Teams leiten und begleiten aus dem Homeoffice

Eine ungewohnte Situation für alle

Vor allem für Führungskräfte ist die aktuelle Situation neu und ungewohnt. War man bisher mit dem Team, dem Management und anderen Abteilungen vor Ort, sitzt nun jeder an seinem Schreibtisch. Für viele stellt sich die Frage, wie man sein Team nun trotzdem erfolgreich führt. Seien Sie beruhigt, es funktioniert – nur eben anders.

Kommunikation als Schlüssel zum Erfolg 

Wie in vielen Situationen ist Kommunikation der Schlüssel zum Erfolg. Ist es im Büro selbstverständlich, sich mit dem Kollegen kurz auszutauschen oder schnell eine Rückfrage zu stellen, ist dies im Homeoffice nur bedingt möglich. Der Plausch an der Kaffeemaschine entfällt, das Durchatmen auf der Terrasse ebenso. Umso wichtiger ist es, dass Führungskräfte auf einen regelmäßigen Austausch auf zwischen den Teammitgliedern achten – und das nicht nur zu fachlichen Themen.

Laden Sie zu kurzen Videocalls ein, um nicht nur Ihrem Team, sondern auch sich selbst eine Struktur zu geben. Beispielsweise die „Wasserstandsmeldung an Kaffee“ am Montagmorgen oder auch ein Daily Standup sind Möglichkeiten, die sich auch im Homeoffice problemlos realisieren lassen.

Flexibilität ist wichtiger denn je

Wenn wir eines gelernt haben, dann ist es, dass sich Situationen schnell ändern können. Und mit dieser Gewissheit werden wir auch noch in den kommenden Monaten und Jahren weiterleben und arbeiten, auch wenn momentan ein kleines bisschen Normalität eingekehrt ist. Führungskräfte dürfen und sollten daher transparent kommunizieren, wenn sie derzeit auf Sicht fahren. Zeigt es sich, dass getroffene Maßnahmen nicht funktionieren, ist es wichtig diese schnell wieder fallen zu lassen und gemeinsam mit dem Team einen alternativen Weg zu finden.

Bei aller Flexibilität, die auch die Arbeit im Homeoffice bietet, sollten Sie in der neuen Situation gemeinsam Leitlinien für die Zusammenarbeit festlegen. Dazu gehören neben Fragen zur Erreichbarkeit ( direkt anrufen oder erst anchatten, bis wann ist jemand erreichbar) beispielsweise auch die gewünschten Antwortzeiten auf E-Mails sowie Meeting-Routinen.

Loslassen! 

Für viele Führungskräfte bedeutet „Homeoffice“ auch immer die Angst, dass die Mitarbeiter nicht effektiv arbeiten. Die fehlende Kontrolle, nicht die Möglichkeit zu haben, jemanden über die Schulter zu schauen – das beunruhigt das Management oft auch heute noch. Dabei ist oftmals das Gegenteil der Fall. Studien belegen, dass Arbeiten im Homeoffice produktiver ist. Das ist sicherlich erfreulich für Unternehmen, hat aber für das Führen aus dem Homeoffice zwei Folgen. Erstens bedeutet es, dass Manager ihre Befürchtungen über Bord werfen und ihrem Team Vertrauen entgegenbringen sollten. Zweitens bedeutet es aber auch, dass sie darauf achten sollten, dass Teams die Pausenzeiten einhalten und auch irgendwann Feierabend machen.  

In der aktuellen Situation weiterhin darauf pochen, dass die vertraglich vereinbarten 40 Stunden von den Arbeitnehmern auch erbracht werden, scheint ein wenig weltfremd, auch wenn viele Unternehmen es sicherlich weiterhin so handhaben. Doch gerade für Eltern ist dies zwischen Kinderbetreuung und Homeschooling kaum möglich und wenn doch, dann sicher nicht mit dem gewünschten Ergebnis. Ergebnis ist übrigens das richtige Stichwort an dieser Stelle. Statt auf die Stunden zu pochen, sollten Unternehmen in der aktuellen Lage realistische Ziele mit den Mitarbeitern vereinbaren und Ihnen die Möglichkeit geben, diese in einer freieren Zeiteinteilung wie bisher zu erreichen. Für das Führen aus dem Homeoffice gilt also auch Führen nach Ergebnis.  

Gut geplant ist halb gewonnen 

Ebenso wichtig, wie Vertrauen und regelmäßige Meetings ist die Planung und Kommunikation von Terminen, Deadlines und weiteren Projektschritten. Diese sollten nicht nur nebenbei im Gespräch oder Chat, sondern in einem für jedes Teammitglied zugänglichen Projektmanagamenttool gespeichert sein. Ein Beispiel für ein Werkzeug, dass es auch verteilten Teams ermöglicht, gemeinsam zu chatten, Videokonferenzen abzuhalten, die Projektplanung zu organisieren und gemeinsam Dokumente zu bearbeiten, ist Microsoft Teams.

Auch wenn das alles Neuland für Sie und Ihr Team ist, akzeptieren Sie die Situation und lassen Sie sich darauf ein. Damit Sie noch erfolgreicher sein können, haben wir noch einige Tipps für Sie:

1. Offen und ehrlich – sollten Sie sein, zu sich aber auch zu Ihrem Team. Erklären Sie Herausforderungen und stellen Sie sich ihnen gemeinsam.

2. Loslassen – sollten Sie die Angst vor Kontrollverlust. Auch wenn Sie Ihre Mitarbeiter nicht stets im Blick haben, vertrauen Sie darauf, dass trotzdem jeder seine Aufgaben erledigt.

3. Vertrauen – ist das A und O und die Voraussetzung dafür, dass die Situation erfolgreich gemeistert wird, jetzt und auch in Zukunft.

4. Treffen – sollten Sie sich auch virtuell regelmäßig. Starten Sie den Tag vielleicht gemeinsam mit einem kurzen Meeting, um auf dem Laufenden zu bleiben.

5. Struktur – muss auch im Homeoffice sein. Vereinbaren Sie Feedbackrunden und kurze Teammeetings, um mit allen Mitarbeitern im Kontakt zu bleiben.

6. Erreichbarkeit – ist unerlässlich für Führungskräfte. Machen Sie deutlich, dass Sie jederzeit ansprechbar sein, über E-Mail, Chat, Telefon und Video.

Und nach Corona? 

Was passiert Post-Pandemie – wann auch immer das sein wird? Gehen wir alle dann wieder zurück in unsere Büros und vergessen, was wir in den letzten Monaten zwangsweise gelernt haben?

Eins ist klar: Der Wunsch und Wille, die Digitalisierung umzusetzen war auch vor der Pandemie schon da, nur mit der Umsetzung haperte es noch. Alle die, die den geplanten Weg nun im Eiltempo gegangen sind, werden nun kaum wieder zurückgehen. Das Homeoffice und die damit einhergehenden Veränderungen in der Arbeit sind hoffentlich ein erster Schritt hin zum Wandel der digitalen Arbeitskultur.