Eigentlich ist es ein Witz. Dank Digitalisierung ist es seit knapp 20 Jahren möglich, virtuell sehr erfolgreich zu arbeiten. Doch es bedarf eines Virus wie Corona, damit die schon lange vorhandenen Möglichkeiten und Optionen von unterschiedlichen Marktteilnehmern ernst genommen und in Betracht gezogen werden. Zwei reale Beispiele verdeutlichen diese Aussage und zeigen auf, wie träge der Mensch doch im Grunde ist.

Dan – stock.adobe.com

Homeoffice im Standard – schon seit 1998

Ein gutes Beispiel dafür, dass durch konsequente Digitalisierung von Arbeitsprozessen nicht erst seit Corona eine werthaltige und effiziente Arbeit aus dem Homeoffice möglich ist, zeigt das Beispiel des www.Schreibbuero-24.com. Das Unternehmen erbringt Schreibdienstleistungen unterschiedlicher Art. Im Kern jedoch Transkriptionsdienstleistungen für Ärzte, Juristen, Gutachter und Sachverständige. Das Außergewöhnliche am Konzept des Schreibbuero-24.com ist, dass das Unternehmen nie ein Büro hatte und von Beginn an alle Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten – und das seit 1998, also lange bevor Corona die Arbeit im Homeoffice notgedrungen populär gemacht hat. Das Schreibbuero-24.com hat sich seit seiner Gründung im Jahr 1998 als virtuelles Schreibbüro verstanden, bei dem alle Prozesse über das Internet ablaufen. Zu transkribierende Diktate werden als Audiodatei über den geschützten Kundenbereich an das Schreibbüro-24.com übermittelt. Der bzw. die jeweils zuständigen Mitarbeiter erhalten hierüber eine Benachrichtigung. Die Auftragsrückmeldung erfolgt ebenfalls über den geschlossenen Bereich der Webseite. Über eine Rückmeldung erhält der Kunde eine Benachrichtigung. Der eigentliche Datentransfer erfolgt verschlüsselt über den geschützten Bereich der Webseite.

Dieses eigentlich einfache Prinzip machte es bereits 1998 möglich, dass hoch qualifizierte Schreibkräfte, ChefsekretärInnen, ArzthelferInnen oder AnwaltsgehilfInnen, die aufgrund von veränderten Lebensumständen ganz oder teilweise zu Hause bleiben mussten, auch dort einer werthaltigen und finanziell solide vergüteten Arbeit nachgehen konnten. De facto war die erste Mitarbeiterin im Schreibbuero-24.com eine deutsche Chefsekretärin, die mit ihrem Mann nach Namibia gezogen war, weil er dort im Bergbau eine hoch dotierte Stelle angenommen hatte.

Die Anfangsjahre des Schreibbuero-24.com gestalteten sich jedoch schwierig. 1998 waren digitale Diktiergeräte noch sehr teuer. Diktiergeräte-Apps gab es noch gar nicht. Doch mit fortschreitender Zeit entwickelte sich die digitale Diktiertechnologie zum Standard und das Schreibbuero-24.com wuchs solide weiter. Heute beschäftigt das Büro über 30 MitarbeiterInnen. Diese schreiben für Kliniken und Krankenhäuser, ÄrztInnen und AnwälteInnen sowie GutachterInnen aus ganz Deutschland. Betrachtet man die Diskussion um das Thema Homeoffice, die Vorbehalte, die viele Unternehmen hatten und die quasi durch Corona erzwungene Entwicklung im letzten Jahr, so kann man eigentlich nur festhalten, dass das Schreibbuero-24.com seiner Zeit um Lichtjahre voraus war. Es ist ein hervorragendes Beispiel dafür, dass nicht erst seit Corona auch aus dem Homeoffice heraus mit einer sehr hohen Produktivität gearbeitet werden kann. Ferner belegt es, dass viele Unternehmen diese Option seit vielen Jahren deutlich unterschätzt bzw. falsch eingeschätzt haben.

