MS Teams, Zoom u.ä. werden täglich als Videokonferenzlösungen eingesetzt. Sie reichen aber für eine produktive Online- Zusammenarbeit in Unternehmen nicht aus. Die Meeting-Teilnehmer brauchen zusätzlich die Möglichkeit, sich kreativer und interaktiver mit einzubringen.

Collaboard ist eine kollaborative Online-Whiteboard-Software und bietet eine neue Art der virtuellen Zusammenarbeit, denn «Great minds think together»: In Echtzeit können in Online-Meetings oder Workshops gemeinsam Brainstormings durchgeführt, Mind-Maps erstellt und Projekte geplant werden. Zusätzlich kann man, auch mittels Vorlagen, eine Customer Journey und Prozesse visualisieren sowie SWOT- oder Kosten-Nutzen-Analyse aufzeichnen. Präsentationen sind, im Gegensatz zu Power Point, viel dynamischer, da Know-how anders gebündelt und Ideen und Konzepte visueller erklärt werden können.

Unternehmen und ihre Mitarbeiter haben die Möglichkeit, das Tool als cloudbasierte oder On-Premises-Lösung zu verwenden. Der Zugang ist über alle Geräte, Browser und Betriebssysteme gewährleistet. Collaboard gehört einem 40-jährigen Schweizer Familienunternehmen (IBV Informatik, Beratungs- und Vertriebs- AG), welches eine hohe Datensicherheit gewährleistet. Alle Daten werden DSGVO-konform in der Schweiz und in der EU gehostet und verarbeitet.

Übrigens, es gibt eine Collaboard-Integration mit Microsoft Teams und Zoom. Durch das Hinzufügen der App direkt in der jeweiligen Videokonferenzlösung ist kein Wechsel der Anwendung mehr erforderlich.

Ein treuer Kunde ist Florian Kunze. Er ist Experte aus dem Mittelstand für Digitalisierung, Motivation und Netzwerken und als CDO/CIO bei Kunze Bühnen im Einsatz. Für die Ausgabe 2021 der PRAXISTIPPS haben wir ihn zu Collaboard interviewt.

Bei uns im Unternehmen haben auch bisher überzeugte Verfechter von Darstellungen auf Papier eingesehen, dass der Einsatz von einem Online-Whiteboard praktischer und viel sinnvoller ist.

Kannst du uns von einem Praxisbeispiel er- zählen, wo du ein Online-Whiteboard bei einem Workshop mit Teilnehmern eingesetzt hast, die davor noch nichts mit der Technologie zu tun hatten?

Für meine Workshops „Digitalisierung GANZ KONKRET“ in den Unternehmen oder Seminaren bereite ich für jeden Teilnehmer ein Individualboard vor, mit dem dieser seine Digitalisierungsstrategie ent- wickeln kann. Zugriff hat nur der individuelle Teilnehmer.

Vielen Dank Florian, dass du dir Zeit nimmst, über deine Erfahrung mit der Online-Whiteboard-Software Collaboard zu berichten.

Seit wann benutzt du Collaboard in deiner Funktion als Speaker und als CIO/CDO von Kunze Bühnen?

Collaboard habe ich zum ersten Mal 2019 für mich entdecken können und nutze es aktiv seit 2020 sowohl bei meinen Beratungen und Workshops zur Umsetzung der Digitalisierung als auch bei Kunze Bühnen in Projekten und Jour fixe Meetings, z. B. in der täglichen Lean-Besprechung.

Was war für dich der ausschlaggebende Grund, auf Online-Whiteboards umzusteigen?

Mit der Lösung kann man zeichnen, Texte markieren und radieren, genauso wie auf einem Stück Papier. Damit lassen sich auch einfach Elemente wie Haftnotizen und Karten mit Bildern, Dokumenten und Videos verknüpfen.

Man arbeitet schier in einem unendlichen Raum, um Mind-Maps, Konzepte, Arbeitsabläufe, Brainstormings etc. papierlos zu erstellen. Wenn man irgendwo etwas hinzufügen will, funktioniert das problemlos und ortsunabhängig im Team. Das finde ich einfach fantastisch und macht das Arbeiten viel einfacher.

Auf einem zweiten gemeinsamen Gruppenboard entwickeln wir zu den Bereichen der Digitalen Transformation Ideen und konkrete Umsetzungsbeispiele. Hier haben alle Teilnehmer parallel Zugriff und können interaktiv an den Themen zusammenarbeiten.

