Aktenberge ade: Das papierlose Büro

Dokumente digital zu verwalten spart Kosten und sorgt für effizientere Abläufe. Voraussetzung dafür ist jedoch ein durchdachtes Change Management.

Um heute Kunden für sich gewinnen zu können, müssen Unternehmen digital präsent sein. Ob Unternehmenshomepage, Social Media oder App: Kunden wollen auf alle Services des Unternehmens online zugreifen können. Während die Digitalisierung in der Customer Care bereits angekommen ist, zeigt sich bei internen Prozessen in vielen Unternehmen ein anderes Bild. Hier ist noch längst nicht alles digitalisiert. Kundendaten werden in Aktenordner abgeheftet, Angebote immer ausgedruckt, viele Dokumente sind in digitaler Form gar nicht vorhanden. Dabei ist es nur der nächste logische Schritt, auch interne Dokumente digital zu verwalten. Der Weg ins papierlose Büro mag nach Zukunftsmusik klingen, ist mit modernen ECM-Systemen jedoch längst möglich – und bringt entscheidende Vorteile mit sich.

Alternativen zum Papier

Das grundlegende Prinzip des papierlosen Büros ist denkbar einfach: Statt in physischer Form werden jegliche Dokumente, mit denen ein Unternehmen arbeitet, lediglich digital gespeichert – ob auf Festplatten, auf dem Server im Netzwerk oder in der Cloud. Dort stehen sie den Mitarbeitern jederzeit schnell und flexibel zur Verfügung. Um diese Effizienz zuverlässig zu ermöglichen, braucht es leistungsfähige IT-Tools. Ein Enterprise-Content-Management-System (ECM-System) sorgt dafür, dass Dokumente übersichtlich und intuitiv archiviert und genutzt werden können. Auch die Bezeichnung Dokumenten-Management-System (DMS) ist durchaus üblich. Mithilfe dieser Systeme haben Mitarbeiter mit einem Klick Zugriff auf alle Dokumente, die beispielsweise relevant für einen bestimmten Lieferanten sind. Ziel ist es dabei, alle Abläufe im Unternehmen digital abzuwickeln und so schneller und effizienter zu arbeiten. Auf dem Weg dahin müssen alle bestehenden Dokumente eingescannt und ins digitale Archiv eingepflegt werden. Schließlich kann die Datenbank vor allem dann effektiv zum Einsatz kommen, wenn sie vollständig ist. Auch müssen Prozesse für das Erfassen und Ablegen neuer Dokumente definiert und umgesetzt werden. Bei Unterschriften sollte soweit es geht auf rechtsgültige elektronische Unterschriften umgestellt werden.

Papier sparen heißt Kosten sparen

Das naheliegendste Argument, das für papierloses Arbeiten spricht, ist die Kosteneffizienz. Papierkosten können gerade in großen Unternehmen beträchtlich sein. Aktenordner in schweren Schränken nehmen Platz ein, der anderweitig produktiver – und optisch ansprechender – genutzt werden kann. Das größte Potenzial des papierlosen Büros liegt jedoch in der höheren Effizienz digitaler Prozesse. Jeder Mitarbeiter kann mit einem Klick auf alle Informationen zugreifen und diese in Sekundenschnelle mit seinen Kollegen teilen. Auch wichtige Angebote müssen nur noch sprichwörtlich über den Tisch des Teamleiters gehen – das spart Zeit und ermöglicht ein reibungsloses Arbeiten, bei dem sich Mitarbeiter auf das Wesentliche konzentrieren können.

Zudem sind digitale Dokumente, wenn sie in der Cloud gespeichert sind, nicht nur immer, sondern auch überall abrufbar. Ob unterwegs beim Kunden oder zuhause im Homeoffice, die ständige Verfügbarkeit schafft Sicherheit und sorgt dafür, dass alle stets auf dem aktuellen Stand sind. Damit stellt das papierlose Büro auch einen wichtigen Schritt in Richtung modernes Arbeiten dar: Mitarbeiter sind nicht ortsgebunden, sondern können Daten überall digital abrufen. Kombiniert mit den richtigen Collaboration-Tools können Teams so jederzeit digital zusammenarbeiten.

Change Management ist der Schlüssel

Dies betrifft zum einen die Führungsebene. Die Einführung kann nur top-down erfolgen. So wird sichergestellt, dass alle hierfür nötigen Entscheidungen schnell und mit der nötigen Überzeugung getroffen werden. Zögerliches Verhalten, halbherzige Kompromisse und unrealistische Anforderungen würden sonst dazu führen, dass die Umstellung verlangsamt und nicht selbstbewusst kommuniziert wird. Zum anderen wird die Führung der oberen Hierarchieebene benötigt, um alle Abteilungen und Mitarbeiter zu überzeugen. Einmal eingeführt, hängt der Erfolg des papierlosen Arbeitens entscheidend von den tagtäglichen Anwendern ab. Daher ist es immens wichtig, immer wieder die Vorteile des ECM-Systems zu betonen. Das digitale Dokumentenmanagement macht die tägliche Arbeit einfacher – und je besser sich alle Mitarbeiter daran beteiligen, desto einfacher wird es für alle.

Doch auch wer die Mitarbeiterschaft auf seiner Seite hat, muss die Einführung möglichst reibungslos und schnell auf den Weg bringen, um langfristig zu überzeugen. Eine sorgfältige Planung ist daher zentral. Dabei sollte nicht der zweite Schritt vor der ersten gemacht werden. Was das ECM-System leisten soll, welche Prozesse optimiert werden sollen, und in welchem zeitlichen und finanziellen Rahmen die Einführung stattfinden soll, muss klar definiert sein. Zudem müssen die Mitarbeiter nicht nur in den Entscheidungsprozess einbezogen und überzeugt, sondern auch geschult werden, um eine optimale Umsetzung der papierlosen Abläufe zu gewährleisten.

Fazit: Papierlos glücklich?