.

Agiles und digitales Arbeiten wird uns Menschen noch mehr fordern als bisher gedacht. „Digital“ sein ist IN, dabei sein ist alles, denn wir haben ja ein Smartphone! Heute sind wir mobil, digital, virtuell und wir sind im Chatroom unterwegs, bereit für Social Media rund um die Uhr. Jeder? Mehr als 50 % verstehen unter Digitalisierung das Versenden von Mails. „Digitale Transformation“ – was ist das denn, will ich das? Ängste und Erwartungshaltungen gibt es deshalb gleich gratis obendrauf.

Der Kopf ist voll, die Zeit ist kurz und die Aufgaben wechseln täglich. Bald gibt’s die Welt 5.0 – “Geht’s noch?”, fragt man sich da.

Forscher und Gelehrte gehen derweil auf die Barrikaden: „Nehmt die Menschen mit! Wo bleibt die Kommunikation, wo sind Emotionen, wie steht‘s mit der Wertekultur?“ (Halb)automatisierte digitalisierte Abläufe ergänzen unsere täglichen Mechanismen, zu denen wir nicht nur Vertrauen aufbauen müssen, sondern sie akzeptieren, zulassen, weiterentwickeln und verbessern sollten.

Als mittelständisches Beratungs- und Softwareunternehmen mit Mitarbeitern der „Generation What“ (Europas größte Jugendstudie 2016 nennt so die 18- bis 34-Jährigen) und vielen erfahrenen Experten aus der Generation vor dem Internetzeitalter sehen wir uns in einer besonderen Verantwortung. Seit Jahrzehnten haben wir unser Produkt- und Leistungsportfolio auf die lösungsorientierte Unterstützung effizienter, administrativer Abläufe in den Organisationen ausgelegt. Schon immer gehört eine offene und vertrauensvolle Kommunikation mit unseren Partnern und Anwendern zu unseren Leitsätzen. Wir glauben, dass es uns nur dadurch möglich ist, nicht nur die Trends und Innovationen der Zeit technologisch voranzutreiben (dafür sind wir die IT), sondern vor allem die Agilität der Organisationsveränderungen und -aufgaben mit IT-Lösungen sinnvoll und effizient zu unterstützen. Beispiele für rasante, fachlich getriebene Arbeits- und Organisationsveränderungen sind aus der IT „BYOD“ (Bring Your Own Device). Jüngst formulieren die Unternehmensjuristen und Compliance-Mitarbeiter ihre Herausforderungen in „Legal Tech“ (legal and technology). Alle haben eines gemeinsam: Es geht um die Vereinfachung von täglichen Aufgaben, regelkonformen Abläufen und transparenter Dokumentation mit dem „Bleistift des 21. Jahrhunderts“ – der IT. Aber was heißt das, wie sieht das aus? Ist „smart“ denn nicht einfach, einfach so? Nein!

Seit Jahren ist die „Funktionshascherei“ vorbei, der Zauber der Software verflogen. Heute meckern wir über jeden Klick zu viel, sind genervt über jede Sekunde Wartezeit beim Laden von Informationen auf dem Bildschirm. Wenn das WLAN weg ist und die App so gar nicht mehr bedienbar ist, dann drehen wir schier durch.

So ganz selbstverständlich gehen wir davon aus, dass Datenschutz und Berechtigungsvergabe beim Zugriff auf Daten sicher gewährleistet sind, dass „die IT immer funktionieren muss“. Allein diese Ansprüche hindern uns, die Wahrheit zu sehen: Die IT nimmt uns nicht unsere Handlungskultur, unsere Kommunikationskultur ab, wir werden nur anders damit umgehen müssen. Im Gegenteil, die Erwartungshaltung steigert sich noch potenziell: Aber: Wie sieht eigentlich die Post von morgen aus?

Immer mehr Menschen gehen im Geschäftsleben mit digitalen Informationen um, immer mehr entdecken Chancen und denken über Potenziale im Informationsaustausch nach. Das schreit danach, den Trendsettern unter uns, smarte, einfach zu gestaltende Plattformen und Lösungen zum transparenten und abteilungsübergreifenden Dokumentieren von Informationen an die Hand zu geben. Wir brauchen eine verlässlich dokumentierte und revisionssichere Zusammenarbeit (Collaboration) zwischen den Mitarbeitern. Den respektvollen Umgang natürlich vorausgesetzt. Und ich bin schon heute neugierig darauf, wie ich meinen „Schreibtisch“ als individuell konfigurierbare Möglichkeit einer Plattform (Software) so anpassen kann, dass ich individuell am besten arbeite. Eben meinem Aufgaben- und Verantwortungsbereich entsprechend mit Informationen sicher umzugehen, diese zu finden und wenn möglich auch im Team zu teilen (Sharing).

