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Die Arbeitswelt hat sich in den vergangenen Jahren stark verändert. Immer häufiger arbeiten Teams von verschiedenen Orten aus an gemeinsamen Projekten. Manche auch von unterwegs oder im Home Office. Nicht alle haben eine volle Stelle und sind täglich erreichbar für Updates oder Abstimmungen. Angesichts der zunehmenden Flexibilisierung in Verbindung mit New Work kommt es darauf an, relevante Informationen zentral zu bündeln und für alle zur Verfügung zu stellen. Das klappt nur mit Digitalisierung! Kein Wunder, dass sie Zusammenarbeit von Teams immer häufiger virtuell stattfindet. Denn herkömmliche Nachrichtenkanäle halten meist eher auf. E-Mails verstopfen Postfächer, bilden Prozesse oft nur ungenügend ab und die Projektbeteiligten verbringen viel Zeit mit der Suche nach Nachrichten und Dateianhängen. Ein digitales Verwaltungsmanagement für Projekte ist also notwendig. In Zukunft wird daher die gesamte Kommunikation in Teams über technische Tools laufen.

Wer kann helfen?

Genau darauf hat sich epc spezialisiert. Das IT-Systemhaus versteht sich als Komplettanbieter mit Online-Lösungen für Teams, die standortübergreifend und räumlich ungebunden zusammenarbeiten. epc stellt Hardware, Software und IT-Sicherheit für digitales Teamwork zur Verfügung. Dabei richtet sich das Angebot gleichermaßen an große und kleine Unternehmen, denn die Größe der Teams spielt für die Implementierung solcher Tools keine Rolle. Sehr gute Erfahrungen hat epc mit der Plattform Microsoft Teams gemacht.

Praktische Lösungen für digitales Zusammenarbeiten: Microsoft Teams

Microsoft Teams ist eine cloudbasierte Plattform für digitales Teamwork, die gerade in der Projektarbeit die Effizienz steigern und den Informationsaustausch deutlich verbessern kann. Dabei bekommt jedes Projekt eine Art Informationszentrale. Dort können Dateien direkt abgelegt und Nachrichten im Chatverlauf schnell geteilt werden. Auch der Einsatz von Telefon- und Videokonferenzen innerhalb von Sekunden ist problemlos möglich. Microsoft Teams ist Bestandteil des Microsoft Office-Paktes 365 und wird als App auf jedem Rechner installiert.

. Foto: Frau Silberfisch

Was bringt ein Team-Tool?

Die Vorteile liegen auf der Hand: Alle Projektbeteiligten haben Einblick in die Chronologie der Ereignisse. Die zentrale Online-Anwendung verbindet Teams über einen virtuellen Arbeitsraum, in dem Notizen, Dokumentationen, Videos, Checklisten und Arbeitsbeschreibungen hinterlegt sind. Das Besondere: Alle Dokumente werden in der Reihenfolge ihrer Bereitstellung abgespeichert, damit werden die zeitlichen Abläufe für alle nachvollziehbar. Dadurch können sich auch Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen schnell und umfassend einarbeiten, die erst später ins Projekt einsteigen. Gäste können bei Bedarf ebenfalls Zugang zu Microsoft Teams erhalten. Das ist besonders praktisch, wenn externe Dienstleister einzelne Aufgaben im Projekt übernehmen. Daneben können andere Softwarelösungen wie Mindmeister, Evernote oder Trello rasch eingebunden werden. Und nicht zuletzt ermöglicht die Plattform den schnellen Austausch aller Projektbeteiligten.

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Ein gutes Beispiel

Für den VNB, ein zertifizierter Bildungs- und Projektträger mit einem breiten Portfolio und einer explizit dezentralen Organisationsstruktur, hat die epc GmbH Microsoft Teams implementiert, weil standortunabhängiges, vernetztes Arbeiten ein wesentlicher Faktor im Tagesgeschäft des VNB ist. Über neun Standorte in Norddeutschland müssen Projekte bearbeitet werden. Die Voraussetzungen waren ideal, denn Office 365 war bereits eingeführt. Um alle Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen gut einzubinden, gab es neben Schulungen in den Standorten auch ein internes Mentoren-Programm. Dabei hat epc IT-versierte Kollegen und Kolleginnen dafür gewonnen, ihre Erfahrungen einzubringen und anderen bei der Nutzung von Microsoft Teams aktiv zu helfen.

Zudem gab es nach drei Monaten eine Nachschulung durch epc. Viele Tools von Microsoft Teams konnten vor dem Wechsel erst einmal ausprobiert werden und zusätzlich hat epc auf Teams einen extra Kanal für Fragen, Tipps und Hinweise zur Plattform eingerichtet. Der Erfolg blieb nicht aus: “Die Einführung von Microsoft Teams hat unsere Zusammenarbeit neu belebt. Statt E-Mails nutzen wir die Plattform für den Nachrichtenaustausch und oft für Videokonferenzen. Die Projektbeteiligten finden Infos viel schneller, langatmige Briefingprozesse entfallen – es bleibt mehr Zeit für Inhalte und die gute Umsetzung”, berichtet Claudia Sanner, geschäftsführender Vorstand beim VNB.

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“Microsoft Teams boomt wie Sau!”

Immer mehr Unternehmen kommen auf den Geschmack und entscheiden sich für solche Arbeitsplattformen. Denn viele suchen eine kompakte Alternative zur E-Mail und einzelnen Projektmanagement-Tools. In den virtuellen Projekträumen sehen sie eine gute technische Lösung, digitales Teamwork im Unternehmen nachhaltig zu etablieren. Abgesehen davon liegen solche differenzierten Online-Anwendungen voll im Trend, da sie zu einer flexibilisierten Arbeitswelt passen und den Teamgedanken auf virtuellem Weg wieder stärken.


epc GmbH
Alexander Eggers
eggers@epcgmbh.de
Kräher Weg 54
31582 Nienburg
05021-889988
www.epcgmbh.de

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