SO KOMMUNIZIEREN UNTERNEHMEN HEUTE: DIGITAL, EFFIZIENT UND RECHTSSICHER
Die Zeichen der Zeit stehen ganz klar auf digitaler Kommunikation. In der IP-Welt sind deshalb moderne Dokumentenaustauschsysteme gefragt, die den Transfer von Dokumenten vereinfachen und beschleunigen sowie Rechtssicherheit garantieren.
Welche Verfahren gibt es dafür, welche Techniken stecken dahinter und wie kann durch Verschlüsselung oder den Einsatz der Blockchain-Technologie ein Höchstmaß an Revisionssicherheit bei der Übertragung erreicht werden?
Vom Fax zum modernen Dokumentenaustausch
Die Faxtechnologie war lange Zeit das einzige interdisziplinäre und universelle Verfahren zur Übermittlung von Dokumenten. Ferrari electronic, Anbieter von Unified-Communications-Lösungen, entwickelt die Technologie auf Basis aktueller Standards der ITU (International Telecommunication Union) konsequent weiter, um ein Übertragungsverfahren zu realisieren, das nicht nur innovativ, sondern auch zukunftsfähig ist. Mit Next Generation Document Exchange (NGDX) soll ein neuer Standard für den schnellen und rechtssicheren Dokumentenaustausch etabliert werden. Um sich greifende Insellösungen werden damit obsolet.
Der Dokumentenaustausch der Zukunft ist die einfache, schnelle sowie rechtssichere Übertragung von Dokumenten in IP-Umgebungen. Unter Beibehaltung der einfachen Bedienung erfolgt die gleichzeitige Tiefenintegration in bestehende Unternehmensprozesse und die automatische Maschinenlesbarkeit durch Textextraktion auf Basis etablierter Standards – zum Beispiel ZUGFeRD für den Rechnungsversand. Denn erst wenn diese digitalen Dokumente von Menschen und Maschinen gelesen werden können, spielen moderne Dokumentenaustauschverfahren ihr ganzes Potential aus.
Die „Schwächen“ des Fax, wie die geringe Schwarz-Weiß-Auflösung oder eine langsame Übertragung, werden überwunden. Darüber hinaus können Formate wie ZUGFeRD 2.0 oder PDF/A sowie umfangreiche Dokumente in Farbe mit Metadaten ohne Qualitätsverlust übermittelt werden.
Dokumentenverschlüsselung schafft Sicherheit
Überall dort, wo unternehmenskritische oder sensible Daten digital ausgetauscht werden, sind die Sicherheitsbedenken groß und die gesetzlichen Vorgaben streng. Der moderne Dokumentenaustausch sollte aus diesem Grund über eine verschlüsselte End-To-End-Verbindung erfolgen. Damit werden Sender und Empfänger eindeutig verifiziert und die Dokumente können während der Übertragung nicht manipuliert oder kopiert werden.
Um das zu realisieren, wird ein hybrides Verschlüsselungsverfahren genutzt, bei dem der Absender unter anderem den Public Key des Empfängers verwendet, um die Dokumente zu sichern. Liegt dem Absender dieser Key noch nicht vor, kann er während der Übertragung durch den Absender angefordert werden.
Besonders aussichtsreiche Branchen für modernen Dokumentenaustausch
Aktuelle Analysen von McKinsey & Company in Zusammenarbeit mit dem Bitkom machen das Potential deutlich, das der Einsatz digitaler Technologien etwa für den öffentlichen Sektor in Deutschland bereithält. Es ist die Rede von einer Reduzierung des Zeitaufwands um 60 Prozent für einzelne Verwaltungsdienstleistungen von Bürgern und Behörden. Aber auch Unternehmen sind auf der Gewinnerseite und könnten jährlich bis zu 1 Milliarde Euro einsparen.
Der moderne Dokumentenaustausch ist ein wichtiger Baustein für das Erreichen dieser Aussichten. Im Gesundheitssektor etwa kann die Kommunikation zwischen niedergelassenen Ärzten, Krankenhäusern und Versicherungen mit branchenübergreifenden Systemen vereinfacht und optimiert werden.
Auch im öffentlichen Sektor kann der moderne Dokumentenaustausch eine wesentliche Rolle bei der rechtskonformen, fristgerechten Bearbeitung von Schriftstücken spielen. Bislang bestehen Behörden oftmals auf die Einreichung der Originaldokumente per Post, was einen immensen Verwaltungsaufwand mit sich bringt. Ein modernes Dokumentenaustauschsystem vereinfacht das zeitintensive Datenmanagement erheblich.
Noch mehr Sicherheit und Vertrauen dank Blockchain-Technologie
Digitale Inhalte lassen sich ohne großen Aufwand erstellen, übertragen und verändern. Die Digitalisierung schafft Raum für Manipulationen. Selbst mit hohem forensischem Aufwand sind Manipulationen an digitalen Inhalten nicht immer nachzuweisen. Hier setzt die Blockchain-Technologie an. In Verbindung mit NGDX sollte sie dann zum Einsatz kommen, wenn eine weitere Sicherheitsprüfung beim Transfer von Dokumenten implementiert werden muss. Digitale Inhalte lassen sich so dauerhaft überprüfen.
Für ein versendetes Dokument wird dabei ein Hashwert errechnet und in der Blockchain hinterlegt. Ist der Hashwert beim Empfänger des Dokuments identisch, ist nachgewiesen, dass auf dem Versandweg keine Veränderungen an diesem Dokument vorgenommen worden sind.
Die Prozesse in Unternehmen werden durch den Einsatz intelligenter Dokumentenaustauschverfahren also nicht nur vereinfacht, sondern zugleich rechts- und revisionssicher dokumentiert.
Ferrari electronic AG Claudia Duval
Unternehmenskommunikation & Marketing Duval@ferrari-electronic.de
Ruhlsdorfer Str. 138
14513 Teltow
03328 – 455 90
www.ferrari-electronic.de
https://ngdx.ferrari-electronic.de
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