Digitales Teamwork – Gruppenarbeit der digitalen Neuzeit

1. Was ist Teamarbeit?
2. Wie Digitalisierung die Zusammenarbeit verändert?
3. Kundenzentrierung
4. Neue Technologien
5. Kommunikation
6. Agilität
7. Kulturwandel
8. Veränderung
9. Tools und Techniken der digitalen Zusammenarbeit
10. Die echte und gefühlte Distanz in virtuellen Teams
11. Kreativer durch die Cloud
12. Nahtlosen Übergang der Technik gewährleisten
13. Schön Sie zu sehen!
14. Problem und Lösung gemeinsam betrachten
15. Immer auf dem Laufenden mit Ihrem Team
16. Besser vor- und nachbereiten
17. Digitales Teamwork-effizient oder chaotisch?

Zu behaupten, Teamarbeit sei so alt wie die Menschheit selber, ist wahrscheinlich ein bisschen übertrieben oder zumindest Auslegungssache. Doch Fakt ist: Solange Mensch in Gruppen zusammenlebten, kann man davon ausgehen, dass Sie auch in Gruppen gearbeitet- beispielsweise gejagt, Ackerbau betrieben oder gebaut- haben. Im Laufe der Jahrhunderte hat sich die Teamarbeit verändert. Mit der Entwicklung von Werkzeug, Technik und Maschinen ist die „Gruppenarbeit“ in manchen Bereichen in den Hintergrund getreten, aber nie verschwunden. Neben der körperlichen Arbeit, steht vor allem die „Kopfarbeit“ der Wissensarbeiter im Mittelpunkt des Teamworks.

Was ist Teamarbeit?

Auch wenn das Arbeiten in Gruppen schon immer existiert, erlebte die Teamarbeit, wie wir sie heute kennen, in den späten 1970er Jahren einen Aufschwung und wurde in Unternehmen für unterschiedlichste Aufgaben genutzt. Teams wurden in der Arbeitswelt überall dort eingesetzt, wo komplexe Aufgaben zu finden waren, die vielfältiges Wissen aus verschiedenen Bereichen voraussetzen. Teams zeichnen sich auch dadurch aus, dass sie gemeinsame Ziele, Werte und Spielregeln der Zusammenarbeit haben. Sie zeichnen ein „Wir-Gefühl“ aus. Sie teilen die Aufgaben und die Tätigkeiten selbstständig untereinander auf, sie organisieren sich selbst.

Wie Digitalisierung die Zusammenarbeit verändert?

Ändert sich diese Definition durch Digitalisierung? Die einfachste Definition von Digitalisierung besagt, dass analoge Inhalte oder Prozesse in eine digitale Form oder Arbeitsweise umgewandelt werden. Doch digitale Transformation bedeutet deutlich mehr.

Digitalisierung bedeutet…

Kundenzentrierung

Digitalisierung hängt eng mit der Kundenzentrierung zusammen. Denn digitale Kunden sind verwähnt. Mit dem Smartphone haben sie das Internet immer verfügbar. Unendliche Auswahl, eine Transparenz, personalisierte Angebote und Services erwartet.

Neue Technologien

Für Unternehmen bedeutet das ein radikales Umdenken und den Ausbau der
„Customer Experience“ .Hierzu werden neue Technologien benötigt, die auch in anderen Bereichen des Unternehmens eingesetzt werden. Ob automatisierte Abläufe und Prozesse oder der Aufbau neuer Services und Geschäftsmodelle- Technologie ist allgegenwärtig. Damit Technologie einer der Erfolgsgaranten von Digitalisierung wird, muss sie auch für innovative Services, neue Produkte und bessere Geschäftsmodelle eingesetzt werden.

Kommunikation

Digitalisierung verändert auch die Art der Kommunikation. Unternehmen sind daher gefordert, digitale Sichtbarkeit aufzubauen, um in der digitalen Welt nicht unterzugehen. Dazu müssen unternehmen Angebote auf den Kanälen anbieten, auf denen ihre Kunden aktiv sind. Digitale Kanäle zu beherrschen, ihre Wirkungsweisen zu verstehen und sich zielgruppenrecht und modern zu präsentieren, ist einer der wesentlichen Treiber einer digitalen Transformation.

Agilität

In unserer schnelllebigen Zeit muss aber nicht nur die Kommunikation auf den Punkt gebracht werden, Agilität bestimmt die Art der Zusammenarbeit. Im 20. Jahrhundert wurde Arbeit noch entlang der Wertschöpfung organisiert. Sprich, Mitarbeiter erledigen hochspezialisierte Aufgaben, ohne ihren Beitrag zu großen Ganzen zu verstehen und zu kennen. Neben dem Wunsch, das große Ganze zu kennen und seinen Anteil daran zu sehen, erforder die Dynamik in vielen digitalen Märkten kurze Reaktionszeiten, der Technologie-Anteil steigt, Teams brauchen ein interdisziplinäres Verständnis. um erfolgreich zusammenzuarbeiten. Das wiederum führt zu neuen Arbeits-und Projektmethoden, bei denen die Gestaltung und gemeinsames Miteinander im Vordergrund stehen. Agile Methoden wie Scrum und Kunban haben Einzug in Unternehmen gehalten.

