Virtuelle Arbeitswelt – Kommunikation und Kollaboration im virtuellen Raum

Hätte man mich vor 30 Jahren gefragt, wie unsere Arbeitswelt 2021 aussehen würde, hätte ich vermutlich von Computern und Robotern als Alleskönner, von Sprachsteuerung im Alltag und dem Wunsch, während einer Weltreise meiner täglichen Arbeit nachgehen zu können, geschwärmt.

Auch wenn meine Kaffeemaschine noch immer nicht auf Zuruf den Cappuccino macht – maximal Anschalten dank Hausautomation – so habe ich doch in einigen Punkten recht behalten. Nur eine Pandemie als Treiber von mobilem Arbeiten, Remote-Arbeitsplätzen und der Digitalisierung im Allgemeinen hatte ich nicht auf dem Schirm.

Trotz, wegen oder auch durch Corona hat sich die Arbeitswelt in den letzten Jahrzehnten deutlich weiterentwickelt. Anders als gedacht, nehmen uns auch heute noch keine Roboter alle Arbeiten ab und auch die Weltreise konnte ich nur zu einem kleinen Teil machen.

Was aber klar ist, und damit hatte ich wirklich Recht: Die Welt ist digitaler geworden – und damit meine ich nicht, dass Ämter nun auch endlich Daten nicht mehr per Fax übermitteln und nicht mehr jede E-Mail ausdrucken. Nein, ein großer Teil unserer Arbeitswelt hat sich in den virtuellen Raum verlagert. Das Recherchieren, Publizieren oder auch Einkaufen online ist Alltag geworden. Bei Problemen helfen uns Bots, und die Kommunikation über viele verschiedene Kanäle ist aus unserem Leben nicht mehr wegzudenken.

In den letzten Monaten ist für viele von uns auch die Arbeit an sich immer virtueller geworden. Mobiles Arbeiten und Remote-Arbeitsplätze sind nun nicht mehr die Ausnahme, besonders bei den Wissensarbeitern sind sie eher zur Regel geworden.

Leben und Arbeiten in der virtuellen Arbeitswelt

Das bedeutet für viele Menschen deutlich weniger physischen Kontakt zu den Mitmenschen, seien es Kollegen, Kunden oder auch Familie. Kommunikation, Meeting und Zusammenarbeit finden virtuell statt – per Video, Chat, Telefon, digitalem Whiteboard und vielen anderen Tools, auf die wir in dieser Ausgabe auch einen Blick werfen.

Und noch eines ist zu einem großen Teil aus unserem Alltag verschwunden: die Messen, Kongresse, Konzerte und Kulturveranstaltungen. Kurzum nahezu alle Gelegenheiten, neuen Input zu erhalten und sich mit vielen anderen Menschen auszutauschen, waren uns über viele Monate hinweg versagt.

Hinzugekommen sind dagegen virtuelle Möglichkeiten des Austausches, die den physischen Kontakt zwar nicht ersetzen, aber trotzdem eine Alternative sein können. Virtuelle Events habe seit dem Frühjahr 2020 einen nie dagewesenen Aufschwung erlebt, der bis dato anhält.

Neben Werkzeugen zur virtuellen Zusammenarbeit und Videokonferenz-Lösungen schießen der- zeit Lösungen, mit denen man virtuelle Events realisieren kann, wie Pilze aus dem Boden. Auch die Beratungen, Services und Dienstleistungen rund um Konzeption, Marketing, Ticketing und Gästebetreuung erleben einen Aufschwung.

Mit der „Pflicht“ zum Homeoffice hat sich unsere Arbeitskultur verändert. Statt am Kaffeeautomaten trifft man sich zur virtuellen Kaffeepause. Kurze Abstimmungen per Zoom oder Teams, gemeinsames virtuelles Brainstorming sind zum Alltag geworden. Und auch die Veranstaltungskultur hat sich geändert. Wo es früher Netzwerkabende, Kaffeerunden und abendliche Galas gab, gibt es heute Care-Pakete mit einer kleinen Mahlzeit für die Mittagspause, eine virtuelle Weinprobe am Abend oder auch Video-Speeddating.

Virtuelle Events – mehr als Vortrag und Livestream

Eines muss bei allem Optimismus gegenüber digitalen Lösungen jedoch klar sein: Der Wunsch, einen analogen Event in die digitale Welt 1:1 zu übertragen, ist nicht realisierbar. Mit den neu verfügbaren Möglichkeiten werden aber Veranstaltungsformate angeboten, welche die Interaktion der Besucher mit den Referenten, den Ausstellern aber auch untereinander auf vielfältige Weise realisieren.

