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Entfernungen zu überbrücken, Erfahrungen auszutauschen und neue Informationen zu erhalten ist mit elektronischen Datendiensten wie Mails, Chats, Messengern und Blogs einfach geworden.

In Zeiten der fortschreitenden Digitalisierung und höheren Bandbreiten haben neuartige Video-Telefoniedienste wie Skype, Facetime und andere an Bedeutung gewonnen, da sie die stärksten Sinne des Menschen – das Sehen und Hören – ansprechen. Unsere Kommunikation zu anderen wirkt intensiver und nachhaltiger durch den sprachlichen Ausdruck, den Klang der Stimme, die wahrgenommene Mimik und Gestik des Gesprächspartners.

Diese Vorteile hat man sich in der geschäftlichen Zusammenarbeit zunutze gemacht und vor Jahren schon die Videokonferenz als wichtigen Bestandteil der Unternehmenskommunikation eingeführt. Die Technologie war anfangs eingeschränkt in ihren Möglichkeiten, für wenige zugänglich und nur mittelmäßig erfolgreich.

Zwischenzeitlich hat sich die Arbeitswelt in ihren Anforderungen erheblich verändert. Steigende Komplexität von Anforderungen, wachsender Bedarf an Datenaustausch und neue Formen der Zusammenarbeit über Grenzen hinweg erfordern neue Werkzeuge. Offene Collaboration-Räume in den Unternehmen, mobility based working und andere Arbeitsformen, die die Effektivität stärken, werden die Zukunft bestimmen. Ein modernes Büro mit flexiblen Räumen für Zusammenarbeit, Konzentration, Innovation, Sozialisierung und Revitalisierung schafft positive Mitarbeitererlebnisse.

Hierbei setzen sich immer mehr audiovisuelle Collaboration Tools mit ihren Integrationsmöglichkeiten durch. Sie beinhalten nicht nur Präsenzkommunikation, sondern auch ContentSharing, White-Boarding, Annotation und andere Werkzeuge, die ein echtes „Arbeitstreffen“ ermöglichen. Audiovisuelle Collaboration-Systeme bringen Menschen auf neue Weise zusammen und erweitern die Möglichkeiten traditioneller Videokonferenzen.

Aktuelle Lösungen bieten die Möglichkeit, dieselben Dokumente in Echtzeit zu sehen und zu bearbeiten – Dokumente, die drahtlos von persönlichen Endgeräten geteilt, kommentiert und gespeichert werden können.

Der Einsatz von audiovisuellen Anwendungen in Unternehmen hat zusätzliche Anforderungen an die Auswahl der geeigneten Werkzeuge und Dienstleistungen gebracht:

1. Meetingraum-Hardware

Es werden Komponenten und Gerätetechnik benötigt, die in Hinsicht auf Qualität bei Bild- und Tonübertragung im Raum bestmögliche Ergebnisse liefern. Hierzu gehören im digitalen Zeitalter keine Billigmikrofone und Einfachdisplays, sondern leistungsfähige Mikrofonarrays, die Stör- und Umgebungsgeräusche weitgehend ausblenden sowie Kamerasysteme, die auch mit mäßigen Lichtverhältnissen umgehen können und möglichst mit einem eventfollowing System ausgestattet sind. Besondere Aufmerksamkeit verdient der eingesetzte Codec des Webmeeting-Dienstes. Hier ist auf ausreichende Rechenpower zur Verarbeitung der hochauflösenden Bildsignale zu achten – oftmals ist hier ein dediziertes Endgerät der Laptop-Software-Variante überlegen

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2. Meeting-Service und Webmeeting

Der Dienst, der die Kommunikation über den Raum hinaus erweitert, muss einfach zu bedienen und gleichzeitig leistungsfähig in der Durchführung von Meetings sein, z.B. Content-Sharing in einem gemeinsamen Layout für Inhalt, Video und Eigenbild. Die Planung, Terminvereinbarung und der Start von Meetings sollte einfach und plattformübergreifend sein, um auch andere MeetingTeilnehmer und Kunden spontan einladen und einbinden zu können (Call-Escalation). Chat-Funktionen und White-Boarding sind hilfreiche Einrichtungen zur erfolgreichen Erarbeitung gemeinsamer Ergebnisse. Hier geht es um Steigerung der User Experience für Messages, Meetings und Calls gleichermaßen über Desktop, Room und mobile Endgeräte hinweg.

3. Team-Collaboration

Collaboration-Systeme müssen in der Lage sein, Kommunikation mit verschiedenen Endgeräten aufzunehmen. Wenn Mitarbeiter persönliche Smartphones und Tablets zur Anwendung bringen, benötigen sie Lösungen, die es ihnen nicht nur ermöglichen, vor Ort, sondern auch außerhalb von Standorten produktiv zu sein. So ist es möglich, sich schnell in Collaboration-Workspaces und Huddle-Rooms in kleinen Gruppen zusammenzuschließen, sich mit anderen außerhalb des Büros oder der Organisation zu vernetzen und Ideen auszutauschen. Hier kommen vor allem cloudbasierte Lösungen zum Zuge, die als Kommunikationsbrücke zu verschiedenen Plattformen fungieren.

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4. Integration in bestehende Umgebungen Einzusetzende

Dienste und technische Komponenten sollten bestehende Umgebungen berücksichtigen und diese möglichst integrativ nutzen. Wenn z.B. bereits Audio-Konferenzdienste oder eine VOIP-Telefonanlage im Einsatz sind, sollte die AV-Collaboration darauf aufsetzen bzw. diese in der Anwendung integrieren. Damit steigt die Akzeptanz bei der Einführung der neuen Werkzeuge und erhöht die Auslastung der Raumkapazitäten.

Bei der Auswahl eines Collaboration-Systems sind folgende Punkte zu beachten:

• Stabilität auch bei dauerndem Einsatz

• Qualität der Verbindung bei schwankenden Bandbreiten

• Kompatibilität und Interoperabilität mit Systemen anderer Hersteller

• Intuitive Bedienung

• Skalierbarkeit in der Anwendung, z.B. erweiterbar bei höherer Nutzerzahl

• Software / Mobile Clients-Hardware-Lösungen und mobile Lösungen für Tablets, Smart- und iPhones

• Vereinfachte und verteilte Administration statt kostenaufwendigem, zentralem IT-Service

Audiovisuelle Collaboration-Tools ermöglichen eine effiziente Kommunikation und Zusammenarbeit sowie einen schnellen Wissenstransfer und Informationsaustausch. Digitales Arbeiten erhöht auch die Wirtschaftlichkeit und optimiert Unternehmensprozesse nachhaltig.

Es werden Werkzeuge und Methoden benötigt, die Wissen expliziter und reflektierbarer machen, Komplexität vereinfachen und Entfernung und Zeit überbrücken.

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AV-Solution Partner e.V.

Professionals in Audio und Video

Maxhofstraße 64a

81475 München

0800 0776225 mail@av-solutionpartner.de

www.av-solutionpartner.de

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