Wie, Warum und Womit virtuelle Events ein Erfolg werden

Virtuelle Events erleben in der aktuellen Situation einen enormen Aufschwung. In unserem letzten Blogartikel haben wir bereits aufgezeigt, welche Formate verfügbar sind: Online-Vorträge, Digitale Beratung / Coaching, Webinare – Präsentation mit Fragen, Virtuelle Konferenzen, Virtuelle Messen.

Besonders virtuelle Konferenzen und virtuelle Messen sind derzeit ein Trend, der wohl aus der Not geboten wurde. Viele der aktuell geplanten Events waren ursprünglich onsite geplant und wurden kurzfristig in digitale Veranstaltungen umgewandelt.

Ganz gleich, ob Sie müssen oder wollen, die Gründe überhaupt einen virtuellen Event auszurichten, sind meist identisch. Ziel eines Events ist es meist, die Botschaft eines Unternehmens zu vermitteln, Leads und Umsätze zu generieren, Akzeptanzsteigerung und Loyalität zu schaffen. Jede Veranstaltungsart – ob virtuell oder auch lokal – bietet dabei einen unterschiedlichen Mehrwert für Besucher und Ausrichter. Webinare profitieren davon, dass es speziell entwickelt wurde, um eine große Audienz anzusprechen und um Inhalte und Informationen zu vermitteln, während eine Konferenz von Interaktionen von Angesicht zu Angesicht lebt. Bevor Sie also in die Planung einsteigen, legen Sie fest, was Sie mit dem Event erreichen wollen und entscheiden Sie sich anhand dieser Auswertung für das passende Format.

Gründe für einen virtuellen Event:

• Zugänglichkeit: Hier zeigen sich verschiedene Optionen. Bei einer reinen Online-Veranstaltung erreichen Sie eine deutlich größere Menge von Menschen, und auch diejenigen, die vermutlich aufgrund von Reisezeiten Ihren lokalen Event nicht besucht hätten. Eine lokale Veranstaltung hingegen spricht vor allem Bestandskunden und Interessenten aus dem näheren Umfeld an. Alternativ, um beide Optionen auszunutzen, könnten Sie einen hybriden Event veranstalten und mit der virtuellen Option den Teilnehmer eine Teilnahme ermöglichen, die nicht persönlich erscheinen können. Aktuell sollten Sie sich vor der Planung eines Vor-Ort-Events allerdings über die zugelassene Höchstzahl von Besuchern und die Hygienevorschriften in Ihrem Bundesland informieren.

• Budget: Generell kann man sagen, dass die virtuelle Durchführung von Veranstaltungen und Webinaren weniger kostenintensiv ist als eine Veranstaltung vor Ort. Neben Reisekosten fallen die Kosten für Lokation, Messebau, Catering etc. weg.

• Nachhaltigkeit: Auch der Umwelt zu Liebe können Sie einen virtuellen Event abhalten. Sie sparen durch den Wegfall der Reisetätigkeit beispielsweise Co2 ein.

Grundlagenwissen für die Eventplanung – virtuell ist nicht automatisch einfacher

Alle Veranstaltungen, ob persönlich oder virtuell, sind mit großem Planungsaufwand verbunden, der sich nicht einfach so und nebenbei erledigen lässt. Sehen Sie eine virtuelle Veranstaltung nicht als isoliertes Projekt an, sondern beziehen Sie den Event ebenso wie eine lokale Veranstaltung in Ihre Vertriebs- und Marketingplanung ein. Denken Sie ganzheitlich.

• Auch virtuelle Events brauchen gutes Marketing und effektive Werbung. Machen Sie den Event durch Kampagnen, Presseveröffentlichungen, Newsletter oder auch andere Aktionen sichtbar.

• Content is King. Der Inhalt bestimmt den Erfolg der Veranstaltung. Aussagekräftige Keynotes und interaktive Sessions und die Möglichkeit virtueller Kollaboration sind für den Erfolg entscheidend.

• Engagement Monitoring: Durch die Erfassung der Teilnehmerdaten und die Messung der erfolgten Interaktion, können Sie den ROI Ihres Events messen.

Persönliche und Virtuelle Events sind nicht das gleiche 

Auch wenn in der aktuellen Situation virtuelle Events deutlich in den Vordergrund rücken, behalten Sie bitte stets im Hinterkopf, dass virtuelle und persönliche Events sich unterscheiden. Virtuelle Events leben von Ihren Inhalten. Wo persönliche Veranstaltungen deutlich von 1:1-Interaktionen und dem Netzwerken vor Ort von Angesicht zu Angesicht profitieren, müssen virtuelle Events zunächst durch den Content punkten. Dieser muss daher an die Zielgruppe angepasst sein, die Sie ansprechen möchten.