Um hier die richtige und passende Lösung zu finden, ist es zunächst wichtig, zu wissen, welche Art von Veranstaltung man durchführen möchte und Eckparameter, wie Anzahl der Referenten, maximale Zahl von Besuchern, Bedarf an Livestream, Webcast, Breakouträumen, Sponsorenräumen, Chat, Video, Ticketing, Einladungsmanagement u.a., zu evaluieren. Anders als bei einem Meeting, bei dem vielleicht nur die Agenda aufgesetzt werden muss, oder einer spontanen Konferenz, ist hier eine Menge Planung nötig.

Event, Messe oder Webcast?

Angenommen, Sie möchten einen virtuellen Event auf die Beine stellen, dann sollten Sie im ersten Schritt definieren, worum es sich genau handelt. Dabei kann man verschiedene Formate unterscheiden. Wichtig: Mit den Video-Meetings und -Konferenzen, die uns beinahe täglich begleiten, hat ein virtueller Event nichts zu tun.

Virtuelle Events kann man in folgende Veranstaltungstypen un- terteilen:

Online-Vorträge – virtuelle Arbeitswelt

Diese bestehen in der Regel aus einem aufgezeichneten oder auch gestreamten Vortrag durch einen Referenten. Dieser befindet sich dazu aber nicht auf einer Bühne oder auch in einem Hörsaal, sondern nutzt eine Videoplattform oder auch ein aufgezeichnetes Video.

Digitale Beratung / Coaching

In der analogen Welt findet persönliches Coaching 1:1 oder auch in Kleingruppen statt, mit einem Team ausgewählter Personen und qualifizierter Berater. Natürlich spielt hier auch die Informationsvermittlung eine Rolle. Der Fokus liegt aber auf der maximalen Interaktion zwischen Berater und Kunde. Präsentationen, Chat, Whiteboard und auch das Teilen von Dateien sind daher unerlässlich. Aufgrund der zeitlichen Beschränkung gibt eine im Vorfeld abgesprochene Agenda die Themen vor.

Webinare / Webcasts

Webcasts kann man auch als Online-Seminare bezeichnen. Eine begrenzte Anzahl an Teilnehmern, die sich im Vorfeld angemeldet haben, erhalten Informationen zu einem vordefinierten Thema. Dieses Thema wird in der Regel in einem Zeitslot von 30- 60 Minuten vorgestellt, was als Vortrag, Präsentation, aber auch durch ein Video geschehen kann.

Zur Durchführung kommen verschiedene Plattformen und Videokonferenz-Tools in Frage, die es ermöglichen, Fragen und Antworten zu stellen, Umfragen zu starten, Live-Präsentationen oder ein vorab aufgezeichnetes Video zu präsentieren.

Workshops mit interaktiver Zusammenarbeit

Hierbei werden die Möglichkeiten der Interaktion genutzt, die aktuelle Lösungen bieten. In Netzwerk- oder auch Breakouträumen können die Teilnehmer miteinander (video-)chatten, ein Whiteboard nutzen oder auch ihren Bildschirm teilen, um an einem Thema zusammen zu arbeiten. Dies kann nach einer Einleitung durch einen Moderator oder auch nach einem kurzen Vortrag geschehen. Ziel ist die maximale Interaktion und das Erarbeiten von greifbaren Ergebnissen.

Virtuelle Konferenzen – virtuelle Arbeitswelt

Ähnlich wie analoge Konferenzen werden virtuelle Konferenzen um eine lebendige, komplexe Tagesordnung herum aufgebaut, die Keynote, Webinare, Sitzungen, Präsentationen und mehr beinhaltet. Virtuelle Konferenzen umfassen Inhalte für mehrere Sitzungen und können Instrumente zur Einbindung der Gemeinschaft beinhalten und ermöglichen den Teilnehmern, Keynote in Echtzeit anzusehen, ihre eigene Agenda aus relevanten On- Demand-Inhalten zusammenzustellen und mit anderen Teilnehmern zu interagieren.

Angesprochen werden sollen neben Kunden bzw. Mitgliedern auch Interessenten mit der Intention, Leads zu erfassen. Ziel ist neben der Informationsvermittlung, die Stärkung des Netzwerkes, der Aufbau der Kundenbindung und die Leadgenerierung sowie auch die Erarbeitung eines festgelegten Themas.

An virtuelle Messen werden derzeit immer höhere Erwartungen geknüpft. Sie scheinen in Krisenzeiten die Rettung für Messeveranstalter aber auch Unternehmen zu sein. Aktuell bieten sie sicherlich eine gute Alternative, bei der man aber auch einige Abstriche machen muss.