Tipp: Der Mensch kann zehnmal schneller sprechen als er tippen kann. Brauchbare Diktiergeräte kosten heute nicht mehr viel. Eine sehr gute Diktiergeräte-App wie eigentlich einfache Prinzip machte es bereits 1998 möglich, dass hoch qualifizierte Schreibkräfte, ChefsekretärInnen, ArzthelferInnen oder AnwaltsgehilfInnen, die aufgrund von veränderten Lebensumständen ganz oder teilweise zu Hause bleiben mussten, auch dort einer werthaltigen und finanziell solide vergüteten Arbeit nachgehen konnten. De facto war die erste Mitarbeiterin im Schreibbuero-24.com eine deutsche Chefsekretärin, die mit ihrem Mann nach Namibia gezogen war, weil er dort im Bergbau eine hoch dotierte Stelle angenommen hatte.

Die Anfangsjahre des Schreibbuero-24.com gestalteten sich jedoch schwierig. 1998 waren digitale Diktiergeräte noch sehr teuer. Diktiergeräte-Apps gab es noch gar nicht. Doch mit fort- schreitender Zeit entwickelte sich die digitale Diktiertechnologie zum Standard und das Schreibbuero-24.com wuchs solide weiter. Heute beschäftigt das Büro über 30 MitarbeiterInnen. Diese schreiben für Kliniken und Krankenhäuser, ÄrztInnen und AnwälteInnen sowie GutachterInnen aus ganz Deutschland.

Betrachtet man die Diskussion um das Thema Homeoffice, die Vorbehalte, die viele Unternehmen hatten und die quasi durch Corona erzwungene Entwicklung im letzten Jahr, so kann man z.B. „Dictate +” von der JOTOMI GmbH kostet unter 20€. Probieren Sie doch einmal diktieren statt tippen. Mit etwas Übung spart das sehr viel Zeit. Beispielsweise wurde der Artikel, den Sie gerade lesen, nicht geschrieben, sondern diktiert. Teilweise während einer Autofahrt.

Sehr interessant in Bezug auf die Ausführung von Schreib- und Transkriptionsarbeiten ist auch die Betrachtung der Kosten-Konstellationen Outsourcing vs. Inhouse. In vielen Fällen ist ein Outsourcing, welches beim Schreibbuero-24.com ja ausschließlich im Homeoffice erledigt wird, deutlich günstiger, als Schreib- oder Transkriptionsarbeiten im eigenen Sekretariat von festangestellten Mitarbeitern erledigen zu lassen. Wer sich für Details zum Kostenvergleich interessiert, wird in diesem Video fündig: https://youtu.be/p6m3m3MJZHo.

Online-Konferenzen, Fernwartung und virtuelle Meetings – schon seit 2001 (sogar made in Germany)

Heute reden auch in Deutschland alle von Zoom, Microsoft Teams und vielleicht noch von GoToMeeting. Mitte 2020 war beispielsweise Zoom Video Communications ständig in den Medien. Die Zugriffe auf die Website von Zoom.us stieg im März 2020 rapide an und explodierte geradezu im April 2020. Die Aktie des Unternehmens stieg von Januar 2020 bis Juli 2020 um 600%. Corona machte es möglich.

Neu an den Optionen und Möglichkeiten der genannten Softwarepakete ist wirklich gar nichts. Es gibt diese Softwaregattung seit knapp 20 Jahren. Der einzige Grund, warum sie bis dato in Deutschland nicht die Aufmerksamkeit erhalten hat, die sie verdient, ist die geistige Trägheit des Gewohnheitstieres Mensch. Bereits im Jahr 2001 hat die deutsche Firma Netviewer eine Software für Videokonferenzen, Screensharing (Fernwartung) und virtuelle Meetings vertrieben. Die Software wurde primär für das Windows-Betriebssystem angeboten, wurde zum Schluss in 16.000 Unternehmen und Behörden weltweit eingesetzt und war im Bereich Webkonferenzen Marktführer in Europa. Im April 2011 wurde die Software eingestellt. Netviewer wurde von der Firma Citrix, den Machern der Software GoTo- Meeting, aufgekauft und vertrieb fortan nur noch deren Produkte.