Im Vordergrund steht dabei, das Vertrauen in die digitale Welt durch Transparenz und Verbindlichkeit zu schaffen und außerdem menschliches, intuitives Verhalten in die digitalen Abläufe zu integrieren und zu modellieren. Ein unternehmensweites Informations- und Wissensmanagement in (halb)automatisierten Organisationsprozessen verbindlich messbar, revisionssicher und compliant einzuführen, entspricht eigentlich dem GMV, dem gesunden Menschenverstand. Aus der Vergangenheit wissen wir jedoch, dass ein guter kontinuierlicher Verbesserungsprozess (KVP) nur von einer motivierten Mitarbeiterschaft gelebt werden kann. Nicht „BigData“ und „Klein-Klein“. Wir sollten vielmehr die Kreativität, die Veränderungsbereitschaft und vor allem das Engagement der Mitarbeiter in der Organisation nutzen, um daraus ein gutes Organisations-, Handlungs- und Change Management abzuleiten. Im Team, schnell, transparent, verbindlich, messbar!

Deshalb ist es „smart“, wenn wir unsere Aufgaben in Zukunft vom Arbeitsplatz, von Zuhause oder von unterwegs (mobil) durch

  • interaktive und vernetzte Login-Masken (eUserGuide, TicketSystem, Social-Plattform, SupplierChatroom, InformationDesk, Portal-Links, etc.)
  • rollenbasierte und fachspezifisch individuell gestaltete WorkDesks mit funktionalen Standard-Apps
  • intelligente, abgespeicherte und wiederverwendbare Abläufe zur Vereinfachung täglicher Routine
  • intuitive und kontextbezogene Informationsdarstellung und wenige Handgriffe zum Verarbeiten
  • (Smart)EasySearch & fuzzy logic (Treffgenauigkeit auf Volltextebene)
  • Direct-Share-Mechanismen (WorkDesk, Reports, etc.), teamorientierte und verteilte Aufgaben

sicher, einfach und effizient lösen werden.

Das neue IT-Zauberwort heißt businessApp platform. Eine Plattform enthält rollenbasierte, konfigurierbare Desktops, sogenannte Business-Apps, wo der Anwender in seinem Aufgabengebiet effizient und möglichst einfach seine Aufgaben bearbeiten kann. Die Smart-App-Bausteine kann der Administrator / Anwender selbst definieren bzw. entwickeln. Dazu muss er keine Programmiersprache beherrschen, sondern kann durch ein 3-Schritte-Smart-Modell in einer rein visuellen Konfiguration die Business-App definieren. Das 3-Schritte-Smart-Modell besteht aus:

  • Modul aus der Plattform auswählen oder Organisationsprozess definieren
  • Modul-Parameter konfigurieren oder den Ablaufprozess mittels digitalem Werkzeug (BPMN2.0-Notation) malen / visualisieren
  • “App-Kachel” in der Business-Plattform mit dem Modul oder dem Organisationsprozess verbinden

Die „artificial intelligence“ dieser Methodik liegt darin, die agilen Organisationsaufgaben und -prozesse nicht an einzelnen Personen, sondern an Rollen zu definieren. Damit kann auf Veränderungen, Teamorientierung und vor allem auf Individualität der Abläufe in den Abteilungen oder zwischen den Abteilungen übergreifend schnell und einfach reagiert werden. In einer businessApp platform wie SmartLCM werden die Vorteile bewährter, standardisierter Business-Lösungen/Module, als auch individueller Ablaufprozesse mittels BPMN2.0 für jede Anwendergruppe(-rolle) in einer Applikation nutzbar. Damit werden die benutzerdefinierte, abteilungsübergreifende Organisation und deren Abläufe mittels einer Informationsdrehscheibe (Plattform) gelebte Praxis. Ob Anwendungen (Apps) für den Ansatz für Legal Tech oder SmartContract, M2M, Compliance Excellence oder Lieferantenmanagement, ganz egal, die IT hat die Grundlagen mit der businessApp platform geschaffen. Jetzt sind alle gefragt, um aus der Vision „Büro 5.0“ – oder papierlose Organisation – den digitalen Wandel nicht nur zu erleben, sondern mitzugestalten.


Meine “Smart-Philosophie”(-Arbeitsweise) basiert auf:

  • SmartLCM – Plattform für Enterprise Information Management (webbasiert, Content-Management) als Grundlage für plattformübergreifende Kommunikation
  • SmartApps mit intuitiver, konfigurierbarer Benutzeroberfläche (Mobilität durch responsive design)
  • fachbezogene Standardfunktionen für administrative Unternehmensbereiche wie z.B. Legal, Purchase, Compliance, IT oder Finance / Controlling
  • interaktive Vernetzung bzw. Systemintegration / Connectoren in andere Fachapplikationen oder Social Media
  • konfigurierbare, individuelle und rollenbasierte Arbeits-Tableaus (Kacheln)
  • SmartEasySearch – informations- / objektbezogene, effiziente “artificial intelligence”-Recherche
  • SmartBusinessAdminManager – Vorlagen, Richtlinien, Workflow(Prozesse)-Verwaltung für automatisierte Organisations- und Ablauf-Regeln
  • SharedDesk – Verteilung von Best-Practice, WorkDesk, Reports etc. an User / Rollen
  • Ablage und Verwaltung von Informationen gemäß GoBD

.

The Quality Group
Steffen Schaar
www.tqg.de

Kennen Sie schon den aixvox-Newsletter?

Lassen Sie sich einmal im Monat kostenlos über die aktuellsten Workshops, Messen, Seminare und Webinare informieren!

Sie haben erfolgreich den aixvox-Newsletter abonniert!

X