Im Gegensatz zu Präsenzveranstaltungen sind virtuelle Messen nicht so kostenintensiv, denn es gibt geringere Stand-, Personal- und Reisekosten. Auch die Zeiten für Auf- und Abbau von konventionellen Messen fallen weg.

Virtuelle Messen haben keine Schließzeiten, denn auch wenn kei- ne Vorträge oder Seminare laufen, kann die Plattform im Idealfall rund um die Uhr erreicht werden. Das Wissen und sonstiger Content stehen also 24/7 zur Verfügung – und zwar weltweit.

Dies erhöht die potenzielle Reichweite einer virtuellen Messe deutlich. Die Möglichkeiten zur Interaktion haben sich durch neue Lösungen deutlich verbessert: Chat-Funktionen, Livestreams mit Online-Fragesessions oder Videokonferenzen erlauben es den Besuchern, fast ununterbrochen Feedback zu geben und im Kontakt mit Experten zu stehen. Hinzu kommen die Möglichkeiten von Augmented und Virtual Reality.

Eventplanung – virtuell heißt nicht einfacher

Alle Veranstaltungen, ob persönlich oder virtuell, sind mit gro- ßem Planungsaufwand verbunden, der sich nicht einfach so und nebenbei erledigen lässt. Sehen Sie eine virtuelle Veranstaltung nicht als isoliertes Projekt an, sondern beziehen Sie den Event ebenso wie eine lokale Veranstaltung in Ihre Vertriebs- und Mar- ketingplanung ein. Denken Sie ganzheitlich.

Auch virtuelle Events brauchen gutes Marketing und effektive Werbung. Machen Sie den Event durch Kampagnen, Presseveröffentlichungen, Newsletter oder auch andere Aktionen sichtbar.

Content is King. Der Inhalt bestimmt den Erfolg der Veranstal- tung. Aussagekräftige Keynotes, interaktive Sessions und die Mög- lichkeit virtueller Kollaboration sind für den Erfolg entscheidend.

Engagement Monitoring: Durch die Erfassung der Teilnehmerdaten und die Messung der erfolgten Interaktion können Sie den ROI Ihres Events messen.

Realisieren können Sie dieses Vorhaben mit einer passenden Eventlösung. Diese zu finden, gestaltet sich in der aktuellen Situation gar nicht so einfach, selbst wenn Sie schon wissen, was Sie brauchen.

Um die Suche so einfach wie möglich zu machen, erstellen Sie sich im Vorfeld idealerweise eine individuelle Checkliste, die einige essenzielle Punkte enthält, wie: Anzahl der Teilnehmer, Zugang zur Konferenz, Streaming, Verfügbarkeit von Interaktion, Usability, Eventtechnologie, Video / Audio, Streaming, Breakoutsessions etc.

Lösungen und Plattformen – gibt es die eierlegende Wollmilchsau?

Um diese Frage gleich zu beantworten: NEIN. Es gibt sie auch bei der Fülle an Lösungen nicht. Eine kurze Recherche mit einer bekannten Suchmaschine ergibt ca. 20 verschiedene Lösungen auf den ersten Blick. Bei genauerer Durchsicht wahrscheinlich sogar noch mehr.

Schaut man sich die unterschiedlichen Anbieter an, sind aktuell drei Arten von Lösungen auf dem Markt verfügbar – ausgenommen sind hier die verfügbaren reinen Meeting- und Collaboration- Tools.

Lösungen für virtuelle Messen mit Ausstellern und Messeständen

Diese Lösungen sind optisch an analoge Veranstaltungen angelehnt. 3D-Grafik ermöglicht einen Gang durch eine Messehalle, eine Lobby mit verschiedenen Areas und den Besuch eines oder mehrerer Kongresssäle. Je nach Hersteller unterscheidet sich die Grafik in ihrer Realitätstreue und Detailreichtum. Interaktionen mit den Ausstellern sind meist per Chat möglich. Auf den Ständen können die Besucher Kontakt aufnehmen, Dokumente her- unterladen oder auch vorproduzierte Videos anschauen.

Diese Lösungen setzen vor allem auf das visuelle Erlebnis für den Besucher. Dies geschieht durch 3D-Animationen von Messestän- den oder sogar durch die Möglichkeit, den Event mittels Virtual Reality zu besuchen.