Aber auch ohne Netviewer braucht sich deutsche Conferencing-Software nicht hinter Konkurrenz aus den USA (Zoom, Microsoft Teams, Go- ToMeeting) verstecken. Team- Viewer ist ein weiteres Produkt dieser Gattung, welches bereits 2005 von der Göppinger TeamViewer GmbH (heute TeamViewer AG) vorgestellt wurde. Ironisch, denn Zoom,

Videokonferenzen, Online-Webinare und Telelearning waren plötzlich in aller Munde. Plötzlich boomten die Aktien der Anbieter, weil Unternehmen notgedrungen in Scharen zu deren Lösungen griffen. Plötzlich „entdeckten” Unternehmen in Massen die Möglichkeiten dieser Software. Auf einmal waren Online- Meetings und Online-Webinare salonfähig – und in den Medien entbrannte eine Diskussion über die Vor- und Nachteile von Homeoffice. Viele Unternehmen merkten, dass Homeoffice unter Zuhilfenahme von Software wie Zoom, Microsoft Teams, Webex oder GoToMeeting eine neue, spannende Option war, um Reisekosten und Reisezeit zu sparen, um die Umweltbelastung zu senken und in vielen Fällen die Produktivität zu steigern. Doch war diese Option wirklich so neu?

welches 2020 deutlich mehr mediale Aufmerksamkeit erhielt, wurde erst 6 Jahre später gegründet und veröffentlichte erst 8 Jahre später seine Software. Insofern ist es eigentlich erstaunlich, dass bis dato in Deutschland vergleichsweise wenig Unternehmen den Mut hatten, Homeoffice, Online-Meetings, Webinare, Video-Conferencing und Co. in einem größeren Stil einzusetzen, als es in den vergangen Jahren der Fall war. Doch dank Corona hat sich das ja im Laufe des Jahres 2020 geändert.

Tipp: Neben den im Vorgenannten erwähnten Softwarepake- ten gibt es noch mindesten 20 bis 30 weitere Pakete, die alle ihre Vor- und Nachteile haben. Wer erst jetzt in das Thema einsteigt, tut gut daran, sorgfältig zu recherchieren und nicht zum ersten Besten zu greifen. Teilweise sind die Preisunterschiede nennens- wert.

Fazit

Wegen Corona (oder sollte ich schreiben dank Corona) ist Homeoffice salonfähig geworden und die Gattung der Online- Meeting- und -Conferencing-Software erlebt eine Renaissance. Wegen Corona sind viele umweltbelastende Reisen ersetzt worden durch Online-Meetings. Es gibt sogar Unternehmen, die denken laut darüber nach, Bürofläche frei zu setzen, um Miet- kosten zu sparen, weil sie festgestellt haben, dass die Mitarbeiter mit gleicher Produktivität vom Homeoffice aus arbeiten. Manche Unternehmen glauben sogar zu erkennen, dass die Krankenquote spürbar gesunken ist, weil Mitarbeiter mehr Zeit für andere Aktivitäten haben. Durch den Wegfall der An- und Abfahrt zur Firma werden Zeiten für Fitness und Wellness frei. Das allgemeine Wohlbefinden steigt, der Stresslevel sinkt. Alles Faktoren, die zu einer geringeren Krankenquote beitragen. All das hätten wir 10 – 20 Jahre früher haben können – denn die Software, die es möglich macht, gibt es schon seit der Jahrtausendwende. Letztlich ist es doch erstaunlich, was aus der Not durch Corona entstanden ist. Die traurige Erkenntnis aus der sogenannten Corona-Krise ist: Corona ist ein todbringender Virus – aber auch ein Eyeopener, der uns zeigt, wie festgefahren der Mensch doch oft in seinen Strukturen, seinen Gewohnheits- und Denkmustern ist.

Dr. Erwin Lammenett war 20 Jahre Chef einer Internetagentur. Heute arbeitet er als Marketingberater, Dozent und Buch- autor. Sein Werk „Praxiswissen Online-Marketing“ ist heute das Grundlagenwerk Nr. 1 für digitales Marketing in deutscher Sprache. Sein Unternehmen Schreibbuero-24.com resultiert aus einem R&D-Projekt aus seiner Zeit als Agenturchef.

lammenett@lammenett.de
www.lammenett.de

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