Der Schlüssel zur Optimierung von Geschäftsprozessen liegt in deren Automatisierung. Besonders effektiv ist dabei der Umgang mit Dokumenten, denn gerade in der Erfassung und in der Weiterverarbeitung von elektronischen Dokumenten schlummern große Optimierungspotentiale. Durch die automatische, digitale Bearbeitung von Dokumenten können Unternehmen zeitraubende, manuelle Tätigkeiten bis hin zu komplexen Vorgängen automatisieren. Der Vorteil liegt auf der Hand: Wird auf automatisierte Bearbeitung umgestellt, werden Fehler reduziert und gleichzeitig die Arbeitsgeschwindigkeit erhöht.
Moderne Verfahren für den Dokumentenaustausch wie Next Generation Dokument Exchange (NGDX) ermöglichen die digitale Übermittlung elektronischer Dokumente. Sie machen es möglich, die Flut der immer noch in Unternehmen zirkulierenden Papierdokumente einzudämmen und Workflow-Management-Systeme durch die digitale Übermittlung des elektronischen Dokuments nahtlos zu speisen. So wird die Automatisierung von Geschäftsprozessen und alltäglichen Routineaufgaben, die bei Mitarbeitern oft wertvolle Kapazitäten binden, erst ermöglicht.
Das Leistungsspektrum von Verfahren zur Dokumentenverarbeitung umfasst die automatische Erfassung und Überprüfung von Dokumenten, die Extraktion und Bereitstellung von Daten aus unterschiedlichen Dokumenten sowie die Abbildung und Automatisierung von systemübergreifenden Prozessabläufen. Oft fehlt jedoch die verlustfreie, nachweisbare und direkte Übertragung der Dokumente an ein anderes Unternehmen oder einen anderen Standort. Diese Lücke schließt Next Generation Document Exchange.
Ferrari electronic nutzt dabei die aktuellen Standards der ITU. Das stellt sicher, dass herkömmliche und moderne Lösungen zuverlässig miteinander kommunizieren. Somit ist der neue Standard abwärtskompatibel zum etablierten Faxprotokoll, bestehende Faxserver und analoge Faxgeräte laufen ohne zusätzliche Soft- oder Hardware weiter. Integrierte, automatische Prozesse sorgen dafür, dass alle Daten korrekt übertragen werden. Sollen zum Beispiel PDF-Dateien an Faxgeräte versendet werden, die deren Empfang nicht unterstützen, wird das Dokument vor der Übertragung als Bild gerastert und als herkömmliches Fax gesendet.
Verifizierte digitale Prozesse
Der Bedarf, digitale Kommunikation beweisbar und unmanipulierbar zu machen, ist offenkundig. E-Mail hat diese Anforderung nie erfüllen können. Mit NGDX schafft Ferrari electronic erstmals eine Lösung, die PDF/A-Dokumente unverändert und belegbar versendet und lässt diese zudem durch die optionale Nutzung von Blockchain-Technologie verifizieren.
Dank Blockchains lassen sich so erstmals digitale Inhalte auf Dauer überprüfen und beweisen. Digitale Inhalte werden unmanipulierbar. Blockchains generieren somit zusätzliches digitales Vertrauen und bieten neue Möglichkeiten bei der Kollaboration über die Grenzen einer Organisation hinweg.
Wird NGDX also mit der Blockchain kombiniert, erhält die Lösung zusätzliche Nachvollziehbarkeit. Jedem Bearbeitungsschritt wird während des Geschäftsprozesses ein eindeutiger Hashwert zugeordnet und in der Blockchain hinterlegt. Damit kann die gesamte Kette des Dokumentenaustausches transparent nachvollzogen werden. Die Echtheit digital übermittelter Dokumente ist somit bewiesen. Für geschäftskritische Dokumente kann sogar ein digitales Einschreiben mit „Rückschein“ erstellt werden.
Ein branchenübergreifender Kommunikationsstandard
NGDX optimiert bestehende Business- Process-Management-Systeme. Durch die Integration lassen sich zeitaufwändige Routineaufgaben automatisieren, Dokumente in Sekundenschnelle erfassen und digital verarbeiten. Werden die Prozesse zentral über Workflows gesteuert, sind die richtigen Unterlagen zur richtigen Zeit an der richtigen Stelle abrufbar, rechtssicher und zugriffsgeschützt übertragbar.
Die einfache, schnelle und rechtssichere Übertragung von PDF/A-Dokumenten in IP-Umgebungen ist der erste Schritt auf dem Weg zum Dokumentenaustausch der Zukunft. Die Beibehaltung der einfachen Bedienung bei gleichzeitiger Tiefenintegration in bestehende Unternehmensprozesse sowie die automatische Lesbarkeit hybrider Dokumente – also lesbar von Maschinen und Menschen – etwa ZUGFeRD 2.0 für den Rechnungsversand – sind die nächsten Schritte. Dadurch wird Next Generation Document Exchange zu einem branchenübergreifenden Kommunikationsstandard, der die um sich greifenden Insellösungen obsolet macht.
Fazit
In vielen Unternehmen schlummern Optimierungspotentiale, die sich durch Digitalisierung und Prozessautomation ausnutzen lassen. Verfahren wie Next Generation Dokument Exchange bilden die Basis für eine optimal funktionierende Automatisierung der Geschäftsprozesse. Am Ende dieses Umstellungsprozesses werden zeitraubende, manuelle Tätigkeiten bis hin zu komplexen Abläufen automatisiert. Und der Einsatz der Blockchain-Technologie sorgt für Vertrauen und höchste Sicherheit.
Ferrari electronic AG
Claudia Duval
Unternehmenskommunikation & Marketing
Duval@ferrari-electronic.de
www.ferrari-electronic.de
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