Wie die EWE Netz GmbH mit dem Tool readyator in kürzester Zeit vielen externen Dienstleistern erfolgreich einen neuen Workflow vermittelte – und dabei Geld und Zeit sparte.

Das ist der readyator:

Fast alle Unternehmen kennen das: Neue Software, neue Prozesse (Einführung Modern Workplace, Office 365) oder einfach nur die Dongle-Authentifizierung, Fahrtkostenabrechnung oder WLAN-Anmeldung. Neben den großen Herausforderungen sind es oft die kleinen, alltäglichen Probleme und Aufgaben, die Zeit kosten und Mitarbeiter wie Dienstleister von der eigentlichen Arbeit abhalten. Mit dem readyator bekommen Unternehmen jetzt ein einfaches, aber wirkungsvolles Tutorial-Tool an die Hand, das sowohl die kleinen als auch großen Abläufe in sich zwar nicht vereinfacht – auch weil es manchmal schlicht nicht möglich ist – den Nutzer aber auf jeden Fall stressfrei und erfolgreich hindurchlotst – selbstständig, interaktiv und in seiner eigenen Geschwindigkeit. Dabei lotst das Tutorial den Anwender in seiner gewohnten Umgebung – sei es eine analoge Vorlage (z.B. Reisekostenabrechnung) oder die jeweilige Software – durch den Prozess und führt ihn Schritt für Schritt erfolgreich an sein Ziel.

readyplace bietet einen Ort, an dem Mitarbeiter und Dienstleister Lösungen finden. Auf der Tutorialplattform finden sich übersichtlich und für jeden zugänglich Hilfeapps für die wichtigsten Aufgabenstellungen – von der Druckerwarteschlange bis zum Reisekostenantrag.

Das Angebot und die Pflege der Apps liegen dabei komplett in Kundenhand. Mit wenigen Klicks wird KI-unterstützt ein neues Tutorial erstellt. Einfach, kostengünstig und ohne langwierige Abstimmungsverfahren mit externen Produzenten.

Der Kunde:

Die EWE Netz ist ein Anbieter hochmoderner Netze für Strom, Erdgas, Trinkwasser und Telekommunikation im Nordwesten Niedersachsens und in Teilen von Brandenburg sowie Mecklenburg-Vorpommern.

Die Herausforderung:

Im Zuge des Betriebs, der Pflege und des Ausbaus eines Lichtwellenleiter-Netzwerkes im Geschäftsgebiet wurden verschiedenste externe Dienstleister mit der Ausführung der Arbeiten beauftragt. Da der bisherige Workflow ein Sicherheitsrisiko darstellte, musste in kürzester Zeit ein neuer implementiert werden, der modernsten Sicherheitsstandards gerecht wird.

Wichtigster Punkt hierbei war das Hochladen der Dokumentation der durchgeführten Arbeiten. Diese Dokumentation bildete unter anderem Basis und Voraussetzung der Rechnungsstellung der betroffenen Dienstleister an die EWE Netz.

Würde die Implementierung des neuen Workflows also nicht zeitnah, klar und vor allem einfach erfolgen, drohte ein nicht geringes Frustpotenzial bei den externen Dienstleistern – durch ausbleibende oder verzögerte Zahlungen, aufwändige Schulungen und so weiter.

Und als Folge dessen der Prestigeverlust der EWE Netz als zuverlässiger Auftraggeber sowie die Verzögerung des Netzausbaus und die Vernachlässigung der Netzpflege.

Die Lösung:

Kurz gesagt: Ein anschauliches Tutorial, das sich leicht per Link in einer E-Mail an alle Dienstleister versenden ließ. Ein Tutorial, das ohne große Erklärungen und große technische Voraussetzungen direkt an deren Mitarbeiter weitergeleitet werden konnte. Ein Tutorial, das diese befähigte, den sicherheitskonformen Upload der benötigten Dokumentationen im Selbststudium zu lernen, zu verstehen und anzuwenden.

Kürzer gesagt: readyator.

Der Erfolg:

Innerhalb von nur zwei Wochen nach Entdeckung der Sicherheitslücke im alten Workflow konnte allen externen Dienstleistern ein Tutorial zur neuen Vorgehensweise zur Verfügung gestellt werden. Feedback wurde per Mail über die EWE Netz an readyplace gemeldet und Optimierungen zeitnah und zentral umgesetzt.

Schulungen waren nicht nötig – jeder Mitarbeiter der externen Dienstleister konnte überall, zu jeder Zeit online und ohne Anmeldeprozedur per Link auf das Tutorial zugreifen und sich den neuen Workflow in seiner eigenen Geschwindigkeit ganz einfach selbst erarbeiten.

Alle Abrechnungen und Auszahlungen konnten nahezu ohne Zeitverzögerung weiter veranlasst werden, der neue Workflow wurde schnell adaptiert – und die EWE Netz konnte sich mit Hilfe seiner Dienstleister schnell wieder auf seine eigentliche Aufgabe konzentrieren: Den Ausbau und der Pflege des Glasfasernetzes.


friendsinc. GmbH
Markus Kerschis
Josef-Bautz-Str. 4
60437 Frankfurt/Main
+49 69 506089-506
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www.friendsinc.eu/ready

readyplace GmbH
Heiko Jabusch
Staulinie 16
26122 Oldenburg
www.readyplace.net

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