Keine Panik! Vorhandene Konzepte und Werkzeuge in Krisenzeiten optimal nutzen

Die Maßnahmen zur Eindämmung der Pandemie betreffen uns alle und schränken uns in unserem täglichen Leben stark ein. Um dennoch effizient arbeiten zu können, sollten alle Berufsgruppen, denen es möglich ist, im Homeoffice arbeiten. Für viele ist das nur eine kleine Umstellung, da sie schon vor der Krise das Konzept genutzt haben. Für andere ist Homeoffice eine völlig neue Welt, in der sie sich erst noch zurechtfinden müssen.

Ob es gerade um das Upgrade des Vorhandenen oder die Einrichtung eines neuen Heimarbeitsplatzes geht: Wir geben Ihnen in diesem Blogartikel ein paar Tipps zu Software-Lösungen, die Ihnen die tägliche (Zusammen-)Arbeit erleichtern können.

Kommunikation optimieren mit den richtigen Werkzeugen

Ob Chat, Videoanruf oder virtueller Konferenzraum: Für die Kommunikation mit Kunden, Kollegen oder anderen bieten sich in der digitalen Zeit viele verschiedene Tools an. Von bekannten wie Skype for Business, Teams oder Slack, bis hin zu den weniger bekannten oder sogar gänzlich neuen wie Zoho oder remotely.

In diesem Blogartikel haben wir Ihnen eine ganze Reihe von Konferenztools zusammengestellt und aufgzeigt, welche gerade kostenfrei oder mit deutlich mehr Optionen nutzbar sind. Eines haben sie alle gemeinsam: Sie ermöglichen Ihnen eine möglichst stressfreie Kommunikation mit einem oder auch bis zu einigen hundert Menschen.

Organisation ist alles!

Ob mit Kind und Kegel oder als Einzelkämpfer gegen den inneren Schweinehund – eines ist sicher, ohne die nötige (Selbst-)Organisation geht es im Homeoffice nicht. Hilfreich sind hier Tools für das Aufgabenmanagement, in denen man nicht nur die Arbeitsaufgaben, sondern vielleicht auch die tägliche Hausarbeit und die Einkaufsliste organisieren kann.

Die aktuell wohl gängigste Lösung ist Microsoft ToDo. Die einfache Aufgabenliste ist quasi der Nachfolger von Wunderlist. Bei ToDo ist es möglich, Listen mit Aufgaben sowie auch Erinnerungen und Fälligkeitsdaten anzulegen. Auch Notizen lassen sich hinzufügen. Die Listen können zudem für Mitarbeiter freigegeben werden, sodass sie von verschiedenen Personen bearbeitet werden können. Positiv zu erwähnen ist auch, dass ToDo mit dem Tool Planner kombinierbar ist, das wiederum in Teams aufgerufen werden kann. Sollten Sie also nach Lösungen suchen, die miteinander kombiniert werden können, wäre das eine gute Wahl. Tasks aus Planner erscheinen ebenso automatisch in der ToDo-Liste.

Wobei wir beim großen Thema Projektmanagement wären: Ohne geht es auch und gerade im Homeoffice nicht. Denn hier erhält Zusammenarbeit eine ganz neue Dimension und es wird umso wichtiger bei gemeinsamen Projekten den Überblick zu behalten. Sollten Sie bisher kein Projektmanagementtool genutzt haben, liegt es auch ein wenig an den eigenen Vorlieben, für welche Lösung man sich entscheidet. Nutzen Sie bereits Teams, liegt es nahe, Planner aus der Microsoft-Familie zu nutzen.

Gerade Anfänger schwören auf Asana, da es übersichtlich ist, die wichtigsten Funktionen liefert und einfach zu bedienen ist.

Wrike hingegen richtet sich an die eher fortgeschrittenen Benutzer. Zusätzlich zu den Funktionalitäten Liste, Board, Zeitleiste, Kalender, Dateien, Fortschritt, Portfolios, Workload, Inbox und Meine Aufgaben bietet es zudem Tabelle, Timelog und Dashboard.