Kulturwandel

Die Digitalisierung hat also direkten Einfluss auf die Unternehmenskultur. Das erfordert ein neues Verständnis von Führung, basierend auf Vertrauen, Transparenz, Selbstorganisation und einer permanenten kritischen Reflektion des eigenen Handelns.

Digitaler Kulturwandel basiert auf:

• einer hohen Kundenzentrierung
• einem gemeinsamen Verständnis für zu schaffende Werte
• einer hohen Transparenz
• der Bereitschaft, das eigene Handel permanent kritisch zu hinterfragen und gemeinsam zu beurteilen

Dieses Verhalten muss von Führungskräften vorgelebt werden.

Veränderung

All die bisher genannten Punkte erfordern möglicherweise ein starkes Umdenken und eine Abweichung von bisher gelebten Führungspraktiken. Veränderung ist im Zuge der Digitalisierung folglich allgegenwärtig. War bis vor einigen Jahren die Anwesenheit aller Beteiligten an einem Ort eine Grundvoraussetzung für die Zusammenarbeit, hat die Digitalisierung dies geändert. Arbeit ist durch die neuen Technologien und Werkzeuge nicht mehr ortsgebunden, sondern kann dort stattfinden, wo man arbeiten möchten- unterwegs, im Home Office oder am Büroarbeitsplatz.

Doch Digitalisierung hält für Unternehmen auch einige Fallstricke bereit. Die neue Art des Arbeitens muss schließlich nicht nur von allen akzeptiert, sondern auch gelebt werden. Agilität muss in den Arbeitsalltag integriert, neue Lösungen umgesetzt und vor allen Dingen, Änderungen der „Das war schon immer so“-Abläufe akzeptiert werden. Das ist im Alltag – auch ohne Teamwork – nicht immer einfach.

Tools und Techniken der digitalen Zusammenarbeit

Damit virtuelle Teams ohne Einbußen miteinander arbeiten können, haben sich verschiedene Tools und Techniken in den letzten Jahren etabliert. Bevor allerdings die Technik zum Einsatz kommt, ist es auch für virtuelle Teams wichtig, sich als Gruppe zu etablieren. Das „Wir-Gefühl“ trägt unmittelbar zur Motivation und Effizienz des Teams bei.

Die echte und gefühlte Distanz in virtuellen Teams

Virtuelle Teammitglieder arbeiten über große und kleine Distanzen miteinander. Jedes Teammitglied befindet sich in einer anderen Umgebung, manchmal auch in einer anderen Zeitzone. Dies erschwert die Kommunikation. Um die gefühlte Distanz zu überwinden, ist es wichtig, das virtuelle Team von Anfang an zu entwickeln. Wenn möglich, sollten sich auch Mitglieder verteilter Teams zu Anfang persönlich kennenlernen und einige Zeit miteinander verbringen. Regelmäßige Chats, Video-und Webmeetings können über die alltägliche Kommunikation hinaus genutzt werden, um das Wir-Gefühl zu etablieren.

Kreativer durch die Cloud

Die Digitalisierung ermöglicht Arbeitern die Freihet, von nahezu jedem Ort zu arbeiten, sei es ein Café , ein Co-Workinng Space, das Home Office oder das klassische Büro. Dies wirkt sich positiv auf die Arbeitsmotivation aus, wie Studien „Bewerbungspraxis“ (https://www.uni-bamberg.de/fileadmin/uni/fakultaeten/wiai_lehrstuehle/isdl/Bewerbungspraxis_2015. pdf) und „Recruiting Trends“ (https://www.uni-bamberg.de/isdl/ transfer/e-recruiting/recruiting-trends) der Universität Bamberg zeigen. Jedoch muss die Ortsunabhängigkeit auch technische ermöglicht werden.

Sichere Cloud-Spreicher und -Applikationen ermöglichen Mitarbeitern einen ständigen Zugang zu notwendigen Dokumenten. Das ist besonders im Hinblick auf den Trend BYOD wichtig, da Daten nicht länger auf einer physischen Festplatte gespeichert werden.

Nahtlosen Übergang der Technik gewährleisten

Die Herausforderung, die der Wechsel zwischen Arbeitsumgebungen bringt. wird besonders bei Meetingraämen deutlich. Hier kann der nahtlose Übergang zwischen Technologien Probleme erzeugen. Daher müssen Unternehmen in smarte Konferenztechnologie investieren, die keine Fachkenntnisse erfordert und auf Knopfdruck funktioniert. Diese Ready-to-work-Standart, insbesondere für Präsentationstechnologien, kann die Lücke beim Wechseln von Arbeitsplätzen schließen.