Was sich in der Praxis gezeigt hat, ist, dass die Teilnehmer nach einer kurzen Einweisung sehr schnell in der Lage sind, das Online- Whiteboard zu bedienen.

Durch die einfache Anwendung und visualisierte Darstellung kommen wir bei den Workshops sehr schnell voran.

Was waren dabei für dich die größten Herausforderungen als Workshop-Moderator?

Viele Teilnehmer sind es gewohnt, mit Flipcharts und Karten zu arbeiten und müssen zunächst für ein Online-Whiteboard begeistert werden. Gleichzeitig muss ich mir eine klare und den- noch flexible Struktur überlegen, um die Workshops so zu gestalten, dass diese eine interaktive gemeinsame Zusammenarbeit ermöglichen. Ich habe mich dann dazu entschieden, die Boards als Story aufzubauen. Und diese in einer Geschichte verpackte Struktur bearbeiten wir in den Workshops.

Was für Feedback hast du in diesem Zusammenhang von den Workshop-Teilnehmern bekommen?

Einige Teilnehmer sind anfangs oft skeptisch, aber das legt sich i. d. R. nach wenigen Minuten gemeinsamer Arbeit. Dann ist das Feedback sehr positiv, weil die Teilnehmer feststellen, wie einfach man mit diesem Tool arbeiten kann und welche Vorteile es bietet. Einfügen von Links und Videos ist mit Collaboard problemlos möglich. Auf Papier ist das nicht machbar. Diesen und weitere Vorteile entdecken die Teilnehmer meist sehr schnell und sind dann am Ende von dieser praktischen Anwendung überzeugt.

Wie setzt du als CIO/CDO von Kunze Bühnen Collaboard in den Lean-Meetings ein?

Uns ist wichtig, zusammen mit den Mitarbeitern die acht Verschwendungsarten wie Überproduktion, Transport, Bestände, Wartezeiten etc. zu reduzieren. Jeden Morgen nehmen wir uns hierfür 15 Minuten Zeit, um im Team folgende Fragen zu beantworten: Was hat Dich am Vortag gestört? Welche Verschwendung liegt vor? Wie können wir das lösen?

Und „lean“ ist nicht nur, diese Fragen zu beantworten, sondern auch mit einem Tool effektiv und nachhaltig zu erfassen. Früher ist das auf Papier erfolgt. Heute nutzen wir hierzu unser „Shopfloor Lean Board“ in Collaboard. Jede Abteilung hat ihren eigenen Bereich und wir halten gemeinsam wichtige Verbesserungspunkte fest. So stellen wir sicher, dass keine „To-Dos“ untergehen und nachhaltig an deren Lösung / Optimierung / Beseitigung gearbeitet wird. Das spart uns viel Zeit.

Auf den Boards befinden sich firmeninterne, vertrauliche Daten. Wie geht’s du mit dem Thema Datenschutz um?

Vorgaben der DSGVO halten wir ein. Die Mitarbeiter sind geschult und wissen, wie man mit vertraulichen Informationen um- gehen muss. Zugriff auf die Online-Whiteboards haben nur Mitarbeiter, die auch dafür berechtigt sein dürfen.

Das regeln wir über die Zugriffsberechtigungen in Collaboard. Wir legen auch fest, welche Mitarbeiter „nur lesen“ oder zusätzlich auch „schreiben“ dürfen.

Wie hat sich die virtuelle Zusammenarbeit mit Collaboard für dich verändert?

Die Zusammenarbeit ist deutlich einfacher, effektiver und geht schneller. Ich könnte mir meine Workshops und Teammeetings im Unternehmen nicht mehr ohne Online-Whiteboard vorstellen. In Zeiten von Onlinemeetings unterstützt mich das Tool, meine Themen mit den Teilnehmern zu bearbeiten. Vor allen Dingen aber, kann ich jederzeit genau wieder dort einsteigen, wo wir uns beim letzten Mal verabschiedet haben. Das macht das gemeinsame Arbeiten auch nach einer Pause so effizient.

Collaboard
Michael Görög
Head of Business Development
michael.gorog@ibv.ch

Stallikerstrasse 1a
CH-8906 Bonstetten
+41 076 583 12 04
www.collaboard.app

Florian Kunze
Speaker und Business Profi
florian@floriankunze.de

Ganghoferstr. 6a
83043
Bad Aibling
+49 (0) 8061 370670
floriankunze.de

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