Die Einbindung von Teilnehmern durch virtuelle Meetings ist schwieriger und erfordert mehr Kreativität und die entsprechende Technologie, um die maximale Wirkung zu erzielen. Es gibt eine Vielzahl von Lösungen, die Interaktionen zwischen den Teilnehmern ermöglichen, von einfach und kostenlos bis hin zu ausgeklügelten und hunderttausende von Euro kostenden Optionen. Die verschiedenen angebotenen Plattformen, wie GoToWebinar und ZOOM oder auch WebEx und Teams oder Xtendx enthalten unter anderem Funktionen wie Chat, Fragen und Antworten, Live-Abstimmungen, die Bereitstellung von Folien oder Inhalten. Einige der Plattformen erlauben sogar Break Out Sessions, um Arbeit in kleinen Gruppen zu ermöglichen. Welche Plattform für Sie die richtige ist, hängt nicht zuletzt von Ihren persönlichen Präferenzen, der Größe der Veranstaltung, den Anforderungen an Sicherheit und Datenschutz und den Möglichkeiten der Interaktion ab, die Sie bereitstellen möchten.  

Idealerweise prüfen Sie die am Markt vorhandenen Lösungen in Hinsicht auf einige essentielle Punkte, wie:

• Anzahl der Teilnehmer
• Zugang zur Konferenz
• Streaming
• Verfügbarkeit von Interaktion
• Usability
• Datensicherheit

Die notwendigen Elemente für virtuelle Veranstaltungen

Neben Content, Datenerfassung und notwendiger Technologie gibt es weitere Elemente, die Sie bei der Planung eines virtuellen Events nicht außer Acht lassen sollten:

• Eventwebsite / Landing Page
• Besucherregistrierung, niederschwellige Anmeldung 
• Eventtechnologie, Video / Audio, Streaming, Breakoutsessions 
• Betreuung der Sprecher
• Interaktion während des Events
• Bereitstellung der Inhalte nach der Veranstaltung 
• FAQs 
• Feedback-Umfragen 
• Berichterstattung im Nachgang 

„Ich kann Sie nicht hören und das Bild flimmert“ – die richtige Technologie muss sein

Virtuelle Veranstaltungen beruhen auf Technologie. Ohne den Einsatz von Computern und mobilen Geräten ist eine Durchführung eines virtuellen Events nicht möglich. Ebenso wichtig wie die Auswahl der Plattform, die wir bereits erwähnt haben, sind auch die weiteren technischen Hilfsmittel, die Sie bei der Durchführung Ihrer virtuellen Veranstaltung einsetzen können.

Landing Page

Die Eventwebsite nutzen Sie primär für die Vermarktung des Events. Hier zeigen Sie Interessenten die wichtigsten Infos zu Agenda, Sprechern und bieten die Registrierung an.

Besucherregistrierung 

Mit der Registrierung erfassen Sie die Daten der Teilnehmer. Nutzen Sie daher ein Tool, mit dem sich die Besucher einfach und schnell ohne Hürden anmelden können. Niederschwellige Anmeldungen, bei denen möglichst wenig Daten angegeben werden müssen, erhöhen die Akzeptanz der Teilnehmer. Können Sie dann noch versichern, dass die Daten nicht verarbeitet oder analysiert werden – umso besser!

Mobile Event-Apps

Mobile Event-Apps sind für persönliche Veranstaltungen genauso wichtig wie für virtuelle. Diese Tools stellen auf mobilen Endgeräten die wichtigsten Informationen für Teilnehmer zur Verfügung. Agenden mit Links zu Sessions beispielsweise stellen den Teilnehmern Inhalte in Sekundenschnelle zur Verfügung. Diese Tools können auch Teilnehmer miteinander verbinden, beispielsweise durch Messaging-Tools.

Feedback 

Verwenden Sie Tools für das Veranstaltungs-Feedback, um nach dem Event Feedback zu sammeln und den Veranstaltungserfolg auszuwerten. Darüber hinaus kann Event-Feedback als Instrument zur Qualifizierung von virtuellen Leads und zur Weiterleitung an den Vertrieb genutzt werden.