In vielen Fällen wäre es allerdings noch effizienter, die Meetings ausfallen zu lassen. Eine Umfrage von Accountemps unter 1000 Angestellten (https:// www.roberthalf.com/blog/management-tips/time-spent-and-wastedin-meetings?utm_campaign=Press_Release&utm_medium=Link&utm_ source=Press_Release) ergab, dass Arbeiter 21% ihrer Arbeitszeit in Meetings verbringen und 25% davon als vergeudete Zeit empfinden. Vielfach wurde angemerkt, dass die erhaltenen Informationen ebenso gut per E-Mail hätten verteilt werden können.

Neben den Meetings, die nach wie vor vor Ort stattfinden – sinnvoll oder nicht – sind Collaboration Tools wohl das wichtigste Werkzeug für virtuelle Teams.

Sind E-Mails und Telefonate eindimensional und können somit unübersichtliche Abläufe mit sich bringen, modernisieren integrierte Lösungen von verschiedenen Kommunikationskanälen die Interaktion zwischen Vertrieb und ihren Ansprechpartnern. Intuitive Tools zur digitalen Teamarbeit bieten die Möglichkeit, übersichtlicher zu arbeiten: Gemeinsam mit Team und dem Kunden ermöglichen sie effizientere Kommunikation und bessere Ergebnisse.

Schön Sie zu sehen!

Video-Lösungen ermöglichen Blickkontakt zwischen allen Beteiligten. Dies schafft Vertrauen, zudem unterstütz Körpersprache das Gespräch uns strahlt Authentizität aus. Die Mimik eines Menschen ergänzt das gesprochene Wort.

Problem und Lösung gemeinsam betrachten

Nicht nur das eigene Gesicht entspricht Bände, auch das Produkt tut es. In einem digitalen Meeting den eigenen Bildschirm teilen, Dokumente freigeben und gemeinsam mit dem Kunden interagieren, das funktioniert visuell/unterstützt besser als lediglich über Ton.

Immer auf dem Laufenden mit Ihrem Team

Wie ist der aktuelle Stand? Das lässt sich in Worte fassen, aber oft mit Zahlen, Statistiken, Click Dummys, Bildern oder Plänen noch besser erklären. Mit Apps für Handy und Desktop kann das gesamte Team im Kontakt bleiben und auf dem kurzen Dienstweg wichtige Informationen durchreichen oder nach dem aktuellen Stand fragen.

Besser vor- und nachbereiten

Vor, während und nach Meetings gibt es immer wieder Bedarf, Informationen zu Teilen und zu besprechen. Statt alles im E-MailPostfach zu verteilen oder die zwölfte „Antwort an alle“ zu senden, lassen sich in vielen Lösungen strukturiert Projektteams und -bereich aufbauen. So können externe wie interne Teammitglieder gemeinsam arbeiten und Informationen bereitstellen. Fragen lassen sich auf direktem Weg klären- und wenn Ihnen die Informationen fehlen, können Sie problemlos die Externen aus den eigenen Reihen mit dazu nehmen.

Digitales Teamwork-effizient oder chaotisch?

Ob virtuelle Teams wirklich effizient arbeiten oder im Chaos versinken, liegt also an verschiedenen Faktoren. Zum einem muss- und das bezieht sich nicht nur auf Teamwork- die neue Art zu arbeiten und durch Digitalisierung nicht nur propagiert, sondern auch gelebt werden.

Auch digitale Teams benötigen Führung und Vorgaben durch das Managment, wie dies im Detail aussehen kann, zeigen verschiedene Texte unserer Gastautoren, die Sie auf den folgenden Seiten finden.

Nicht zuletzt hängt die Effizienz eines Teams auch von den richtigen Werkzeugen ab, die von allen konsequent genutzt werden müssen. Einige dieser Werkzeuge werden in den PRAXISTIPPS näher vorgestellt und ihr Einsatz an praktischen Beispielen erläutert.

---

Detlev Artelt ist Geschäftsführer der aixvox GmbH, einem herstellerunabhängigen Beratungsunternehmen aus Aachen. Er leitet die Kompetenzgruppe Business Communications bei der EuroCloud und ist Sprecher, Moderator sowie Beirat auf internationalen Kongressen. Zudem ist er Co-Founder des Beraternetzwerks NEUWORK. Detlev Artelt ist ebenfalls der Herausgeber und Autor der Fachbuchreihe „voice compass“, dem Standardwerk zu zeitgemäßer Kommunikation, den „PRAXISTIPPS Kundenkommunikation“ sowie der Fachpublikaton „EINFACH ANDERS ARBEITEN“.