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Der Finanzberater telefoniert während der Zugfahrt zu einem Außentermin mit seinem Kunden. Der Händler tauscht sich mit seinen Kollegen aus Übersee per Videokonferenz aus. Der Journalist führt von zu Hause ein telefonisches Interview und nimmt dieses auf. In vielen Unternehmen gehört der Einsatz verschiedener Kommunikationsformen zum täglichen Geschäft. Arbeiten ist heute oft von festen Orten und Zeiten entkoppelt. Damit dieses Zusammenspiel reibungslos funktioniert, muss die technische Infrastruktur der Firmen für alle Kommunikationsszenarien gewappnet sein.

Im Rahmen dieser modernen Arbeitsstrukturen wird Kommunikationsmanagement immer komplexer, was zu neuen Herausforderungen führt: Homeoffice etwa ist für viele die Maßnahme schlechthin, um Beruf und Privates optimal miteinander zu vereinen. Auch Mitarbeiter, die weit entfernt vom Unternehmenssitz wohnen, können so leichter eingebunden werden, sparen Fahrtkosten und gewinnen wertvolle Freizeit. Zudem verändern sich die Arbeitszeiten weg von reiner Präsenzpflicht hin zu Gleit- und Funktionsarbeitszeiten. Bei aller Flexibilisierung muss die Erreichbarkeit für Kunden und Kollegen aber dennoch gewährleistet bleiben. Moderne Kommunikationsdienste wie die virtuelle Telefonanlage oder die Multichannel-Contact-Center-Lösung von byon unterstützen Unternehmen dabei, die neuen Anforderungen dieser Flexibilisierung mit ihrer individuellen Unternehmenssituation zu vereinen – egal ob aus der Cloud oder vor Ort installiert.

Technische Voraussetzungen im Blick

Moderne Telefonanlagen basieren auf IP-Technologie und benötigen dafür einen passenden Sprachanschluss, einen sogenannten SIP-Trunk. Im Gegensatz zum Vorgänger ISDN nutzt dieser das öffentliche Internet, um eine Sprachverbindung aufzubauen. Entsprechend wichtig ist, dass die nötige Bandbreite für diese Sprachverbindung zur Verfügung steht. Daher müssen Unternehmen vorab entscheiden, ob über eine vorhandene Internetleitung telefoniert werden soll oder ob man für die Telefonie eine dedizierte Internetleitung einrichtet.

Um eine Sprachqualität auf ISDN-Niveau zu erreichen, braucht man pro Gespräch eine Bandbreite von 100 Kbit/s und zwar für Down- und Upload gleichzeitig. Konkret bedeutet das, dass in einem Unternehmen, in dem maximal 20 Personen gleichzeitig telefonieren sollen, eine symmetrische Bandbreite von mindestens 2 Mbit/s benötigt wird. Geht es um 100 Mitarbeiter, sind es schon 10 Mbit/s. Was in Städten meist kein Problem darstellt, kann in ländlicheren Gegenden durchaus schwierig werden. Dieser technischen Anforderungen sollten Unternehmen sich im Vorfeld bewusst sein.

Steht die nötige Bandbreite nicht exklusiv für Telefonie zur Verfügung, kann es zu Qualitätseinbußen der Sprachübermittlung oder sogar zu Abbrüchen kommen. Um dem vorzubeugen, wird empfohlen, das interne Netz des Unternehmens entsprechend anzupassen und Sprache vor Daten zu priorisieren.

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Individualisierung – modular und flexibel

Kommunikationslösungen umfassen heutzutage nicht mehr nur Telefonie, sondern auch Chat oder Videokonferenz und lassen sich je nach Bedarf des Nutzers individuell um zusätzliche Module erweitern. Außendienstmitarbeiter beispielsweise können einen Mobil-Client der Telefonanlage auf ihrem Smartphone installieren und sich so über ihr Handy in das System einloggen. Das hat den Vorteil, dass sie auch unterwegs unter ihrer Festnetznummer erreichbar sind und auf Chats oder Videoanrufe zugreifen können.

Ist ein Videokonferenzmodul nicht in der Telefonanlage enthalten, kann die Umsetzung auch über WebRTC (Web Realtime Communication) erfolgen. Dabei benötigt der Nutzer keine spezielle Software, sondern nutzt einfach den Browser, der lokale Geräte erkennt und die entsprechende Verbindung aufbaut.

Zudem können Arbeitsplatzlizenzen flexibel dazugebucht oder abbestellt werden, meist sogar auf monatlicher Basis. So lassen sich auch kurzzeitige Lastspitzen in anstehenden Projekten einfach und effizient abbilden.

Mitarbeiter einbinden

Bei all den Möglichkeiten, die moderne Software-Lösungen mit sich bringen, sollten Unternehmen ihre Mitarbeiter, deren Arbeitsweisen und Gewohnheiten nicht außer Acht lassen. Etwa in Bezug auf die Frage nach den Endgeräten: Während die einen Mitarbeiter mit Headsets und Mobiltelefonen gut zurechtkommen, sind klassische Tischtelefone bei anderen Kollegen deutlich beliebter. Viele Lösungen ermöglichen beides. Umso wichtiger ist es, im Vorfeld den genauen Bedarf des Teams zu klären. Denn soll jemand plötzlich statt eines Tischtelefons nur noch einen Softclient am PC nutzen und kommt mit dem System nicht klar, kann dies die Produktivität deutlich senken.

Daher ist es essenziell, dass Unternehmen ihre Mitarbeiter mit den richtigen digitalen Fähigkeiten ausstatten und bei Bedarf entsprechend schulen. Die Belegschaft sollte die eingesetzten Technologien in jedem Arbeitsumfeld anwenden können, nur so entfalten sie ihre Wirkung und erleichtern das Arbeiten 4.0.


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byon GmbH
Markus Michael
Geschäftsführer
markus.michael@byon.de

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