Chef ist man immer – Management von verteilten Teams

Nicht nur in Corona-Zeiten ist das Führen von verteilten Teams eine große Herausforderung: organisatorisch, personell, aber auch technologisch. Sobald Teammitglieder an unterschiedlichen Orten, ob Standorte oder sogar Länder, arbeiten, erhöht sich die Gefahr, dass Arbeitsqualität, Motivation oder auch Zeitmanagement leiden. 

Nehmen wir Herrn Müller als Beispiel: 

Herr Müller ist einer der Wissensarbeiter, die ein verteiltes Team leiten und die sich tagtäglich verschiedenen besonderen Herausforderungen stellen und mit den Besonderheiten von virtuellen Teams umgehen müssen. Herr Müller arbeitet als Projektmanager in einem internationalen Unternehmen im Bereich FMCG. Seit Kurzem ist er für ein Projekt verantwortlich, in dem verschiedene Unternehmensbereiche zusammenarbeiten. Diese Teams arbeiten an unterschiedlichen Standorten in verschiedenen Ländern.

Herr Müllers Aufgabe besteht darin, die Teams aus den Bereichen Vertrieb, Produktion, Qualitätsmanagement und Produktion zu koordinieren, Projektschritte abzustimmen und weitere zu planen. Projektbesprechungen werden dabei zu 90% per Telefon- oder Videokonferenz geführt. Herr Müller sieht den Großteil der Teammitglieder nie persönlich. Die restliche Kommunikation geschieht per E-Mail und Telefon. 

War die Motivation zu Beginn des Projektes noch groß und die Abläufe ließen sich reibungslos organisieren, häufen sich in den letzten Monaten die Probleme. Sowohl die Arbeitsqualität als auch die Motivation sind deutlich gesunden. Krankheiten und psychosomatische Leiden haben deutlich zugenommen. Herr Müller als auch seine Vorgesetzten sind sich einig, dass es Zeit ist zu handeln.

Es ist häufig zu beobachten, dass es bei verteilt arbeitenden Teams zu Einbrüchen bei Motivation und Qualität kommt. Das hat verschiedene Gründe. Einer ist sicherlich, dass viele Manager, so auch Herr Müller, völlig unvorbereitet, ohne gezielte Vorbereitung oder auch Unterstützung seitens der Geschäftsleitung ein virtuelles Team leiten sollen. Oft werden digitale Arbeitsgruppen als Allheilmittel gegen steigende Reisekosten oder hohe Zusatzkosten gesehen und ad hoc ins Leben gerufen – manchmal ist auch eine Pandemie der Grund.

Besonderheiten von verteilten Teams 

Über die Besonderheiten von virtuellen Teams wird dabei meist wenig nachgedacht und deren Manager auch nicht geschult:  

• Geringe Kontakthäufigkeit: Aufgrund der Tätigkeiten an verschiedenen Lokationen sehen sich die Teammitglieder nur selten oder auch gar nicht persönlich.

• Geringe Möglichkeit von spontanen Besprechungen: Kann man sich kurz spontan zusammensetzen, wenn man in einem Büro oder zumindest in einem Gebäude wohnt, ist dies bei verteilten Teams meist schwierig zu realisieren.

• Teammitglieder isoliert: Ein wirkliches Team – also Gemeinschaftsgefühl – ist über große Distanzen hinweg nur schwer zu realisieren.

• Unpersönliche Kommunikation: Auch wenn es Kameras und Videochat gibt, den Tratsch an der Kaffeemaschine kann man damit nur schwer ersetzen.

• Erschwerte Leistungsbeurteilung: Sicherlich kann man auch bei verteilt arbeitenden Teams Ergebnisse messen und Erfolge beurteilen, doch Faktoren wie Motivation, Spaß an der Arbeit und eventuell auch den Ehrgeiz, sich weiter zu entwickeln, kann man nur schwer beurteilen.

Zusatzaufgaben für Manager 

Aus diesen Besonderheiten ergeben sich wie bereits beschrieben, Probleme und auch Zusatzaufgaben für Führungskräfte, auf die die meisten allerdings kaum vorbereitet sind. Für jemanden, der es bisher nur gewöhnt ist, mit Teams gemeinsam vor Ort und von Angesicht zu Angesicht zu arbeiten, scheint es zunächst eine unüberwindbare Hürde zu sein, Vertrauen aufzubauen und aus Menschen, die an einem Projekt an verschiedenen Orten arbeiten, auch wirklich ein Team zu machen. 

Gelingen kann das durch verschiedene Maßnahmen. Gleich zu Beginn des Projektes ist es sinnvoll, aktiv alle Teammitglieder kennen zu lernen und durch eine gemeinsame Kick-Off-Veranstaltung das Teambuilding zu beginnen. Beziehen Sie alle Mitglieder in das Projekt ein, seien Sie offen für Vorschläge, delegieren Sie Aufgaben und entwickeln Sie gemeinsam motivierende Visionen.  

Für Herrn Müller bedeutet das auch, er muss sich bewusst sein, dass er dem Team einen Vertrauensvorschuss geben muss und sein Kontrollbedürfnis eher gering sein sollte.

Ist Kommunikation für Teams, die an einem Ort arbeiten, schon einer der wichtigsten Punkte, um reibungslose Abläufe zu ermöglichen, ist es bei verteilten noch wichtiger.

Die Kommunikation muss auch in Zeiten von Video und Chat aktiv von allen Seiten aufgenommen werden können. Hierzu müssen die Teammitglieder vor allen Dingen in ihrer Medienkompetenz geschult werden. Denn auch der Wille zur Kommunikation über Grenzen hinweg nützt nur etwas, wenn man auch mit den notwendigen Instrumenten umgehen kann.

Zurück zu Herrn Müller 

Herr Müller und seine Vorgesetzten haben sich zusammengesetzt und Lösungen erarbeitet, um auch in Zukunft – als verteiltes Team – wieder motivierter und besser zusammenzuarbeiten.  

Da es für einen Kick-off zu spät ist, planen sie zunächst ein Meeting vor dem nächsten großen Projektschritt. Dieses möchten sie dazu nutzen, alle Teammitglieder kennen zu lernen, virtuell, per Video. Das Team haben sie in die Planung dieses Meetings mit einbezogen. Jedes Teammitglied hat die Aufgabe bekommen, Vorschläge zur Verbesserung der Zusammenarbeit zu machen, seien es Incentives, Motivationsstrategien oder auch der virtuelle Kaffeeklatsch.

Persönlichen Gesprächen soll auch in Meetings Raum gegeben werden – wenn er nicht überhandnimmt. Eine Agenda, die jedem Teilnehmer im Vorfeld zugeschickt wird, soll Projektmeetings mehr Struktur geben. Zudem werden die Kollegen noch einmal in den wichtigsten Kommunikationswerkzeugen geschult und über Neuerungen, neue Funktionen und Updates auf dem Laufenden gehalten.

Kurze regelmäßige Meetings sollen den Informationsfluss aufrechterhalten und die Möglichkeit zu aktivem Feedback geben. 

Herr Müller hat uns gezeigt, welche Fehler man beim Führen eines verteilten Teams machen kann. Aber auch, wie man diese erkennt und aktiv gegensteuern kann. Vertrauen in das Team, Kommunikation und die richtigen Werkzeuge sind dabei die wichtigsten Punkte für ein erfolgreiches Team.