Lösungen für Kongresse und Live Events

Plattformen für Kongresse und andere Events, die hauptsächlich auf Webcasts und Live-Streams fokussieren, setzen auf die Interaktion zwischen Teilnehmern und Referenten. Informationen über beteiligte Unternehmen und deren Produkte gibt es auf einem „Marktplatz“ oder auch auf einer eigenen Website.

Der Fokus liegt hier je nach Lösung auf Netzwerken oder Leadgewinnung. Möchten Sie die Interaktion und Kommunikation zwischen den Teilnehmern fördern, können Sie eine Plattform wählen, die Gamification-Elemente anbietet, Video-Stammtische oder auch virtuelle Mittagspausen. Steht die Gewinnung von neuen Leads im Vordergrund, wählen Sie einen Anbieter mit Matchmaking, Video-Chat oder auch der Möglichkeit, Meetingtermine zu vereinbaren und Visitenkarten zu tauschen.

Um sich einen Eindruck von den Möglichkeiten und auch der Bedienbarkeit der Oberfläche zu machen, ist eine Online-Demo der unterschiedlichen Lösungen empfehlenswert.

Lösungen mit Teilnehmermanagement, Ticketing und Projektplanung

Einige aktuell am Markt verfügbare Lösungen bieten zusätzlich zu der eigentlichen Event-Plattform weitergehende Services an. Hierzu gehören beispielsweise das Teilnehmermanagement, zu dem auch das Erstellen einer Event-Plattform, das E-Mail-Management (Bestätigungs-E-Mails, Erinnerungen etc.) gehören, aber auch beispielsweise die Pflege von Landingpage und Agenda.

Auch das Ticketing, also Anmeldeformalia, Verkauf von Tickets und Abrechnung wird angeboten. Sollten Sie diese Elemente nicht intern in Ihrem Unternehmen umsetzen können, finden Sie bei einigen Anbietern Komplettlösungen, die im Self-Service gestaltet werden können.

Ihr Weg durch den Dschungel der Lösungen

Jede aktuelle Lösung hat ihre Vor- und Nachteile. Die eine bie- tet mehr Kommunikationsmöglichkeiten, die andere die bessere Grafik, die dritte das ideale Matchmaking.

Daher erhalten Sie an dieser Stelle auch keine Liste von Lösungen, sondern eine Checkliste mit Fragen, deren Beantwortung Ihnen bei der Auswahl der für Sie passenden Lösung helfen kann. Die eingehenden Überlegungen, welche Art von Event Sie durchführen möchten, gepaart mit einer eingehenden Recherche und die Checkliste sind eine ideale Basis, um Ihrem virtuellen Event zum Erfolg zu verhelfen.

• Was ist wichtiger: Das „Live-Erlebnis“ in 3D oder die Interaktion der Teilnehmer?
• Welche Kommunikationskanäle benötige ich?
• Brauche ich verschiedene Räume? Ein Plenum? Breakout- räume?
• Welche Kommunikationskanäle möchte ich den Besu- chern bieten?
• Sollten die Besucher auf Dokumente zugreifen können?
• Sollen die Besucher miteinander interagieren können?
• Gibt es ein Videostreaming vor Ort?
• Gibt es technischen Support?
• Benötige ich ein Ticketing-System oder E-Mail-Manage- ment im Vorfeld?
• Kann ich den Event an mein Branding anpassen?
• Welche Monitoring-Funktionen sind wichtig? Welche Daten möchte ich analysieren?
• Wo werden die Daten verarbeitet? Werden Datenschutzrichtlinien eingehalten?
• Wie lange sind die Videos, Präsentationen etc. auch nach der Veranstaltung noch abrufbar?

„Einfach Anders Arbeiten“ ist seit mehr als 15 Jahren sein Thema – in Workshops, Beratungen, Publikationen und Events. Detlev Artelt ist Geschäftsführer der aixvox GmbH, einem herstellerunabhängigen Beratungsunternehmen aus Aachen. Der Experte für Online Arbeit des eco e.V. leitet die Kompetenzgruppe Business Communications bei der EuroCloud und ist auch als Sprecher, Moderator sowie Beirat auf internationalen Kongressen tätig. Zudem ist er Co- Founder des Beraternetzwerks NEUWORK. Unter dem Brand „Einfach Online Arbeiten – EOA.live“ bietet er zudem mit einem Team von Experten die Konzeption und Durchführung von virtuellen und hybriden Events an.

Detlev Artelt ist Herausgeber und Autor der Fachbuchreihe „voice compass“, den „PRAXISTIPPS Kundenkommunika- tion“ sowie von „EINFACH ANDERS ARBEITEN“.

da@aixvox.net
www.aixvox.com