Lösungen wie Trello oder Jira richten sich besonders an die Nutzer, die agile Arbeitsmethoden bevorzugen. Trello bietet lediglich eine übersichtliche Darstellung von Kanban-Boards. Jira hingegen versucht, agile Arbeitswelten abzubilden. Da Jira eigentlich entwickelt wurde, um Entwicklungsteams bei der Behebung von Problemen und der Entwicklung von Software zu unterstützen, ist es mitunter nicht flexibel genug für Teams des gesamten Unternehmens.

Daten – aber sicher!

Arbeiten an sensiblen Daten, gemeinsames Arbeiten an Dateien: Auch im Homeoffice ist die Datenablage wichtig. Hier gibt es verschiedene Möglichkeiten. Welche im Detail für Sie nutzbar sind, hängt auch von den Regeln und Auflagen ab, die Ihr Unternehmen vorgibt.

Neben dem bekannten OneDrive sind hier Nextcloud und Owncloud zu nennen. Das Besondere an Nextcloud ist, dass es die erste vollständig integrierte lokale Kollaborationsplattform auf dem Markt ist. Sie richtet sich an eine neue Generation von Nutzern, die insbesondere nahtlose ineinandergreifende Funktionen zur Online-Zusammenarbeit erwarten. Neben dem Austauschen und Teilen von Dokumenten bietet der Hub auch Kommunikationsfunktionen wie Video und Chat.

Owncloud ist eine Plattform für sicheres Enterprise-File-Sharing. Ebenso einfach bedienbar wie Verbraucherprodukte, aber gehosted in Ihren Rechenzentrum. Owncloud bietet Transparenz, Sicherheit und Kontrolle und lässt sich flexibel in die vorhandene Umgebung integrieren. Gleichzeitig können Nutzer von überall und von jedem Endgerät schnell und einfach auf Firmendateien zugreifen. So werden Sicherheit und Produktivität gleichermaßen erhöht.

Virtuelles Brainstorming

Brainstorming ohne Whiteboard? Das geht erstaunlich gut. Vorausgesetzt man hat die richtige Lösung. Hier gibt es viele verschiedene Produkte, die alle mehr oder weniger das gleiche leisten, sich aber in Aussehen und Usability unterscheiden.

Das wohl bekannteste ist OneNote, das auch in Teams per Registerkarte aufgerufen werden kann. Hier schreibt man seine Gedanken nieder, kann Verweise und Notizen verknüpfen oder mit Farben Highlights setzen.

Anwender, die sich mehr mit dem Thema Mindmapping beschäftigen und vor allen Dingen eine visuell besser gestaltete Oberfläche verlangen, werden bald nach anderen Lösungen suchen. Eine davon ist MindMeister – eine Mindmapping-Software, die sich besonders der Zusammenarbeit über das Internet widmet. Mit der kostenlosen Basic-Version können Sie drei verschiedene Mindmaps erstellen und nutzen. Sie können damit arbeiten, sie teilen und auch importieren. Als Export-Format stehen RTF und PDF sowie PNG und das eigene Mindmeister-Format bereit.

Will man auf sein Wissen am liebsten immer direkten Zugriff behalten, sollten Notizen, Daten, Bilder und andere Informationen auch auf mobilen Geräten bereitstehen. Dafür ist die Lösung Evernote geeignet. Sie stellt solche Möglichkeiten mithilfe von virtuellen Notizbüchern zur Verfügung.

Zeiterfassung leicht gemacht

Während die Mitarbeiter im Büro die Arbeitszeit oft an einem Zeiterfassungsterminal stempeln, wird es mit dem Erfassen der Zeiten im Homeoffice schnell schwierig. Hier kann eine Online-Zeiterfassung per App oder über den Browser nicht nur sinnvoll, sondern auch schnell und transparent sein.

Lösungen hierzu gibt es viele, wie beispielsweise Timebutler oder Shiftjuggler .