Brauchbare Zusammenarbeitswerkzeuge

Als Begriff stehen Collaborative Tools schon lange im Fokus der Arbeitsorganisation. Denn Zusammenarbeitswerkzeuge sind in allen Bereichen der postindustriellen Arbeitswelt unerlässlich. Gleichwohl verschleiert der Begriff, dass es Menschen sind, die zusammenarbeiten, nicht die Tools. Das Arbeitsergebnis der gemeinsam arbeitenden Menschen hängt von den Werkzeugen ab. Deshalb ist zur Werkzeugauswahl die Eignung für den Zweck maßgeblich und nicht die Anzahl der Funktionen oder die Menge technischer Feinheiten.

Ein kurzer Blick zurück: Die Phönizier sind sowohl für den Fernhandel als auch für die Schrift bekannt. Denn Kaufleute benötigen Aufzeichnungen über Einnahmen und Ausgaben. Darum ist die Schrift mit einzelnen Buchstaben ein entscheidender Wettbewerbsvorteil. Schreibmaterial, Tinte und Feder sind alles, um global abrechnen zu können. Einfacher geht es kaum. Die Begrenzung auf knapp zwei Dutzend Zeichen zur Wortbildung ermöglicht rascheres Lernen als bei Sprachen, die Bilder nutzen. Für heute heißt das: Je mehr Funktionen ein Werkzeug hat, desto länger dauert die Einarbeitung. Je länger die Einarbeitungsphase ist, desto geringer ist die Akzeptanz.

Kommunikationssysteme und Zusammenarbeitswerkzeuge müssen einfach erlernbar und leicht bedienbar sein.

Wenn sich Teammitglieder häufig begegnen, brauchen sie keine Werkzeuge. Wissensmanagement by Turnschuh ist leichter als die Bedienung der Systeme. Handwerker haben über Jahrhunderte ihr Wissen zu Fuß durch Europa getragen. Heute ist es anders. Es bewegen sich die Informationen. Teams sprengen Grenzen, sind multinational zusammengesetzt und räumlich getrennt. Sie benötigen Werkzeuge, die den Austausch von Wissen und Informationen erleichtern.

Wechselnde Kooperationen zwischen unterschiedlichen Organisationen erfordern zudem die rasche Anpassung an andersartige Abläufe aus unterschiedlichen Firmenkulturen. Partner auf der anderen Seite des Globus müssen genauso erreichbar sein wie die am anderen Stadtende oder auf der anderen Straßenseite. Agile Transformation bringt Fachwissen möglichst in das einzelne Team, so dass es ortsnah verfügbar ist. Das Spezialwissen ist vermutlich in einem anderen Team oder an einem anderen Ort.

Teams wollen und müssen rasch einsatzfähig sein und benötigen Werkzeuge, die mit dieser Geschwindigkeit mithalten können.

In den Teams kooperieren Experten unterschiedlicher Fachgebiete. Doch Spezialisten benötigen Werkzeuge, die für ihre besondere Aufgabe zugeschnitten sind. Für das Projektmanagement sind Zeit, Budget und Qualität im Gleichgewicht zu halten, im Design sind Kreativität und Atmosphäre, in der Entwicklung Spezialprogramme wichtig. Diese verschiedenen Ziele sind durch Zusammenarbeitswerkzeuge oder -methoden zu erreichen. Zum einen steht der Dateiaustausch im Vordergrund, hier der rasche und aktuelle Blick auf den Projektfortschritt und dort die Vereinfachung kreativer Gestaltungsprozesse.

Durch den Einsatz international verfügbarer Werkzeuge sind Arbeitsabläufe in einzelnen Projekten ähnlich, aber sie sind nicht gleich, weil Anpassungen an die konkreten Bedürfnisse gemacht werden. Diese Anpassbarkeit ist ein wesentlicher Vorteil heutiger Werkzeuge. Das Detail macht dann den Unterschied. Das erfordert zum einen Flexibilität bei den Beteiligten, zum anderen auch Konfigurierbarkeit bei den Werkzeugen. Lange Prozesse zur Konfiguration vermindern die Akzeptanz. Deshalb sind Werkzeuge zu bevorzugen, deren Daten anpassbar sind.

Zusammenarbeitswerkzeuge müssen die Möglichkeit bieten, unterschiedliche Rahmenbedingungen des Arbeitsprozesses rasch und dezentral abzubilden.

Die Anzahl der Anforderungen beim Einsatz von Zusammenarbeitswerkzeugen ergibt, dass es kein Allzweckwerkzeug gibt. Die Auswahl des Werkzeugs erfolgt fallweise und situativ. Umso wichtiger werden deshalb einfache Bedienbarkeit und rasche Erlernbarkeit, damit der Produktivitätsverlust in der Einarbeitungszeit und danach so gering wie möglich ist. Ausgehend von diesen Aspekten lassen sich folgende allgemeine Anforderungen für Zusammenarbeitswerkzeuge ableiten. Diese grobe Übersicht der Einflussfaktoren muss während des Auswahlprozesses für ein Werkzeug konkret ausgestaltet werden:

• Geeignet für konkrete Ansprüche der Teammitglieder hinsichtlich Fachgebiet und Aufgabenstellung – Adäquanz
• Anpassbar an Teamzusammensetzung bezüglich Raum und Sprache – Lokalisation
• Anpassbar an unterschiedliche Teamgrößen in technischer und wirtschaftlicher Hinsicht – Skalierbarkeit
• Anpassbar an Arbeitsabläufe unterschiedlicher Unternehmen – Adaptivität
• Leichte Bedienbarkeit, rasche Erlernbarkeit – Praktikabilität

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