Audio/Video-Technik

Ein Punkt, den Sie bei der Auswahl der Plattform auf jeden Fall berücksichtigen sollten. Reicht die verfügbare Technologie für Ihre Anforderungen aus? Nichts ist schlimmer, als einen virtuellen Event geplant und beworben zu haben, bei dem dann das Bild flimmert und der Ton rauscht. Sicher liegt nicht alles in Ihrer Hand, denn die Internetverbindung spielt hierbei eine große Rolle – und hier haben Sie nur bedingt Einfluss. Bedenken Sie jedoch im Vorfeld, ob das, was Sie planen und anbieten wollen mit der Technik, die die Plattform bietet, auch optimal umzusetzen ist.

Sie sehen, auch wenn Sie bei „virtueller Event“ zunächst denken, dass dieser schneller und einfach durchführbar ist als eine Veranstaltung vor Ort, gibt es vieles zu bedenken.

Die folgende Checkliste kann Ihnen bei der Planung als erste Gedankenstütze dienen, um im nächsten Schritt die passende Plattform zu finden.

Betreuung der Sprecher

Wie bei einer Präsenzveranstaltung sollten auch bei einem virtuellen Event die Sprecher bzw. Moderatoren ein Briefing erhalten. Hierbei sollten sie Informationen zur technischen Umsetzung der Lösung erhalten, also „Wie melde ich mich an?“, „Kann ich eine Präsentation zeigen“, „Wie erhalten ich Fragen der Teilnehmer und beantworte diese?“, „was passiert, wen ich mehr oder auch weniger Zeit für meinen Vortrag benötige?“

Sind diese und eventuell weitere auftretende Fragen geklärt, können sich Sprecher, wie auch Veranstalter sicher fühlen und einer erfolgreichen Präsentation steht nichts mehr im Weg.

Interaktion während des Events

Bei der Planung einer virtuellen Veranstaltung sollte man sich im Vorfeld im Klaren sein, in welchen Punkten sich ein virtueller Event von einer Präsenzveranstaltung unterscheidet. Treffen sich bei einer Veranstaltung vor Ort die Teilnehmer und auch die Redner persönlich von Angesicht zu Angesicht, können miteinander diskutieren, Fragen beantworten und auch ad hoc Themen besprechen, muss die persönliche Komponente bei einem digitalen Event kompensiert werden.

Dies kann durch verschiedene Maßnahmen geschehen, beispielsweise Chat, Fragerunden, Videodiskussionen oder auch Breakoutsessions mit Whiteboards.

Idealerweise wählen Sie ein Szenario, bei dem Vorträge, Chat und Sessions in verschiedenen Räumen miteinander kombiniert werden. Hier können verschiedene Themenbereiche zunächst durch einen Vortrag angerissen werden. Im Anschluss geben Sie den Teilnehmern einen Überblick durch einen Vortrag, um dann in verschiedenen Räumen weiter zu diskutieren. Diese Diskussion bzw. Interaktion kann moderiert oder auch offen in virtuellen Räumen stattfinden, die Whiteboards zur Verfügung stellen. Je nach Plattform ist die Blattmenge unbegrenzt. Auch das Teilen von Dokumenten oder Präsentationen ist hier möglich.

FAQs

Nicht nur die Fragen der Sprecher sollten geklärt sein. Auch für die Teilnehmer gilt: beantwortet Sie die wichtigsten Fragen zur Benutzung, Registrierung, Streaming oder auch Chat. Versetzen Sie sich in den Nutzer und erstellen Sie schon im Vorfeld eine Liste der wichtigsten Antworten.

Marketing vor und nach der Veranstaltung

Nutzen Sie Newsletter, Pressemitteilunge und Blogartikel nicht nur im Vorfeld, um die Veranstaltung bekannt zu machen. Bieten Sie Teilnehmern und zukünftigen Besuchern auch den Service einer Berichterstattung im Nachgang. Teilen Sie Interviews oder auch Podiumsdiskussionen in den sozialen Netzwerken, um auf den Erfolg des Events aufmerksam zu machen und vielleicht den kommenden zu bewerben.

Sie planen einen virtuellen Event und brauchen einen Partner, der Sie bei der Planung und Durchführung unterstützt? Seit 2015 realisiert die aixvox erfolgreich virtuelle Events, Webinare und Messen. Gerne stehen wir Ihnen mit unserem Knowhow als Berater zur Seite.

Wir freuen uns auf Ihre Anfrage. Einen persönlichen Termin mit unserem Geschäftsführer Detlev Artelt können Sie hier ausmachen.