade in Zeiten von Isolation kann das Büro zu einem wichtigen persönlichen Anker werden.

Der Fokus des Büros liegt künftig darauf, die Innovationsfähigkeit von Unternehmen zu erhalten. Denn die besten Ideen entstehen, wenn Menschen zusammenkommen. Darauf muss neben der technischen Ausstattung auch die Inneneinrichtung stärker ausgerichtet werden. Die Zukunft sind flexible gestaltbare Büroflächen, die sowohl hybride Teamarbeit ermöglichen als auch Rückzugsorte bieten.

Voraussetzungen müssen stimmen

Damit die Vision von hybriden Arbeitsmodellen, die das Beste aus zwei Welten zusammenbringen, auch flächendeckend wahr wird, müssen die strukturellen Voraussetzungen geschaffen werden: Ohne eine leistungsfähige Infrastruktur, die auch ländliche Gebiete einbindet, haben viele Mitarbeiter in schlecht erschlossenen Gegenden keine echte Wahl. Dabei lebt die Hälfte der deutschen Bevölkerung in Dörfern, Gemeinden und Städten in ländlichen Regionen. Unternehmen auf dem Land haben echte Zukunftsaussichten, wenn sie die Digitalisierung für sich nutzen. Schnelles Internet, Standortvernetzung und Co. steigern nicht nur das Beschäftigungspotenzial und schaffen einen Vorteil zum Wettbewerb, sondern bremsen auch die Abwanderung der nächsten Generationen in die Städte. Beschäftigte profitieren von kurzen Strecken zur Arbeit sowie von günstigeren Wohnkonditionen als im städtischen Raum.

Unternehmen sind daher gut beraten, sich schnell auf den Weg zu machen, um Arbeitsmodelle zu flexibilisieren. Nicht nur weil es für qualifizierte Fachkräfte zu einem Entscheidungskriterium wird, wie ein Arbeitgeber dabei aufgestellt ist. Auch im Bereich

Mitarbeiterbindung können Unternehmen durch eine leistungsfähige Kommunikationsstruktur sicherstellen, dass Mitarbeiter ein Arbeitsmodell finden, das zu ihrer Lebensphase passt. Langjähriges Knowhow geht so nicht mehr verloren.

Was sich schon jetzt abzeichnet: Die persönliche Begegnung im Büro wird durch Kommunikationsplattformen nicht ersetzbar sein. Sie tragen sogar dazu bei, dass das kreative Potenzial von Präsenz gezielt genutzt werden kann. Denn nicht alles, was einer Abstimmung bedarf, braucht ein persönliches Meeting. Besprechungsinhalte werden so nach Relevanz verschiedenen Kommunikationsformaten zugeordnet. Damit Präsenz auch wieder bedeutet: Ich bin voll da.