Managed Services: Für eine reibungslose Migration zu Microsoft 365

Stellen Sie sich das folgende Szenario eines mittelgroßen Unternehmens vor:

Ein Unternehmen mit etwa 500 Mitarbeitern aus verschiedenen Abteilungen (Vertrieb, Marketing, Finanzen, IT usw.) plant die Umstellung auf Microsoft 365, um ihre Produktivität, Zusammenarbeit und Kommunikation zu verbessern. Das Unternehmen verwendet derzeit eine Mischung aus lokalen Servern, E-Mail-Systemen von Drittanbietern und verschiedenen Softwarelösungen. Es sind diverse Herausforderungen zu erwarten.

Datenmigration und -verlust
Bei der Migration von Daten aus den alten Systemen in die Microsoft 365-Umgebung könnten Dateiformate nicht kompatibel sein oder es könnten Daten verloren gehen, was zu Unterbrechungen bei der Arbeit führen könnte.

Anpassung der Arbeitsprozesse

Die Einführung einer neuen Arbeitsumgebung erfordert oft eine Anpassung der Arbeitsprozesse, um die neuen Kollaborations- und Kommunikationsmöglichkeiten optimal zu nutzen. Einige Mitarbeiter könnten Widerstand gegen Veränderungen zeigen oder Schwierigkeiten haben, sich an die neuen Arbeitsweisen anzupassen. Dies erfordert eine klare Kommunikation über die Vorteile der Umstellung und gegebenenfalls eine Anpassung der Change-Management-Strategie.

Sicherheitsbedenken 
Die Speicherung von Unternehmensdaten in der Cloud kann Sicherheitsbedenken hervorrufen, insbesondere wenn es sich um vertrauliche Informationen handelt. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass die Sicherheitsvorkehrungen von Microsoft 365 den internen Compliance-Richtlinien entsprechen.

Integrationsprobleme
Das Unternehmen verwendet möglicherweise bereits einige maßgeschneiderte Softwarelösungen oder Drittanbieter-Tools, die nahtlos in die bestehende Infrastruktur integriert sind. Bei der Umstellung auf ein neues System könnten Integrationsprobleme auftreten, die es erforderlich machen, Anpassungen vorzunehmen oder alternative Lösungen zu finden, um die Kontinuität der Arbeitsabläufe sicherzustellen.

Expertenrat

Bei der Umstellung auf Microsoft 365 ist es also wichtig, die üblichen Fehler zu vermeiden, um eine für alle Seiten erfolgreiche Migration zu erreichen. Was genau sind hier die entscheidenden Aspekte? Wie können Lösungen dazu aussehen? Wir fragen einen Spezialisten für individuelle Lösungen für die Digitalisierung von Unternehmen:  „Wir haben hier einen der Hauptfehler identifiziert: Oft wird die IT-Abteilung allein mit der Migration beauftragt. Dabei besteht die absolute Notwendigkeit eines 100-prozentigen Engagements und der Unterstützung seitens des Managements“, betont Robert Babic, Geschäftsführer der byon GmbH. „Idealerweise sollte ein Schlüsselbenutzer die Migration inhaltlich und mit Begeisterung begleiten“, schildert Babic das optimale Szenario.

Erfolg mit „3 S“

Denn, so Babic weiter, die erfolgreiche Umsetzung erfordere eine detaillierte Planung und klare Aufgabenverteilung sowohl auf Seiten des Kunden als auch des Dienstleisters. Ein gemeinsamer Zeitplan und eine umfassende Dokumentation sowie fundierte Mitarbeiterschulungen seien dabei hilfreich, da sich das Thema Microsoft 365 ständig weiterentwickle und neue Features biete, die genutzt werden sollten.

Babic und sein Team nutzen hierbei die in seinem Unternehmen entwickelte „drei „S“ Formel“, um die grundlegenden Anforderungen an Unternehmen in den Fokus zu rücken:

1. Standardisierung erleichtert die Fehlerbehebung und ermöglicht es, auf interne und externe Ressourcen zurückzugreifen.
2. Simplifizierung des Arbeitsumfelds, damit die Mitarbeiter sich auf ihr Kerngeschäft konzentrieren können, ohne von komplexen IT-Prozessen behindert zu werden.
3. Skalierbarkeit, um flexibel auf Projektanforderungen reagieren zu können.

Wer schreibt, der bleibt

Ebenfalls im Gespräch mit Robert Babic wird klar, warum jeder wirklich eine lückenlose Dokumentation sicherstellen sollte: nicht nur, weil er wechseln muss oder irgendwann wechseln wird (Unabhängigkeit von Anbietern) und weil dem IT-Partner das Leben erleichtert wird, sondern auch weil es um Themen geht, wie Sicherstellung von Betrieb, Fehlersuche und nicht zu vergessen das Thema Datenschutz. Es braucht eine lückenlose Dokumentation und wenn es auch gewisse Vorgaben wie DSGVO-Konformität und um die Auftragsverarbeitung und mehr geht, sei das zwingend erforderlich. Aus Sicht des Migrations-Experten definitiv ein wesentlicher Punkt, der immer einen Teil des Leistungspaketes darstellen sollte.

Unser Tipp: Suchen Sie sich einen Dienstleister mit ähnlichem Mindset wie Robert Babic. Die Managed Services der byon GmbH beispielsweise umfassen sämtliche Digitalisierungsthemen. Mit ihrer Flexibilität und Skalierbarkeit ermöglichen sie eine schrittweise Migration zu Microsoft 365 und integrieren vorhandene Unternehmensstrukturen in zukunftsfähige Konzepte.

 

 

 

 

 

Bei Beratungsbedarf zum Thema sprechen Sie uns gerne an: KONTAKT